Не пренебрегайте рабочим местом дома. Как вы впоследствии поймете, важно, чтобы дома было хотя бы спутниковое офисному рабочее место. Многие из тех, с кем мне случалось работать, были совершенно обезоружены степенью беспорядка у них дома, по сравнению с офисом. И обещание самим себе наладить такой же порядок дома было для них весьма полезно.
Если у вас схожие проблемы, то, посвятите выходные, организации вашего рабочего места дома, и вы увидите – это произведет маленькую революцию в вашей самоорганизации.
Переносной офис
Если по работе вам приходится много ездить или вы просто ведете мобильный образ жизни, вам все равно было бы не лишне организовать передвижной мини-офис. Скорее всего, это будет портфель, чемоданчик или рюкзак с необходимыми отделениями и папками.
Часто возможность работать продуктивно теряется только, потому что большинство людей не имеет с собой необходимых рабочих принадлежностей и не могут с пользой использовать временные дыры, нередко случающиеся, если вы находитесь в пути. Хороший стиль работы, правильные инструменты и хорошая связующая система домашнего и офисного рабочих мест могут сделать путешествие весьма продуктивным в смысле выполнения определенных видов дел.
Не делитесь своим пространством!
У вас обязательно должно быть ваше собственное рабочее место или хотя бы место, куда можно складывать приходящую информацию или материалы и физическое пространство, в котором можно было бы работать с бумагами. Слишком многие супружеские пары, с которыми мне случалось работать, пытались организовать один на двоих рабочий стол. Когда же они все-таки переходили к раздельным столам, они ощущали, что разница была как между небом и землей. Это не только «разделение», которого они ожидали – они избавились ещё и от стресса из-за необходимости перемешивать жизни.
Одна чета решила даже устроить рабочее место в миниатюре на кухне так, чтобы мама, которая сидит с ребенком, могла заниматься своими делами и в то же время приглядывать за малышом.
Некоторые организации пытаются продвинуть идею «отеля» – то есть организовать рабочее пространство так, чтобы у сотрудников были мобильные рабочие места, и они могли включаться в работу в любом месте здания организации и работать оттуда. Лично я сомневаюсь в практическом успехе этой идеи. Один мой знакомый, участвовавший в организации «офиса будущего» в Вашингтоне, для правительства США, жаловался, что идея «отеля» с треском провалилась из-за фактора собственичества – люди хотели иметь свои собственные документы и материалы. Я полагаю, что у этого провала более глубокие причины: на подсознательном уровне у нас не должно быть никакого неприятия к использованию таких систем. Постоянная необходимость перебирать нашу корзинку, нашу систему хранения и изменять наш образ обработки и организации материалов может вызвать только непрерывные отвлечения.
Наличие собственного рабочего места критично. Вам придется пользоваться своей системой, а не только размышлять о ней.
Вы можете работать удаленно где угодно, если у вас есть чистая, компактная система и вы знаете, как обрабатывать материалы быстро. Но вам все-таки нужна домашняя база, хорошо оснащенная набором инструментов и должным пространством для всех сопутствующих материалов, которые понадобятся вам, когда вы приземлитесь. Большинству людей, с которыми я работаю, нужны хотя бы 4 ящика для их материалов общей направленности и сопутствующих проекту документов – довольно сложно представить, что все это когда-нибудь вообще будет мобильным.
Сбор инструментов, которые вам понадобятся
Если вам поручено полное ведение проекта, для начала вам понадобятся некоторые основные инструменты и оборудование. По пути вам придется привыкать использовать новые инструменты, дающие богатые возможности, наряду с уже привычными вам.
Замечу, что нужные вещи не обязательно самые дорогие. Бывает, что чем более «исполнительным» кажется предмет, тем более функционально бездарным он оказывается на проверку.
