1. Нарисуйте роли, которые есть в бизнесе: бухгалтер, менеджер по работе с клиентами и т. д.
2. Пропишите, кто какие роли выполняет. Например: «здесь я», «здесь снова я», «здесь тоже я», «Василий занимает три должности: он – водитель, менеджер по работе с клиентами и еще ведет бухгалтерию». Один человек может выполнять сразу несколько ролей, как и одну роль – несколько человек.
3. Напротив каждой роли перечислите ее функции, то есть стандартные процедуры. Например, функции бухгалтера: выставление счетов, проверка поступления оплат, пояснения по финансовым нестыковкам, уплата налогов И Т. д.
Когда это сделаете, прояснится функциональная структура компании – и вы поймете, как что в ней работает.
Здесь можно провести аналогию с автомобилем, в котором множество приборов: спидометр, тахометр, датчики, счетчик километража, индикатор масла и т. д. Глядя на них, вы понимаете, что и как работает.
То же самое в бизнесе: когда появляется схема, все процессы становятся явными. Сразу видно, кто играет свои роли неправильно и какие функции необходимо перераспределить.
Если увидите, что на каком-то участке работа неэффективна, можно передать полномочия другому человеку. Нанимая нового сотрудника, проанализируйте слабые места, какие функции выполняются не так – и поручите ему разобраться.
Совет 5. Система маркетинга и продаж
Выстраивайте систему маркетинга и продаж. Обычно это самое слабое звено.
О маркетинге и продажах мы поговорим отдельно. Для начала следует понять, что пока нет конвейера, большого входящего потока потенциальных клиентов, в бизнесе все будет рушиться. А вам придется вкладывать много ресурсов, чтобы найти хоть каких-то клиентов.
Итак, первая система – создание входящего потока клиентов.
Вторая – это система продаж, конверсия входящего потока в реальных покупателей. Поэтому очень важно, как вы продаете.
Совет 6. Секреты «антиугона» бизнеса
Поделюсь секретом «антиугона» бизнеса, который сегодня актуален для многих.
Часто владелец бизнеса нанимает сотрудника. Тот неплохо работает, изучает рынок и функциональную модель предприятия. Постепенно он начинает выделяться из общей массы, становится заместителем собственника, изучает предприятие на другом уровне. И в какой-то момент уходит, открывает свой бизнес да еще уводит половину клиентской базы.
Такое встречается сплошь и рядом. Если вы с этим не сталкивались, вам сильно повезло либо еще предстоит пережить подобное.
Что сделать, чтобы не оказаться в такой ситуации? Во-первых, каждый процесс должен быть завязан на несколько сотрудников. Никто не должен знать его от начала до конца!
Если говорить про отдел продаж, не следует поручать менеджеру вести клиента от холодных звонков до постоянных продаж. Выстраивайте конвейер, где каждый выполняет свою часть работы: кто-то прикручивает одну деталь, следующий – вторую и т. д.
Чтобы познакомиться с методикой конвейера, рекомендую прослушать семинар «Построение трехшагового отдела продаж».
Второй момент – каждый должен выполнять свою часть работы. Добивайтесь, чтобы никто не знал, как что работает, а если и знал, то без подробностей. К тому же если сотрудник специализируется на узком участке, повышается качество выполнения работы.
Создавая конвейер, вы начинаете владеть фирмой. Что
такое владение? Это контроль над рабочими процессами на всех этапах, ключевой момент в создании «антиугона» бизнеса.
Совет 7. Нанимайте долго, увольняйте быстро
Смена персонала обходится дорого. Вы наняли человека, а он проработал два месяца и ушел. На этом теряются колоссальные деньги. Почему? Обычно человек лишь через два-три месяца начинает приносить прибыль и отбивать вложения. До этого он обучается, входит в курс дела. И если уходит, нужно искать замену и все начинать заново.
Кроме того (и это гораздо важнее) участок работы, на который наняли человека, простаивает три месяца: первые два месяца привыкания плюс около месяца на поиск и обучение следующего новичка.
Так же дорого обходится некачественная и неэффективная деятельность имеющегося персонала. Поэтому если кто-то плохо работает, его надо быстро увольнять.
