Корзина для ненужных бумаг / Мусорка
Весьма вероятно, что вам придется выкидывать гораздо больше, чем вы думаете, так что запаситесь большой корзиной для ненужных бумаг. Некоторые менеджеры, с которыми я работал, находили чрезвычайно удобным – поставить большой мусорный бак прямо за дверями офиса!
Нужен ли вам органайзер?
Нужен вам органайзер или нет, зависит от нескольких факторов. Вы уже привыкли им пользоваться? Как вы хотели бы видеть ваши напоминания о событиях, повестках дня и проектах? Где и как часто вам надо будет пересматривать их? Ваша голова – это не склад для хранения напоминаний об обязанностях, поэтому вам, очевидно, надо будет как-то управлять ими внешним образом. Можно наладить бумажную систему: хранить листы в папках; можно использовать блокнот или планировщик или же электронную версию этих инструментов. Либо же вы можете как-то это все скомбинировать.
Когда вы уже решили, как обрабатывать свои материалы и что именно надо организовать, то все, что вам осталось сделать – это составить списки.
Все вышеперечисленные инструменты можно использовать для сбора, обработки и организации, например, простые листы и лоток под них. Пока вы работаете со своей корзинкой информации, вам придется выполнять множество мелких дел, требующих меньше двух минут, для них-то вам и понадобятся стэплер, желтые клейкие листки и скрепки.
Журналы, статьи и объемные заметки отправятся в другие лотки. Возможно, эти лотки будут служить только для хранения – а уж хранить-то вам придется много чего. Что ещё не учтено: установки проектного реестра, вычитывание записей, повесток дня и напоминаний в ежедневнике и отслеживания и отметки дел, выполнения которых вы ожидаете – все это потребует списков в некоторой форме.
Работать со списками можно напрямую – просто пересматривать листы в папке (например, отдельные листы с именами людей, которым надо позвонить, в папке «Телефонные звонки»); либо можно использовать какие-то инструменты, например, блокноты, из которых можно вырывать листки, планировщики (страница «Телефонные звонки» со списком имен); или же их электронные версии (например, категория «Телефонные звонки» в разделе «To Do» в наладоннике или в разделе «Задания» в Microsoft Outlook).
Кроме хранения информации о связи (я имею виду телефонную и адресную книгу), органайзеры приспособлены ещё и для того, чтобы составлять списки. (Ваш ежедневник – это в сущности список с определенными по времени и по дням делами, расположенными в хронологическом порядке). С 1980-х годов на рынке были представлены тысячи моделей органайзеров, от раннего карманного Day-Timers до сегодняшних новомодных и технически оснащенных наладонников и компьютерных программ вроде Microsoft Outlook и Lotus Notes.
Станете ли вы работать над повышением своей эффективности, используя те инструменты, которые вы используете сейчас, или заведете новые? Ответ: что, на самом деле поможет вам изменить свое поведение – то и используйте. Фактор эффективности здесь критичен. Получаете ли вы много электронной информации, которую было бы легче обрабатывать и отслеживать специально заточенными под это дело программами? Нужно ли вам записывать все ваши встречи в бумажный ежедневник? Нужны ли вам напоминания о телефонных звонках, при том, что вам неудобно таскаться с папками и блокнотами?
И так далее. Есть также эстетический фактор и фактор комфорта. Я не редко делаю важные пометки и просматриваю дела тогда, когда случается просто крутить наладонник в руках, например, в ожидании заказа в ресторане.
Когда вы решаете приобретать ли и использовать ли органайзер, и если так, что какой, помните, что все, что вам придется делать – это работать со списками. Когда вы узнаете, что вносить в списки и как эти списки потом использовать, инструмент становится уже не важен. При выборе оного исходите из соображений простоты, скорости и удовольствия.
Один из лучших способов улучшения продуктивности организации – это использование инструментов, которые вам нравятся. Если ваша система хранения не является быстрой, функциональной и классной, она будет тормозить весь процесс.
Жизненно важным является наличие простой и функциональной персональной системы хранения информации общей направленности. Прежде, чем начать работать в каком бы то ни было офисе, я оцениваю систему хранения. Как я говорил во 2й главе, отсутствие хорошей системы документов общей направленности может стать одной из самых крупных трудностей при создании личной системы менеджмента, и многим менеджерам, которых я тренировал лично, в этом направлении ещё работать и работать. Частенько я ездил с клиентом в канцелярский магазин и покупал ящики и лотки для хранения, папки, аппараты для наклеивания этикеток, чтобы мы могли организовать достойную систему, в которую можно поместить две трети хлама, валяющегося на столе, на полках и даже на полу.
