2. Ситуационный анализ.
Анализ ситуации должен содержать всю исходную информацию, необходимую для объяснения содержания выявленной проблемы. Собранные материалы, касающиеся анализа ситуации, представляют собой досье, состоящее из двух блоков – блока внутренних факторов и блока внешних факторов.
Блок внутренних факторов содержит документы и материалы, связанные с организационными вопросами, процедурами и акциями внутри организации, имеющими отношение к проблемной ситуации. Анализ ситуации должен начинаться с тщательного обзора содержания мнений и действий ключевых фигур организации, ее структурных подразделений, ответственных за проблему. В этом же блоке находятся материалы, связанные с коммуникационным аудитом, т. е. отражающие коммуникационное поведение организации, позволяющие увидеть, как организация общается с общественностью. Коммуникационный аудит выявляет «узкие места» информационных потоков, неравномерность коммуникационных нагрузок. Таким образом, в блок внутренних факторов входят:
♦ описание позиции ведущих руководителей организации относительно проблемной ситуации;
♦ описание того, как в текущий момент организация справляется с проблемной ситуацией;
♦ перечень ключевых лиц внутри организации, имеющих отношение к проблеме.
Блок внешних факторов включает материалы, касающиеся внешних групп общественности и учреждений, имеющих отношение к проблемной ситуации. Изучение целевых групп общественности помогает определить их информационные потребности. Зная систему их коммуникационных предпочтений, можно выбрать наиболее эффективные СМИ для воздействия на них. В блок внешних факторов входят:
♦ сведения о лицах, целевых группах и СМИ, разделяющих обеспокоенность, интересы и позиции организации относительно проблемной ситуации и организации;
♦ сведения о лицах, целевых группах и СМИ, не разделяющих обеспокоенности, интереса и позиций организации относительно проблемной ситуации и организации;
♦ перечень государственных учреждений, законодательных структур, должностных лиц, наделенных исполнительными и законодательными полномочиями, влияющих на организацию и проблемную ситуацию;
♦ перечень СМИ и журналистов, причастных к сообщениям об организации и проблемной ситуации.
В процессе последующего анализа выявляются и перечисляются сильные и слабые (уязвимые) стороны организации в данной проблемной ситуации, а также выявляются угрозы (опасности), существующие для нее со стороны внешнего окружения, и определяются возможности организации в разрешении ситуации. На основе данного анализа делаются выводы, суть которых в том, что существующим опасностям (угрозам) можно противостоять, опираясь на сильные стороны организации и минимизируя слабые стороны и существующие угрозы.
После того как PR-проблема определена и на основе собранных данных проведен ситуационный анализ, выявлены уязвимые места, резервы и возможности организации, вырабатывается стратегия решения проблемы (стратегическая идея для влияния на целевые группы), определяются пути ее воплощения посредством использования существующих резервов и возможностей. Проверка стратегической идеи осуществляется на фокус-группах.
Второй этап: разработка PR-плана реализации стратегической идеи.
Процесс планирования включает в себя:
1. Определение ключевых участков, требующих изменений.
2. Выбор целей. Цели являются одним из важнейших элементов процесса планирования – это те результаты, которые необходимо достичь в отношении ключевых групп общественности. Они подразделяются на цели выхода (подразумевают использование неконтролируемых и контролируемых СМИ для размещения публикаций), цели влияния (подразумевают цели в сфере установок – формирование или изменение установок целевых групп и цели в сфере поведения – формирование поведения, изменение поведения целевых групп).
3. Подготовку плана действий:
♦ программирование (этот процесс предполагает подготовку обращений, адресованных группам общественности; определение средств информации, которые будут использованы для коммуникации с группами общественности; выбор принципов эффективной коммуникации);
♦ составление графика (устанавливаются сроки выполнения мероприятий и достижения целей);
♦ составление бюджета (определяются источники финансирования и распределяются финансовые ресурсы);
♦ разделение ответственности (назначаются ответственные за конечные результаты).