Плохая работа одного сотрудника влияет на работу системы в целом. Компания начинает функционировать хуже. А вы не можете себе этого позволить.
Нанимать надо лучших. Если у вас есть опыт найма персонала, вы знаете, что найти хороших специалистов трудно. Большинство кандидатов, которые приходят устраиваться на работу, – полный кошмар, просто хватаешься за голову. Вы думаете: «Как вообще можно брать таких людей?» Поэтому нанимайте долго.
Выстраивайте сложную систему найма персонала, делайте отборочные этапы, чтобы выбрать лучших. Для этого надо знать секреты найма.
Совет 8. Секреты найма персонала
Главный секрет в том, что необходимо создать большой входящий поток потенциальных кандидатов. Для
этого есть хорошие сервисы, которые делают массовую рассылку по всем сайтам вакансий. Они выполняют две задачи: оптом рассылают объявления плюс периодически их обновляют.
Мы использовали такой прием у многих клиентов. Он позволяет увеличить входящий поток кандидатов в четыре-пять раз.
Второй важный момент заключается в тщательной проработке объявления о вакансии. Не пишите стандартные тексты, как делают на сайтах типа HeadHunter.
Здесь те же законы, что и в рекламе. Представьте: вы открываете рекламную газету, видите однотипные объявления, и вдруг одно сильно выделяется. Оно цепляет, вы начинаете читать.
Объявление о вакансии должно отличаться от остальных. Делайте его необычным, включайте нестандартные блоки.
Если эта тема для вас актуальна, пройдите курс «Технологии эффективного найма и удержания персонала». Там я рассказываю о техниках, которые помогут при выборе персонала. Курс содержит примеры из практики. Вы узнаете, как делать массовую рассылку, составлять объявление и на что обращать внимание в резюме.
Совет 9. Каких людей искать
Каких людей искать: творческих, активных, инициативных или исполнительных?
Ищите исполнительных. Выбирайте сотрудников, которые могут хорошо работать по инструкциям. Не надейтесь на людей-звезд. Всем хочется работать с лучшими, но не думайте, что к вам сразу придут прогрессивные и ответственные кадры. Поверьте, этого не случится.
Надо искать в меру ответственных и обязательно исполнительных людей. Многие работодатели задаются вопросом: на что в первую очередь обращать внимание – на профессиональные или личные качества кандидата?
Прежде всего смотрите на личные качества: ответственность, пунктуальность, исполнительность. Почему? Потому что профессиональным навыкам можно научить, а изменить личные качества почти невозможно – ни с помощью штрафов, ни благодаря мотивации.
Совет 10. Как растить руководителей
Периодически давайте каждому сотруднику минипроекты. Например, нужно что-то закупить. Вызываете работника, даете задание и смотрите, как он с ним справится.
Уточним, что такое проект – это последовательность элементарных шагов. Если бы вы сказали сотруднику зайти в Интернет, на «Яндекс. Маркет», и посмотреть цены на какой-то товар, речь о проекте не шла бы. А когда вы просто даете задание купить товар, подразумеваются определенные действия с его стороны.
Сотрудник должен найти товар в Интернете, определить лучшую модель, сравнить цены в разных магазинах, выбрать лучшее предложение, сделать и оплатить заказ.
Так вы определите людей, которые могут или, наоборот, в принципе не способны вести проекты. Как только выявите адекватных менеджеров, дайте им более сложные задания.
Постепенно вы найдете людей с максимально развитыми лидерскими качествами и начнете растить руководителей.
Совет 11. Воспитывайте ответственность
Многие бизнесмены жалуются на то, что их люди безответственны, хотя зачастую сами эту безответственность формируют. Что можно сделать?
Всякий раз, когда сотрудник задает вопрос, спрашивайте его: «А как ты думаешь? Что предлагаешь?» Ведь работники постоянно прибегают и жалуются: «Ой, я не знаю, что делать». Заставляйте их думать!
Поначалу люди будут говорить: «Наверное, нужно сделать так…» Отвечайте: «Отлично. Молодец. Делай!»
Постепенно они привыкнут думать, самостоятельно находить правильные решения и нести ответственность. В какой-то момент говорите прямо: «Думай сам! Ты знаешь, как решить этот вопрос».