Итак, цель данного этапа – создать систему ссылок общей направленности – отдельно от других систем, посвященных контрактам, финансовой информации и другим категориям данных, которым нужно выделить особое места и проиндексировать. Материалы общей направленности могут содержать статьи, брошюры, листки, записки, заметки, распечатки, факсы – все, что вы хотите сохранить, потому что это интересно или полезно, и то, что не вписывается в вашу специализированную систему хранения, но и не должно валяться на полке просто так.
Если у вас есть ассистент или секретарь, который и занимается сортировкой материалов для вас, то вы можете приклеить на документ желтый листок, написать там «Документ Икс» и отправить ему – пусть положит, куда следует. Но задайтесь вопросом, остался ли у вас интересный лично вам или полезный в деле материал, который должен быть доступен в любое время, даже когда секретаря нет на месте. Если это так, то вам все-таки нужна будет ваша собственная система, либо на столе, либо где-то рядом.
Факторы успеха в использовании системы хранения
Я категорически рекомендую вам наладить вашу собственную систему хранения, которая будет всегда под рукой. Достать из корзины с «разным» документ, распечатать какое-либо письмо, решить надо ли с ним что-то сделать и имеет ли оно потенциальную ценность и поместить его в надежную систему – такие задачи должны занимать у вас меньше минуты. Если же у вас это занимает больше минуты – вам есть над чем поработать. Кроме быстроты, система должны быть ещё и прикольной, простой и законченной. Иначе вы будете подсознательно противится тому, чтобы выгребать из корзинки «разное», зная, что там есть что-то, что надо определить в систему хранения и вы даже не захотите смотреть на бумаги. Поверьте мне на слово: я видел, как сортировка материалов превращалась для людей из тягомотины в настоящее удовольствие, стоило только установить и наладить систему.
Вы должны чувствовать себя одинаково комфортно, когда кладете любой документ, пусть это даже простой обгрызенный листок в отдельный полиэтиленовый файлик. Люди часто пренебрегают сортировкой информации такого рода, так как поначалу это довольно трудоемкий процесс, они предпочитают набивать разнообразными бумажками, типа меню из ресторана или расписания поездов старые ящики.
Чтобы вам ни было нужно для того, чтобы наладить быструю и четкую систему ссылок – сделайте это. Моя система работает безупречно – это мое мнение и мнение тех, кто пробовал ею пользоваться. Для достижения идеального результата я рекомендую вам следовать нижеприведенным рекомендациям.
Держите материалы общей направленности под рукой
Помещение в систему хранения должно быть мгновенным и простым. Если вам придется вставать с места каждый раз, как только у вас неожиданно появляется какой-нибудь документ или бумажка, которую надо бы сохранить, вам будет удобнее складывать их стопочкой на стол вместо того, чтобы определять в систему хранения. Вас подсознательно будет тянуть проигнорировать весь процесс обработки содержимого корзинки вообще (потому как вы знаете, что там может оказаться документ, который придется помещать в систему хранения). Многие из тех с кем я работал сделали в офисе перестановку так, чтобы четыре ящика с материалами общей направленности стояли в пределах досягаемости с рабочего места и не надо было идти к ним через всю комнату.
Алфавитная система
Я пользуюсь всего одной системой, проиндексированной в алфавитном порядке. Люди тяготеют к использованию системы хранения в качестве системы самоорганизации, поэтому они и пытаются самоорганизоваться, сориентировавшись на проекты и точки концентрации. Таким образом число возможных мест нахождения некогда забытого вами документа «икс» растет в геометрической прогрессии. В одной простой алфавитной системе можно распределить всю информацию по темам, проектам, персонам или компаниям, чтобы было только три или четыре варианта её местоположения, на случай, если вы забудете, куда её дели. Используйте только один уровень вложенности подтем на одну этикетку, например «Садоводство – горшки» и «Садоводство – идеи». Это будет храниться под буквой «С». Сейчас я держу четыре папки для данных общей тематики, и каждая из этих папок помечена буквами алфавита «А-Е», «Ж-М» и так далее – как только я поставил этикетку на какой-то документ – мне уже не надо задумываться, куда его определить.
