О. Азарова
«Я вам пишу...»
Деловые и личные письма по-английски и по-русски
Моим дорогим родителям, маме и папе, с любовью и благодарностью за постоянную поддержку.
Письма пишут разные —
Слёзные, болезные,
Иногда прекрасные,
Чаще – бесполезные.
Н. Заболоцкий
Цель предлагаемой Вашему вниманию книги «Я вам пишу...» – научить читателя писать по-настоящему эффективные письма. Эта книга будет полезна самому широкому кругу читателей: предпринимателям, работающим с зарубежными партнерами, студентам вузов и специалистам, ищущим работу в зарубежных компаниях, лицам, отправляющимся в зарубежные командировки и сталкивающимся с проблемой коммуникаций на английском языке, сотрудникам компаний, работающих с электронной почтой.
«Я вам пишу...» – это набор писем и ключевых выражений по основным разделам деловой переписки, позволящий не только получить готовое письмо, но и понять, почему оно должно быть написано именно так, а не иначе.
Данный курс содержит около100 писем и огромное количество фраз для писем по-английски и по-русски, что позволяет пользователю создать свой банк писем, модернизировать его и адаптировать к реальным условиям. Приведенный в конце книги Конструктор писем позволяет читателю насладиться созданием шедевров эпистолярного жанра на двух языках.
Каждая глава посвящена определенному типу писем. В процессе обучения читатель научится представлять свою компанию, товары и услуги, которые она предлагает, ответить на предложение о сотрудничестве, отправить запрос в компанию, ответить на запрос, заказать товар и опротестовать полученный товар или услугу, ответить на жалобу, написать заявление о приеме на работу и подготовить свое победное резюме.
Каждый раздел выстроен по единому принципу и содержит план подготовки письма с примерными фразами, по которому пользователь сможет без труда составить из приведенного набора свое письмо с учетом собственных требований, примеры писем и упражнения.
Приведенные планы справедливы для подготовки писем как на английском языке, так и на русском.
Приведенные в конце некоторых разделов Упражнения помогут Вам закрепить и проверить полученные навыки. К каждому упражнению приведены соответствующие решения.
Система «Золотых правил» позволит легко запомнить основные требования по подготовке писем.
Раздел о подготовке резюме, кроме реальных примеров резюме, содержит полезную информацию о стратегии успешного поиска работы.
Особый раздел курса посвящен самому современному средству делового общения – электронной почте. В этом разделе даны соответствующие рекомендации тем, кто по долгу службы обязан писать сообщения для электронной почты.
Приведенные в книге некоторые различия в британской и американской орфографии помогут избежать наиболее распространенных ошибок.
В разделе «Личные письма» приведены 28 писем и краткий разговорник на разные случаи жизни, которые могут пригодиться тем, кто состоит в переписке с зарубежными корреспондентами, живет в англоязычной среде, собирается в отпуск, командировку или путешествие.
1. Оформление стандартного письма. Адрес, дата, обращение, окончание, подпись, приложение. Специальные почтовые отправления
Встречают, как известно, по одежке. Поэтому «одежка» Вашего письма, т.е. конверт и бумага, должна быть безукоризненной. Иначе Ваше письмо рискует оказаться в корзине с макулатурой непрочитанным, даже если в нем содержится ценнейшая для получателя информация. Особенно это актуально для таких писем, как представление компании, предложение продуктов, товаров, услуг и заявление о приеме на работу. Конверт должет быть плотным, непрозрачным, стандартного размера из белой бумаги. Адрес на конверте должен быть обязательно напечатан блоком или виден из прозрачного окошка. Здесь нет никаких ограничений и строгих правил. Иногда при объявлении о приеме на работу в некоторых странах требуется, чтобы сопроводительное письмо или резюме было написано от руки. В таком случае полезно и конверт надписать аккуратным и чётким почерком.
Если Вы собираетесь запросить информацию, заказать товары, услуги, то и конверт, и бумага могут быть не самыми дорогими, но все-таки хорошего качества.
