– распределение работы между сотрудниками канцелярии суда и контроль за исполнением ими своих обязанностей;
– распределение поступившей корреспонденции;
– учет явки на работу и ухода с работы сотрудников аппарата суда;
– ведение нарядов;
– контроль за ведением документов первичного статистического учета;
– учет и регистрация поступающих в суд предложений, заявлений, жалоб (кроме жалоб на приговоры, решения, судебные приказы, определения и постановления), контроль за сроками их рассмотрения;
– контроль за исполнением указов Президента РФ о помиловании;
– контроль за своевременной отправкой дел с кассационными, частными жалобами и протестами в вышестоящий суд;
– учет частных определений и контроль за ведением переписки по их исполнению;
– ведение финансовой документации;
– учет хозяйственного инвентаря и канцелярских принадлежностей;
– ведение книги приказов и распоряжений по суду, личных дел и карточек учета сотрудников суда;
– обеспечение сохранности и правильности заполнения трудовых книжек сотрудников суда;
– учет юридической литературы, поступающей в суд;
– контроль за исполнением судебных поручений, направленных в другие суды или поступивших из других судов, в том числе связанных с исполнением обязательств по международным соглашениям, а также учет этих поручений;
– организация работы по учету и хранению гражданских, уголовных, административных дел, других материалов и вещественных доказательств;
– ведение архива в судах, в которых не предусмотрена должность архивариуса;
– ведение сводных и контрольных исполнительных производств, составление статистических отчетов, связанных с этой работой;
– выполнение другой работы по поручению председателя суда.
На других секретарей суда возлагается ведение делопроизводства соответственно по гражданским, уголовным, административным делам, в частности:
– регистрация, учет и хранение гражданских, уголовных, административных дел, а также жалоб и протестов на решения, приговоры, определения и постановления суда;
– ведение журналов и карточек;
– подготовка и направление документов по исполнению приговоров, решений, судебных приказов, определений, постановлений и контроль за получением сообщений об их исполнении;
– составление статистических отчетов;
– учет и хранение вещественных доказательств;
– регистрация и учет исполнительных документов, переданных на исполнение судебным приставам-исполнителям;
– выдача подлинников документов из дела по распоряжению председателя суда или судьи;
– подготовка и сдача в архив законченных дел, журналов и карточек;
– контроль за результатами рассмотрения дел и материалов, переданных на рассмотрение общественности и комиссий органов местного самоуправления либо для проверки и расследования органам предварительного следствия или дознания;
– выполнение другой работы по поручению председателя суда и заведующего канцелярией (старшего секретаря).
На секретаря судебного заседания возлагается:
– выполнение необходимой работы при приеме судьей граждан;
– вызов участников процесса и свидетелей;
– подготовка и вывешивание списков дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании;
– проверка явки лиц, которые вызывались в судебное заседание, и отметка в повестках о времени их нахождения в суде;
– ведение протоколов судебных заседаний и ознакомление с ними участников процесса по их ходатайствам;
– оформление гражданских, уголовных дел и дел об административных правонарушениях после их рассмотрения;
– отметка в журнале учета дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании, о результатах их рассмотрения;
– выписка исполнительных документов по делам, решения по которым подлежат немедленному исполнению;
– выполнение другой работы по поручению председателя суда, заместителя председателя, судьи и заведующего канцелярией (старшего секретаря).
Делопроизводитель выполняет работу по поручению заведующего канцелярией (старшего секретаря), секретаря суда.
В некоторых судах предусмотрена должность консультанта по кодификации законодательства. На него могут быть возложены:
– учет юридической литературы, систематизация законодательства и судебной практики вышестоящих судов;
– информирование сотрудников суда об изменениях в законодательстве и о судебной практике вышестоящих судов;
– участие в обобщениях судебной практики;
– учет частных определений и контроль за их исполнением;
– контроль за сроками рассмотрения предложений, заявлений и жалоб непроцессуального характера, поступающих от граждан;
– ведение протоколов оперативных совещаний;
– выполнение другой работы по поручению председателя суда.
На консультанта суда по информатизации возлагаются:
– обеспечение функционирования электронных средств связи и передачи данных (включая Интернет) при взаимодействии с другими судами, органами Судебного департамента, органами государственной власти и правоохранительными органами;
– установка средств системного и прикладного программного обеспечения на персональные компьютеры суда;
– обеспечение эксплуатации программных средств, систем электронного документооборота и делопроизводства в суде;
– создание локальной вычислительной сети суда и ее администрирование;
– организация создания и ведения банков данных по судебной практике, статистике, финансовому, материально-техническому обеспечению деятельности суда и другим направлениям, требующим информатизации;
– установка и обновление баз данных законодательства;
– оказание помощи в организации создания и ведения в суде регистра (накопителя) всех его решений и определений в электронной форме;
– организация обучения судей и сотрудников аппарата суда работе с компьютерной техникой и программным обеспечением.
На архивариуса, а в тех судах, где эта должность не предусмотрена, на секретаря суда возлагаются:
– прием, учет, хранение и выдача дел, материалов, иных архивных документов;
– обеспечение сохранности судебных дел и документов, создание необходимого режима хранения, ведение журналов архива суда;
– подготовка и оформление дел, подлежащих сдаче в архивное учреждение для хранения;
– передача дел (по согласованию с архивным учреждением) в государственный архив;
– представление графиков такой передачи на утверждение председателю суда;
– отбор судебных дел, материалов, нарядов и других документов для постоянного хранения или оформление их для уничтожения;
– участие в работе экспертной комиссии по экспертизе документов;
– рассмотрение годовых описей судебных дел и документов постоянного хранения, подлежащих передаче в государственный архив;
– снятие с разрешения председателя суда копий с документов, необходимых для вручения или высылки гражданам и должностным лицам;
– выдача с разрешения председателя суда документов из дел и дел из архива;
– выполнение другой работы по поручению председателя суда и заведующего канцелярией (старшего секретаря).
Администратор суда организационно обеспечивает деятельность соответствующего суда. Администратор верховного суда республики, краевого, областного суда, суда города федерального значения, суда автономной области или суда автономного округа осуществляет свои полномочия под контролем соответствующих подразделений Судебного департамента и во взаимодействии с ними, а администратор районного суда – под контролем управления (отдела) Судебного департамента и во взаимодействии с ним.
Он назначается на должность и освобождается от должности начальником главного управления организационно-правового обеспечения деятельности судов по представлению председателя соответствующего суда, а администратор районного суда – начальником управления (отдела) Судебного департамента по представлению председателя районного суда. Администратор суда подчиняется председателю соответствующего суда и выполняет его распоряжения.
Полномочия администратора суда:
– принимает меры по организационному обеспечению деятельности суда, подготовке и проведению судебных заседаний;
– взаимодействует с адвокатурой, правоохранительными и другими государственными органами по вопросам обеспечения деятельности суда;
– принимает меры по обеспечению надлежащих материальных и бытовых условий для судей и работников аппарата суда, а также их медицинского обслуживания и санаторно-курортного лечения;
– обеспечивает судей и работников аппарата суда нормативными правовыми актами, юридической литературой, пособиями и справочно-информационными материалами;
