Однако, как и в случае с другими мыслительными стратегиями, здесь тоже недостаточно почувствовать влечение к сладкому прянику. Очень важно использовать и кнут – глубокую неудовлетворенность нерациональным использованием времени, таланта на ненужные совещания и служебные записки.
Сколько вышедших в последнее десятилетие книг, посвященных проблемам бизнеса, говорили о совещаниях и служебных записках как о важных элементах повышения эффективности? Часто ли этот вопрос привлекал внимание лидеров бизнеса, гуру менеджмента или столпов различных школ бизнеса? Очень редко. Чаще всего этот вопрос оставался прерогативой отделов по подготовке и переподготовке кадров. Однако в последние годы в некоторых популярных книгах по бизнесу появился персонаж по имени Дилберт, высмеивающий нелепые привычки, относящиеся к совещаниям, служебным запискам и переговорам. Эти книги пользуются большей популярностью, чем труды гуру менеджмента и самых уважаемых профессоров школ бизнеса, специализирующихся в области реструктуризации, качества, цифровых технологий и так далее.
В чем причины популярности этих книг? Их три. Во-первых, глупое поведение, которое они высмеивают, отражает рутину, характерную для проводимых совещаний и процесса составления служебных записок. Во-вторых, на совещания и писанину ежечасно тратят время и силы огромное количество людей. Именно они и покупают книги, в которых присутствует Дилберт, чтобы посмеяться над глупостями, с которыми ему (и им самим) приходится постоянно сталкиваться. Это было бы забавно, если бы не было так грустно. Третья причина тоже проста – эти книги включают в работу весь мозг. В них много картинок, юмора, они эмоциональные, отличаются от скучной, логичной, без иллюстраций бизнес-литературы, которую приходится «изучать».
Представьте, сколько времени и сил тратится на подобные банальности ежедневно. И чего вы могли бы добиться, если бы использовали это время и силы на достижение качественного прорыва.
Скорость изменений и нежелание перемен
Обратите внимание на необыкновенную скорость изменений в обществе и мире бизнеса. Не только последнее десятилетие отличается от предыдущего – последние пять лет не похожи на предшествующие, и даже каждый последующий год не похож на предыдущий.
В контексте общих перемен огромные технологические изменения произошли и в области деловых коммуникаций. Это уже свершившийся факт. Что же можно сказать о грядущих новых технологиях!
В последние годы появились:
• телефонная конференц-связь между людьми, находящимися в разных местах;
• мобильные телефоны;
• голосовая почта;
• совершенные автоответчики с дистанционным управлением;
• видеосообщения;
• видеоконференции;
• компьютерные видеоконференции;
• спутниковая связь при проведении презентаций и семинаров;
• электронная почта;
• мобильные факсы;
• интернет.
Все больше и больше людей используют самое современное оборудование и программное обеспечение. Возможности технических средств возрастают с астрономической скоростью. В настоящее время разумнее и дешевле купить новую модель персонального компьютера, чем пытаться модифицировать «старый», возраст которого может не превышать и года.
С учетом этой ситуации попробуйте выполнить следующее упражнение.
Тренировка широты мышления
Скрестите руки на груди
Это очень просто. Скрестите руки на груди. Сделайте это прямо сейчас. Отложите книгу и скрестите руки. Рискните!
Как вы принимали решение, какая рука должна оказаться сверху, правая или левая? Никак. Вы просто следовали привычке.
Подумайте над следующим. Несмотря на скорость происходящих вокруг перемен, над проведением совещаний и составлением служебных записок вы задумываетесь не более, чем над задачей скрещивания рук. Вы просто-напросто автоматически следуете старым привычкам.
Вы придерживаетесь тех же правил и процедур, что и в прошлом году? На самом деле они не менялись на протяжении пяти или даже десяти лет. Некоторые люди действуют точно так же, как и 20 лет назад.
Мир с тех пор изменился до неузнаваемости! Наряду с новыми устройствами и технологиями появилось программное обеспечение, позволяющее более эффективно использовать ваше мышление и ваши таланты. Применяйте же его!
Совещания и служебные записки: нежелание перемен
Сколько совещаний – несмотря на доступность современных альтернативных методов их проведения – остаются такими же непродуктивными, как и в прежние годы! На самом деле многие компании отвечают на усиливающееся усложнение окружающего мира не уменьшением, а увеличением количества совещаний.
Сколько совещаний продолжает проводиться в те же часы и в том же месте, будто это некий исторически сложившийся ритуал? И сколько участников совещаний занимают свои постоянные места?
Вы знаете, сколько всего совещаний проводится в вашей компании? Сосчитайте. Сколько человеко-часов тратится на них каждую неделю? На скольких совещаниях вы присутствуете еженедельно? Сколько процентов вашего времени тратится на это? Не знаете? Подсчитайте – вы, несомненно, будете удивлены.
Сколько служебных записок вы получаете каждый день – отпечатанных или по электронной почте? Сосчитайте их! Какая часть из них действительно помогает вам в достижении качественного прорыва? Какое количество таких служебных записок способно вдохновить вас на новые достижения?
Бессмысленная трата времени на работе
Мы едим некачественную пищу. Мы оцениваем множество телевизионных программ как мусор. Мы получаем мусор по электронной почте. Нас окружает мусор!
Понятие мусора надо расширить и на профессиональную сферу. Немногие люди борются с мусором, приходящим им по электронной почте. Во многих компаниях его появление еще больше усугубило положение. Мы окружены разнообразным мусором: ненужная электронная почта, служебные записки, копии документов, комментарии, совещания, текущие вопросы и презентации.
Представьте себе, насколько эффективнее работала бы ваша компания, если бы удалось избавиться от всей этой бессмысленной деятельности! Подумайте также над тем, сколько времени у вас остается на размышления. Сколько времени вы тратите на то, чтобы открывать новые пути, создавать лучшее будущее? Какие действия вы предпринимаете, чтобы помочь себе и другим по-новому взглянуть на мир, расширить кругозор, а не действовать в ограниченных рамках, даже не осознавая этого? Неужели вы так заняты бесполезными делами, что у вас не остается времени на творческое мышление?
Проблема в том, что избавиться от ненужных занятий не так-то легко. Недостаточно просто выявить их, хотя такое решение может стать шагом вперед и немного ослабить их вал. Единственный путь – выработать качественные альтернативные действия. Шаг за шагом эти действия будут замещать ненужные. Это как здоровое питание – вы переключаетесь на другие продукты, и для высококалорийной, но бедной полезными веществами пищи не остается места. Этот процесс подобен замене кирпичной кладки – кирпичик за кирпичиком.
Далее мы обсудим, как осуществить его для двух самых обширных областей, в которых бессмысленно тратится время – совещаний и служебных записок.
Совещания
Можно последовать подходу постепенных улучшений: меньше совещаний, меньше встреч, больше сосредоточения на деле и т. д. В этом вам помогут новые технологии. Например, большим подспорьем стало изобретение видеоконференции. Совещания начинаются и заканчиваются в срок, потому что линия связи абонирована на определенный промежуток времени. Кроме того, в каждый момент времени говорит только один человек – в противном случае видеосвязь не работает. Кроме того, временная задержка приводит к тому, что слушатели с большим вниманием воспринимают слова оратора. Более того, люди сами ограничивают время своего выступления, так как попытку захватить как можно больше эфирного времени в этом случае невозможно скрыть.