Основные инструменты обработки
Предположим, вы начинаете с нуля. Помимо стола вам понадобятся:
§ лотки для бумаг (хотя бы штуки три)
§ пачка бумаг формата А5
§ ручка или карандаш
§ желтые клейкие листки
§ скрепки
§ прищепки для больших пачек бумаги
§ стэплер
§ скотч
§ ластик
§ аппарат для наклеивания этикеток
§ папки для бумаг
§ ежедневник
§ мусорная корзина
Лотки для бумаг
Вам понадобится один лоток для прибывающих документов; ещё один – для документов, которые вы уже подготовили; и ещё парочка – для материалов и документов непосредственно относящихся к текущему проекту или текущих материалов. Самые удобные лотки – те, в которые можно укладывать бумаги стопкой; на таких лотках не должно быть выступающих краев или кантов, которые мешали бы вам вытаскивать листки по одному.
Простая бумага
Хотите верьте, хотите нет, но записывать каждую идею на отдельный лист действительно очень полезно. Большинство людей предпочитают делать записи в ежедневнике или блокноте, и только малая часть используют систему записи «по одной мысли на лист». В любом случае наличие большого количества чистых листов небольшого формата (например, А5) необходимо для удобства фиксации внезапно приходящих неожиданнх идей.
Ежеминутный сбор, организация, обработка и обдумывание довольно напрягают – позаботьтесь об инструментах, максимально облегчающих работу.
Клейкие листочки, скрепки, стэплеры и пр.
Клейкие листочки, скрепки, стэплер, скотч и стёрки могут пригодиться в рутинной работе над документами и при их сортировке. Мы ещё не закончили работать с бумагами, (если вы заметили), и нехитрые канцелярские принадлежности могут быть очень кстати.
Аппарат для наклеивания этикеток
Быть может, вы никогда не задумывались над этим, но этикетки в нашей работе критичны. Тысячи профессионалов и фри-лансеров, с которыми я работал, сейчас завели себе свои собственные этикетки, и мои рабочие архивы полны комментариев типа «Невероятно – а я и не верил, какая будет разница!» «Наклеиватель этикеток» можно использовать, чтобы «обэтикетить» ваши папки с документами, подшивки бумаг и множество других вещей.
Лично я рекомендую «нашлепыватели этикеток» фирмы Brother, они самые удобные в использовании. Купите самый недорогой, из тех который можно поставить на стол. К нему купите и набок этикеточных лент.
Можно делать надписи для этикеток, используя специализированное программное обеспечение и принтер, но я советую подписывать их вручную.
Если вы дожидаетесь, пока документы скопятся, чтобы разложить их по папкам и обклеить этикетками, то вы, скорее всего, не станете заводить отдельных прозрачных файликов для каждого листочка, добавится также фактор формальности, который на самом деле притормаживает всю систему.
Папки для бумаг
Вам понадобится много папок для бумаг (если можете, достаньте папки небольшого формата). Возможно, вам понадобятся и несколько одинаковых ящиков для папок. Ваша система хранения информации общей направленности должна представлять собой обыкновенную библиотеку.
Ежедневник
Даже если вы и не используете ежедневник для записи незаконченных дел, вы обязательно столкнетесь с такими задачами, которые должно будет туда занести. Как я уже говорил ранее, ежедневник не должен превращаться в список дел, которые нужно сделать, он должен быть планом боевых действий с указанием событий, назначенных на определенное время или на определенный день.
Сегодня большинство менеджеров свои календарные системы наладили. Системы эти очень разные: карманные блокнотики с возможностью обзора недели целиком; блокноты, из которых можно вырывать листки с планом на день, неделю, месяц или год; индивидуальные ежедневники в наладоннике; большие доступные группе людей электронные ежедневники, которые используются всей компанией, например, Outlook или Lotus Notes.
Ежедневник нередко является основным инструментом самоорганизации. И это на самом деле жизненно необходимый элемент управления некоторыми видами данных и напоминанями о событиях. Скажем, у вас много напоминания и несколько дат, которые вы хотели бы внести в ваш ежедневник. Не стоит на этом останавливаться: надо объединить ваш ежедневник с другими инструментами организации информации в более полную гибкую систему, которая слаженно заработает, как только вы начнете применять наш метод.
Вам наверняка захочется выяснить, какой ежедневник будет оптимальным именно для вас, я расскажу об этом подробнее в следующей главе. А сейчас просто продолжайте использовать тот, который у вас уже есть. Как только вы выработаете ваш индивидуальный системный подход, у вас будет больше оснований для выбора более подходящего инструмента огранизации.
