Татьяна Белоусова - Этикет. Полный свод правил светского и делового общения. Как вести себя в привычных и нестандартных ситуациях

Ознакомительная версия.

• Кабинеты, рассчитанные на нескольких служащих, часто выполняют «присутственные» функции. Таковы, например, бухгалтерии или всевозможные инспекции - у них есть приемные дни и часы для визитеров, когда можно не стучать. В неприемное время в двери таких кабинетов следует стучать - у людей есть другая работа, требующая сосредоточения.

• В кабинеты и офисы, предлагающие какие-либо услуги (например, полиграфические или юридические), стучаться не принято - их производственная задача заключается, в частности, и в ожидании нас, клиентов. А дверь может быть закрыта, скорее, для сохранения тепла или уюта.

NOTA BENE

Пример расхождения деловых правил общения и светских приличий.

Когда в помещение входит женщина или же человек старший по возрасту или званию, принято вставать. Однако представьте себе современный офис, где одновременно трудятся около сотни лиц обоего пола, перемещающихся с почти космической скоростью, где постоянно кто-то входит и выходит. В такой карусели невозможно соблюдать именно это правило.

! Конечно, правило приветствия вставанием при визите важных персон или непосредственного начальника остается в силе и теперь.

! При обмене визитными карточками обязательно следует посмотреть на нее и прочитать вслух имя (фамилию), должность (профессию) того, кто предложил вам карточку, затем предложить свою.

I. Именная карточка представляет лично вас, поэтому в ней крупно пропечатываются фамилия, имя, отчество. Название фирмы, возможные логотипы, ваша должность - набираются более мелким шрифтом.

II. В рабочей визитке указывают должность, звания, юридический (фактический) адрес и рабочие телефоны, реже - мобильные номера.

III. На лицевой стороне не указывают личный (домашний) телефон, его номер можно вписать от руки на оборотную сторону карточки, но тогда необходимо зачеркнуть фамилию и отчество (что означает короткое знакомство).

IV. Визитка - компонент делового имиджа, и она должна быть отпечатана на хорошей мелованной бумаге светлых оттенков, но не глянцевой.

V. Печать выполняют черным (темным) шрифтом, так как золотые или светлые надписи, блеск глянцевой бумаги «бликуют» и затрудняют прочтение текста. Это в деловом этикете считается дурным тоном.

VI. Текст и реквизиты печатаются обязательно на родном языке.

VII. Если есть необходимость, то на иностранном языке делают второй комплект (или более, в зависимости от количества иностранных партнеров).

VIII. Недопустимо печатать иноязычный вариант на оборотной стороне карточки - она служит для пометок.

IX. Горизонтальное расположение текста предпочтительнее для делового человека. (Вертикальное расположение использует преимущественно богема, представители шоу-бизнеса.)

X. Кроме деловых визитных карточек, содержащих информацию о месте работы и должности, существуют именные карточки, на которых указывают ФИО и личный номер телефона, что очень удобно для представления и знакомства на приемах, для жен (мужей) во время официальных встреч. Возможны и совместные - семейные визитки.

Желание как дизайнеров, так и заказчиков создать оригинальную визитку вполне понятно. Так, прочтение визитной карточки одной юной художницы становилось весьма увлекательным занятием: текст можно было усвоить, лишь поворачивая карточку по часовой стрелке.

Однако в мире бизнеса любые нестандартные решения должны быть оправданы смыслом. Поэтому некоторые «затеи» на поле визитки затрудняют восприятие нужной информации и ослабляют профессиональный имидж.

Требования делового этикета опираются на особенности восприятия объекта глазом человека и помогут создать «правильную» визитную карточку, где второстепенная информация не мешает восприятию значимого сообщения.

На схеме представлены особенности визуального восприятия объекта. Пунктирными линиями отмечено действительное горизонтальное и вертикальное деление объекта «пополам». Сплошными линиями обозначено деление, кажущееся нашему глазу.

Данное искажение исследовано давно и носит романтическое название - золотое сечение. Действительно, человек не воспринимает визуальное поле целиком и одновременно, а видит его неравномерными зонами:

1. Зона преимущественного внимания (первого взгляда) - правый верхний угол листа.

2. Зона второго взгляда - левый верхний угол.

3. Меньше внимание у зрителя вызывает правый нижний угол объекта, к нему «присматриваются».

4. Левый нижний угол занимает наименьшее внимание (обычно его осваивают волевым усилием).

! Беглый взгляд на визитную карточку должен давать заинтересованным лицам ценную информацию быстро и легко!

Грамотный выбор типов и размеров шрифтов также создает визуальную иерархию текста и смысла. Однако быстрее всего зрителями усваиваются промахи изготовления - плохая бумага, неровный обрез, «слепая» печать. Многие важные детали могут создать весьма нежелательные эффекты.

В деловом мире многие моменты являются официальными, даже встречи между давними партнерами. Конечно, рабочие переговоры по текущим вопросам носят менее официальный характер по сравнению, например, с подписанием договоров по долгосрочным и крупнобюджетным проектам.

Формат мероприятия определяется временем его проведения и поводом!

I. Время

• С 9 до 17 часов - дневное рабочее время, время деловых встреч и переговоров, некоторых официальных приемов.

• С 17 до 20 часов - переходное время, в которое обычно проводятся торжественные открытия конференций, разнообразные презентации, другие мероприятия разной степени формальности, а также «прелюдии» к официальным вечерним событиям - как пространство для неформального общения.

• После 20 часов - вечерние мероприятия, и к ним, если они носят официальный характер, нужно относиться особенно внимательно.

II. Поводы для официальных деловых мероприятий могут быть весьма разнообразными, например:

• вступление в должность;

• презентации новых проектов, продуктов, открытий и т. п.;

• завершение крупных проектов;

• удачное завершение деловых переговоров;

• уход на пенсию прежнего руководителя и многое другое.

I. Презентация - это способ проведения официального делового мероприятия, но не прием. Ее суть -представление широкой общественности и партнерам своей фирмы или продукта, нового офиса или же очередного достижения компании.

II. Цели проведения презентации сугубо прагматичны - это развитие бизнеса, расширение круга партнеров, клиентов и т. п.

III. Для проведения презентации обязателен повод, который выбирают соответственно целям. Поводом могут служить: открытие нового офиса, ремонт старого, юбилеи, новые продукты и технологии и др.

IV. Для оповещения гостей о предстоящей презентации, времени и месте ее проведения, о ее теме используют письменные приглашения. Это - требование делового этикета.

V. Самая удобная форма - отпечатанные приглашения с просьбой подтвердить присутствие, так можно заранее узнать количество гостей.

VI. Официальная часть презентации длится не более 30—40 минут.

VII. Выступления должны соответствовать цели и теме презентации. Желательно сопроводить их демонстрацией образцов, фото- и видеоматериалов, слайдов и диаграмм.

VIII. После официальной части обязательно выделяют время для свободного общения участников, установления новых знакомств и контактов (незаменимый помощник - визитная карточка).

IX. В зависимости от ситуации и торжественности повода после официальной части презентации может быть организован какой-либо прием [18] («кофе-брейк», «фуршет», «бокал шампанского» или «коктейль»).

Ознакомительная версия.