Лотар Зайверт
Ваше время в ваших руках
Ключ к профессиональному самовыражению
Кто приобрел эту книгу, тот сделал шаг к познанию самого себя. Сколько способных, а нередко и талантливых людей мало чего добивались в жизни по одной лишь причине.
Какой?
Они не смогли достаточно разумно использовать свое время. А оно — бесплатное добро, и каждый имеет его в равном количестве. При этом время — один из самых дорогих ресурсов.
Эти тезисы взяты из книги, которую вы держите в руках. Ее автор, профессор Лотар Й. Зайверт — руководитель Института рационального использования времени, ведущий эксперт по рационализации труда менеджеров. Одна из его лучших книг — « ваше время — в ваших руках» — несомненно, будет очень полезна для советского читателя.
Уж кому-кому, а нашему читателю такая книга крайне нужна. В самом деле, времени мы имеем столько же, сколько и американцы, шведы, англичане... Но сопоставимы ли наши социально-экономические результаты с их аналогичными результатами? Почему мы занимаем 77-е место в мире по уровню потребления на душу населения? Что, нам не хватает материальных или человеческих ресурсов?
Более чем хватает. Даже другим одалживаем. Но нас постоянно подводит неумение, а порой и просто нежелание, рационально распорядиться своим временем. Но зато многие из нас хорошо усвоили, что нет ничего более легкого, чем быть занятым, и нет ничего более трудного, чем быть результативным.
В предлагаемой читателю книге идет деловой разговор о том, как организовать время, чтобы работать в оптимальном деловом режиме, не утрачивая разнообразных человеческих радостей, сберегая свое здоровье. Как утверждает автор, настоящая книга укажет вам пути и возможности достижения вашей цели — иметь время для всего существенного, время для продуктивного творчества, время для личной жизни, для семьи.
Автор — знаток современного менеджмента. Бесспорно его замечание, что перегрузка многих руководителей является следствием пересечения их многочисленных задач, необходимости одновременно заниматься многими делами. Кроме того, по справедливому выражению В. И. Реддина, многие менеджеры слишком ориентированы на процесс деятельности (полезность действия) и недостаточно — на ее цель, т. е. на результативность.
Что необходимо предпринять, чтобы избежать таких ошибок?
Ответом на поставленный вопрос является авторская концепция самоменеджмента. Ее суть — это индивидуальная технология использования суточного (рабочего) времени, основанная на испытанных методах организации жизнедеятельности и управленческого труда.
Чтобы сразу убедить читателя в актуальности самоменеджмента, автор предлагает провести самопознавательное экспресс-тестирование. По его итогам читатель может сделать вывод, насколько хорошо он реализует свое рабочее время.
Как правило, у многих из нас есть проблемы в этом плане. Предвосхищая это, автор предлагает последовательно и тщательно проработать каждую главу книги, что поможет тем, кто так поступит, научиться рационально использовать имеющееся в распоряжении время, правильно его планировать, обрести уверенность в себе и избавиться от стрессов, а в итоге — ежедневно добиваться успехов, мыслить целеустремленно и работать в соответствии с поставленными перед собой задачами.
Тонко разбираясь в человеческой психологии, автор сознает, что его призывы к самоменеджменту многими могут быть поняты, но не приняты по причине повседневно срабатывающего стереотипа мышления. Разве мало в жизни фактов, когда самые убедительные рекомендации, адресуемые взрослым людям и признаваемые ими, не становятся их личными убеждениями, внутренними стимулами к действию. Чтобы избежать этого, автор приводит в книге интересные афоризмы.
Например: «Плыву не так, как ветер дует, а как парус поставлю», «Время — это не только деньги, время более значимо, чем деньги, время — это нечто такое же, как сама жизнь». Или разнообразные эмпирические данные. Например, результаты опроса тысячи менеджеров, согласно которому из каждой сотни менеджеров лишь один имеет достаточно времени, десятерым требуется на 10% больше времени, сорока менеджерам нужно дополнительно 25% времени, остальным не хватает 50% времени.
