электронную почту. Вот и получается, что мы тратим время на чтение письма, потом
думаем: «Сейчас не хочу ничего по нему делать», и отмечаем его как непрочитанное. А
потом повторяем всю операцию заново, тратя драгоценное время.
Главное правило в работе с электронной почтой:
Нет времени обработать письмо – не открывай его!
NB: В реальности, обычно, все сложнее. Сложно предугадать, когда времени хватит на работу с
почтой, а когда нет.6 В случае, если письмо открыто, но работу по нему пришлось прервать, не
помечайте его как непрочитанное. Поставьте себе задачу в таск-менеджер и скопируйте само
письмо в заметки по ней, после чего архивируйте оригинал.
Так вы избавите себя от двойной работы, (потому что заголовок задачи уже будет содержать в
себе действие по письму), очистите «Входящие», и со спокойно займетесь тем, что вас отвлекло.
Не очень хорошо, хотя и допустимо, держать письма в необработанном виде, оставляя их
в виде напоминаний. Неважные письма можно игнорировать достаточное количество
времени. Однако, всегда лучше иметь один список задач, с которым вы работаете
постоянно, чем разносить его функции между собственно списком и различными
«накопителями». В том числе и потому, что работая в списке задач, вы с большой долей
вероятности забудете о том, что какие-то письма оставлены непрочитанными и их нужно
бы обработать.
Гораздо полезнее специально выделить время на работу с почтой, чем постоянно держать ее
открытой. Настройте автоответчик, который бы сообщал, когда вы проверяете почту, чтобы
отправители не волновались. Например, если отправлять такое сообщение, никто не будет
переживать, что вы долго не отвечаете:
6 Человеку вообще свойственно ошибаться в меньшую сторону в прогнозах относительно затрачиваемого на
выполнение задачи времени и сталкиваться с постоянным провалом самостоятельно установленных сроков.
Эта особенность получила название «ошибка прогнозирования».
«Привет! Если вы получили это письмо, я 100% получил ваше. Я проверяю почту в 11-00, 14-00 и
16-00. Если вы прислали мне счет или хотите сказать что-то очень срочное, пожалуйста, позвоните мне на мобильный +7 123 456 67 89.
С ув. и прочее и прочее».
Постоянно открытая почта – одна из главных причин непродуктивного, рваного ритма работы. Мы
не сможем сосредоточиться, если будем вынуждены постоянно отвлекаться. Выделите для
работы с почтой отдельное время, и вы увидите, насколько это облегчит жизнь.
Правило «нет времени – не трогай» имеет и другое выражение: «тронул - ходи». Если вы все же
открыли письмо (задачу в INBOX или бумаге в лотке), его необходимо проанализировать.
В рамках этих двух правил работы с Накопителем (будь то электропочта, смс-ки, бумаги в лотке
«Входящие» или задача в INBOX) мы приближаемся к пониманию того, что поступившие данные
не требуют спешки.
В 99 случаях из 100, письмо с пометкой «СРОЧНО!!!» означает: «я хочу, чтобы ты сделал это
срочно», а не «это действительно срочно». Желание отправителя понятно, но потворствуя ему, мы вредим собственной эффективности.
Все, что касается обработки электронной почты:
«Нет времени – не трогай»,
«Тронул - ходи» и
Открыл – убери из «Входящих»,
В полной мере относится к обращению с другими «Накопителями». С одной оговоркой, которая
относится к бумагам. Если электронную почту мы смотрим, как минимум, раз в день, то бумаги в
лотке могут подождать до недели. Можете быть уверены, действительно важная информация
найдет путь к вашим ушам, подчиненные помогут.
Поэтому не старайтесь ежедневно обработать все, что пришло в лоток для бумаг, -
сосредоточьтесь на списке задач. К тому же, часто бывает, что, проблема рассасывается без
вашего участия, пока документы ждут своей очереди.
Стоит отметить, что в «Накопители» поступают не только данные извне. Если вам пришла какая-то
мысль, идея, запишите и положите в «Накопитель». Проще всего создать задачу, все в нее
записать и сохранить в INBOX. Так вы ничего не забудете, и не будете загружать голову
непрофильной работой.