Бумага, если Вы не пользуетесь стандартным бланком вашей компании, тоже должна удовлетворять самым строгим требованиям: формат А4, белая, плотная, лист без дефектов и пятен. Особенно если Вы предлагаете сотрудничество, представляете свою компанию или нанимаетесь на работу. Подпись должна быть выполнена так, чтобы у получателя не возникло сомнений, что у Вас нет приличной авторучки или Вы недостаточно уверенно можете воспроизвести свою подпись. Авторучку лучше взять с чернилами.
Золотое правило:
Ваше письмо с первого взгляда должно произвести солидное впечатление.
Стандартное деловое письмо в самом полном виде должно выглядеть следующим образом:
Адрес отправителя
Письмо может быть отпечатано на стандартном бланке компании. В таком случае адрес отправителя представляет заглавную строчку в начале письма. Например:
Cambridge School of Languages
119 Mill Road *Cambridge *CB1 2AZ *UK
Если адрес компании или отправителя не напечатан типографским способом, то этот адрес должен быть напечатан в правом верхнем углу письма.
Cambridge School of
Languages
119 Mill Road Cambridge
CB1 2AZ UK
Безусловно, Вы хотите скорее получить ответ на свое письмо. В таком случае будет полезно привести номер Вашего телефона, адрес Вашей электронной почты и домашней страницы, если таковая имеется.
Золотое правило:
В адресе не должно быть никаких знаков препинания. Верно как для GB, так и для US современных стандартов.
Здесь и далее везде сокращение GB соответствует стандартам Великобритании, а US – США.
ДатаЕсли адрес отправителя не отпечатан типографским способом, то дата приводится сразу после адреса отправителя.
Если Вы пишете письмо на стандартном бланке компании, то дату следует поместить справа, на следующей строке после адреса получателя.
10 July 2004
10-th July 2004
July 10, 2004
Первые две даты приняты для GB, последняя для US.
Золотое правило:
Во избежание путаницы в датах, месяц в обоих случаях пишется полностью буквами и никогда цифрами.
Адрес получателяАдрес получателя пишется в левой части письма после адреса отправителя и даты.
Newnham Language Centre
8 Grand Road Oxford OX 9DU UK
Если Вы знаете точное имя и должность адресата, они должны быть написаны перед адресом. Вначале пишется имя, затем должность адресата.
Ms Smith
Recruitment Manager
Newnham Language Centre
8 Grand Road Oxford OX 9DU UK
Если Вы не сумели найти имени адресата, то указание, кому адресовано письмо, следует поместить в строку «attention line».
Newnham Language Centre
8 Grand Road Oxford OX 9DU UK
For the attention of the Recruitment Manager
Таким образом, «адресная» часть письма выглядит следующим образом:
Cambridge School of
Languages
119 Mill Road Cambridge
CB1 2AZ UK
10 July 2000
Newnham Language Centre
8 Grand Road Oxford OX 9DU UK
For the attention of the Recruitment Manager
Или так, если письмо пишется на бланке компании, и Вы не знаете точного имени адресата:
Cambridge School of Languages
119 Mill Road *Cambridge *CB1 2AZ *UK
Newnham Language Centre
8 Grand Road Oxford OX 9DU UK
10 July 2004
For the attention of the Recruitment Manager
ОбращениеЛюбое письмо начинается с обращения к адресату. При этом лучше все-таки выяснить имя и должность сотрудника компании, к которому Вы обращаетесь. Эту информацию можно получить, позвонив по телефону и спросив, к кому обращаться по данному вопросу, посмотрев домашнюю страницу компании в Интернете, используя личные знакомства и т.д. Проверьте правильность написания имени и должности сотрудника! В компании могут встречаться однофамильцы, занимающие разные должности.
Золотое правило:
Чем точнее адрес и имя получателя, тем скорее Вы получите ответ.
Различие в пунктуации обращения
В настоящее время деловая переписка идет по пути упрощения стиля и стандартов. Это особенно заметно в обращении без знаков пунктуации.