После всего этого автор обращается к читателю со следующим откровением: его книга предназначена не для созерцательного прочтения, а для работы, для сотрудничества читателя с автором, поэтому обращение к ней предполагает определенные обязательства со стороны читателя. Что это за обязательства? Всего-навсего лишь прочтение без пропусков, творческое восприятие авторских рекомендаций, привнесение в свой стиль работы тех изменений, которые необходимы, согласно рекомендациям автора, для продуктивного использования своего рабочего времени. И это требование автора не следует рассматривать как его амбиции или претензии. Книга добротно сделана.
В ней масса интересного инструментального (прикладного) материала, позволяющего читателю по ходу ее чтения осуществлять самооценку своих умений в области постановки целей, планирования работы, принятия решений, организации потоков информации. В книге все это изложено предельно ясно, образно, дидактически продуманно. В ней содержатся многочисленные тесты, с помощью которых каждый читатель может многое познать в самом себе, найти простые решения по оптимизации своего стиля работы.
Особое внимание читателей хотелось бы привлечь к двум ведущим авторским положениям, которые являются своеобразным рефреном всей книги. Во-первых, принцип приоритетов. Сам по себе этот принцип для нас не нов. Вспомним слова Д. Дидро: «Предварительное знание того, что хочешь сделать, дает смелость и легкость». Из теории систем общеизвестно значение системообразующих факторов. Широко применимо в практике ленинское определение главного звена в цепи событий.
Однако в управленческой деятельности принцип приоритетов все-таки не нашел должного распространения. Во многом виной тому была организация нашей экономики, жестко централизованной и с громадным ведомственным аппаратом, который постоянно выдавал хозяйственным руководителям разнообразные «ЦУ», не позволяя им ни шагу сделать самостоятельно, обставляя их управленческую деятельность обильным нормативным «частоколом».
В современной нашей хозяйственной ситуации, когда широко утверждается аренда и все больше предприятий становятся свободными «производственными ассоциациями», от руководителя производства требуется подлинная интеллектуальная самодеятельность. В этой связи умение правильно распорядиться своим рабочим временем и научить своих подчиненных таким же образом им распоряжаться выступает в качестве наиважнейшего требования, предъявляемого к его управленческой деятельности. Другими словами, профессионализм руководителя в решающей мере определяется рациональным установлением приоритетов.
Оговоримся, что это не открытие. Еще Демокрит советовал, что лучше думать перед тем, как действовать, чем после. В наше сложное время совет Демокрита стал одним из принципов образа жизни многих людей. В авторском изложении он выступает в виде самоличного установления руководителем в своей деятельности реестра задач: «А — Б — В». Практически это выглядит так: руководитель при планировании своего рабочего дня (недели, месяца, квартала, года), исходя из критерия значимости, важности, срочности задач, выделяет из них «А» — наиболее значимые, важные и срочные, «Б» — значимые, важные и срочные, «В» — менее значимые, менее важные и несрочные.
Затем в соответствии с иерархией задач руководитель в своем рабочем плане выстраивает их в соответствующий ряд и определяет время и сроки выполнения. Как известно, типичной трудностью для многих руководителей является конкретное определение, сколько времени надо выделить на решение поставленных задач. Для преодоления этой трудности в книге описывается принцип итальянского экономиста В. Парето. Согласно этому принципу («80:20») в процессе работы за первые 20% расходуемого времени менеджер достигает 80% результатов, остальные 80% затраченного времени приносят лишь 20% общего итога.
Как прост принцип Парето! Но насколько он практически ценен. Конечно, простота не должна спровоцировать на упрощенность восприятия, представление о технологической легкости освоения. В книге приводятся многочисленные данные, свидетельствующие о том, насколько разнообразны «пожиратели времени». Одним из надежных способов борьбы с ними является строгое распределение времени в соответствии с принципами приоритетности и Парето.
Читателей заинтересуют те практические рекомендации, которые приводятся в книге для успешного применения названных принципов. Конечно, эти рекомендации условны. Так, автор советует, чтобы задачи группы «А» составляли 15% количества всех задач, которыми занят руководитель, задачи группы «Б» — в среднем 20% их объема, а задачи группы «В» в общем удельном весе задач руководителя «тянут» на 65%, но имеют примерно 15% в общей «стоимости» всех его дел.