Это значит, что можно сосредоточиться на чем-то одном по-настоящему важном, размышлять и
генерировать свежие идеи, ассоциации. Когда есть уверенность, что ничего не забудется и не
потеряется (ведь все записано), сосредоточиться становится гораздо проще.
Те, кто привыкли пользоваться «Накопителями», записывая в них все, что приходит в голову или
поступает снаружи, испытывают поистине физический дискомфорт, если не могут записать что-
либо и вынуждены держать это в голове.
Для человека, который привык пользоваться мозгом по назначению, обязанность «что-то не
забыть» в высшей степени обременительна. Имея чистый и открытый разум, он привыкает
занимать его обустройством будущего, что положительно сказывается на качестве планов и
достижении поставленных целей.
Проблема чистого «Накопителя» стоит того, чтобы остановиться на ней еще раз. Прелесть пустой
папки «Входящих», пустого Inbox в таск-менеджере и т.д. в том, что ничто в них не требует
внимания. У вас не остается ни малейшего повода тратить время на что-то, кроме выполнения
намеченных дел.
Эмоционально это выражается в большом облегчении – когда во «Входящих» нет писем, а в
INBOX - задач, чувствуешь себя гораздо спокойнее, нет никакого замешательства. Цели
определены, задачи поставлены. За работу, товарищи!
Алгоритм анализа
Что это по сути? Нужно ли это или можно выкинуть?
Связано ли с этим какое-либо действие?
НЕТ
ДА
Какое?
Подробно называем и сохраняем файл
Могу ли я сделать его прямо сейчас?
НЕТ
ДА
ВЫПОЛНИТЬ!!!
Когда это нужно сделать?
Алгоритм анализа – центральная часть GTD. Он связывает ее части и применяется постоянно, когда вы достаете что-то из «Накопителя». Каждый раз, когда мы сталкиваемся с новыми
данными, без разницы, пришли ли они извне или изнутри (как новая идея), применяется
алгоритм.
Это инструмент, задача которого - принять входящий поток данных, распознать их, устранить
посторонний «шум», определить действия и занести их в систему хранения (таск-менеджер). Это
порядок действий по обработке данных, который нужно заучить и довести до автоматизма.
Знакомым с авторским изложением системы, приведенный алгоритм, возможно, покажется
странным. В частности, Аллен начинает анализ с вопроса «Можно ли с этим что-нибудь сделать?»
(is it actionable?). Здесь этот вопрос предвосхищают два других: «Что это такое по сути?» и «Нужно
ли это или можно выбросить?».
Их назначение очевидно. Прежде, чем уяснить, можно ли что-либо сделать в связи с тем, что
поступило, нужно понимать, с чем мы имеем дело и нужно ли нам это в принципе? Без четкого
ответа на первый вопрос не будет нормального анализа. Ответ на второй помогает избежать
«холостых» усилий.
Если не отдавать себе отчета в том, чем является пришедший квант информации по своей сути, сложно понять, можно ли от него избавиться и какие последующие действия он подразумевает. В
анализе, например, электронной почты, каждый раз мы обрабатываем письма, по форме. По сути
– это каждый раз разные вещи.
Одно письмо может быть приглашением на выставку, другое докладной запиской, третье -
уведомлением, а четвертое просто рассылкой. Вопрос «что это такое по сути?» важен еще и
потому, что в ответе на него содержится половина ответа на следующие два вопроса: «нужно ли
это или можно выбросить» и «связано ли с этим какое-либо действие?».
Вопрос «нужно ли это или можно выбросить» призван ликвидировать мусор на входе, чтобы не
тратить на него время. К нему стоит относиться максимально внимательно. Часто лучше вовсе не
тратить время на какое-то письмо или документ, чем потратить его зря.
Кстати, для общения сотрудников к руководителям давно разработана специальная форма
- «Законченное решение сотрудника», которая сильно облегчает жизнь. Она состоит из
трех пунктов:
1. В первом излагается , что произошло
2. Во втором - сотрудник описывает, что по его мнению следует сделать
3. В третьем - руководитель ставит визу или отвергает документ