4. Контроль за эффективностью достижения цели.
Третий этап: реализация PR-плана.
После того как утвержден стратегический план, сформулированы цели и выбраны средства коммуникации, при помощи которых будет реализовываться PR-план, переходят к практическим действиям.
Какие силы нужно задействовать, как конкретно общаться с общественностью, чтобы повлиять на нее, сформировать нужное общественное мнение? В ходе реализации плана первыми элементами коммуникационного процесса выступают стратегическая идея и информационные сообщения. Содержание последних должно охватывать цель плана и соответствовать стратегической идее. Слоган, выражающий суть стратегической идеи, должен быть привлекательным и запоминающимся. Чтобы правильно составить сообщение, нужно поставить себя на место тех, кому оно адресуется. Сообщение, как правило, составляется с учетом ситуации, времени, места и целевой группы.
Продвижение сообщения предполагает опубликование его в СМИ, наиболее приближенных к позиции целевой группы. Здесь важно использовать источник коммуникации, пользующийся наибольшим доверием целевой группы по данному вопросу; свести к минимуму расхождения в позициях коммуникатора и целевой группы; доказать, что позиция коммуникатора совпадает с мнением большинства.
Четвертый этап: оценка реализации PR-плана.
Руководство организации ожидает доказательств результативности реализованного PR-плана. Оценка его реализации включает подсчет количества распространенных пресс-релизов, материалов, опубликованных в СМИ или нашедших отражение в теле– и радиопрограммах, а также подсчет количества охваченных PR-планом читателей, телезрителей, радиослушателей (потенциальных и реальных).
Более высокий уровень оценки выполнения PR-плана предполагает определение количества людей, изменивших свои установки и начавших действовать определенным образом, в духе стратегической идеи. Здесь прибегают к методам прямого и опосредованного исследования, вплоть до проведения социологических исследований.
«Паблик рилейшнз» (отношения с общественностью) – управляющий элемент общественных связей. PR – это организация социального взаимодействия посредством управления коммуникациями между организацией и ее общественностью в целях достижения между ними взаимопонимания, согласия и сотрудничества. Это взаимодействие нацелено на снятие общественно-экономических и общественно-политических противоречий в процессе политической, экономической и конкурентной борьбы. PR выступают как идеология и технология управления общественными связями, по сути, управления культурой влияния на человека. Кроме того, это искусство и наука анализа тенденций, прогнозирования их последствий. Службы PR разрабатывают рекомендации для руководства организации и осуществляют программы действий в интересах организации и социума. «Паблик рилейшнз» – важнейшая часть управления обществом и любой организацией; это своего рода идеология политической и экономической конкурентной борьбы, идеология сотрудничества и согласования интересов; это технология управления сознанием и настроением людей как внутри организации, так и на уровне социальной группы, социального слоя, класса и в целом на уровне общества, технология продвижения продукции (идей, товаров, организаций, лидеров) на политическом рынке, рынках товаров и услуг, образования и культуры.
«Паблик рилейшнз» – это коммуникационная система. В ней присутствует коммуникатор (организация и ее PR-служба) и общественность, на которую направлены усилия коммуникатора. Коммуникатор должен обладать авторитетом, внушать доверие, иметь положительный имидж. Главная составляющая авторитета любой организации, фирмы, компании, властной структуры – это прежде всего наличие миссии, т. е. идеологии. Именно в ней задается тот идеал, к которому должна стремиться организация.
Исходя из функций «паблик рилейшнз» их задачи сводятся к следующим: отслеживание информации, анализ ее в соответствии с поставленными целями; разработка миссии и создание имиджа организации, разработка стратегии удовлетворения ее интересов во властных структурах, стратегии и тактики политической и экономической конкурентной борьбы, работа со СМИ с целью продвижения имиджа организации, лидеров, идей, товаров и услуг; организация внутреннего «пиара».
