познакомимся с информационным агентством, где трудятся 12 человек. Внедрение рабочих процедур позволило этой компании значительно увеличить прибыль.
Пример из практики: оптимизация процессов в компании Optimize
Компания Optimize Enterprises — это информационное агентство, занимающееся контентом по саморазвитию. Ее основной продукт — подписка на еженедельные подробные обзоры книг и ежедневные уроки, представленные в виде небольших видео. Сервисом можно пользоваться с помощью компьютера или скачав приложение на телефон. Недавно компания Optimize запустила курс по подготовке наставников, который стал неожиданно популярным. На первый этап курса, который продлится 300 дней, записалось более тысячи наставников. В компании 12 постоянных сотрудников, которые работают в тесной связке с 8–12 внештатными подрядчиками. У компании нет офиса, и все ее сотрудники работают удаленно. Основатель и президент компании Брайан Джонсон в интервью со мной рассказал, что намерен достичь годового дохода в размере 2,5 миллиона долларов.
Компания Джонсона заинтересовала меня не своими размерами или продукцией, а рабочими процедурами. Беседуя со мной, Брайан сразу сказал: «Электронной почтой мы не пользуемся. Совсем. Один сотрудник никогда не отправляет письмо другому сотруднику». Если использовать нашу терминологию, Джонсон и его команда отказались от гиперактивного коллективного разума и обратили внимание на процесс создания продукции. Брайан испытывает интуитивную неприязнь к отвлекающим факторам и работе в спешке. Именно поэтому он и его сотрудники методично сформировали четкие рабочие процедуры, которые, соответственно, они могут оптимизировать. Они хотят тратить максимальное количество времени на полезную работу и свести к минимуму переключение между выполнением задач и проверкой почты. «Вся наша команда придерживается позиции однозадачности, — пояснил Джонсон. — Мы занимаемся лишь одним делом».
Один из самых сложных рабочих процессов в компании — создание видеоуроков, которые каждое утро появляются на разных платформах. Приходится много трудиться, чтобы сделать такой урок. Джонсон отвечает за идеи и написание текстов. Именно он также появляется в видеозаписях уроков. Но помимо этой работы есть много других задач: необходимо отредактировать написанный для уроков текст, снять и смонтировать видео и своевременно запустить уроки на нужных платформах. Этим трудом занимаются полдюжины других сотрудников.
Во многих компаниях выполнение этого комплекса задач и поддержание работы системы по производству видео повлекли бы за собой бесконечную электронную переписку с кучей срочных сообщений или активное обсуждение в мессенджерах вроде Slack. Но только не в компании Optimize. В течение многих лет они разрабатывали процесс создания продукции, практически не предусматривающий никакой неформальной коммуникации и позволяющий сотрудникам тратить свою энергию исключительно на выполнение квалифицированной работы, которая помогает потоку высококачественного контента не иссякать.
Работа начинается с того, что создается электронная таблица для общего пользования. Когда Джонсону в голову приходит идея нового видеоурока, он добавляет туда заголовок и подзаголовок. В каждом ряду есть колонка «Статус», и в ней Брайан указывает «Идея». Это означает, что урок еще на начальных этапах разработки. Написав текст урока, Джонсон загружает его в Dropbox и затем добавляет ссылку на файл в соответствующую строку таблицы. В этот момент он меняет статус проекта на «Готово для редактирования». Редактор, который работает в компании, не контактирует с Брайаном, а проверяет информацию в электронной таблице. Когда он видит статус «Готово для редактирования», то загружает файл, корректирует и правильно оформляет текст, а затем загружает его в папку «Готово для монтажа» на Dropbox. В ней лежат материалы, которые уже можно использовать для создания урока.
На этом этапе редактор меняет статус проекта на «Готово к съемке». В доме Джонсона оборудована студия, именно там он и снимает видео для уроков. У них со съемочной группой есть постоянных график, поэтому они встречаются по определенным дням, чтобы снять ряд видеоуроков. Когда вся команда в сборе, всем предельно ясно, что именно они снимают: те проекты, где стоит статус «Готово к съемке». После съемок сотрудники загружают первичные файлы в отдельную папку на Dropbox, предназначенную для материалов для монтажа. И снова статус проекта в таблице меняется, указывая на то, что материалы готовы к обработке. На этом этапе режиссер монтажа загружает файлы из соответствующей папки и работает над ними, пока не получается готовый продукт. А затем загружает материалы в общую папку. Статус проекта снова меняется и свидетельствует о том, что уроки готовы к выпуску. Определяется дата выпуска, ее указывают в соответствующих строчках таблицы.
И последний шаг — выпуск видеоурока и прилагающегося к нему текстового файла в определенную дату. Этот этап осуществляют два специалиста по управлению контентом сервиса. Они проверяют таблицу, чтобы понять, какие уроки и в какой последовательности должны быть выпущены, загружают материалы из папки и назначают дату выпуска с помощью системы управления контентом. В назначенный день урок, который первоначально существовал в виде идеи, пришедшей в голову Джонсону, появляется в интернете на платформах, с которыми сотрудничает Optimize.
Если говорить о производственном процессе этой компании, больше всего меня поразила координация усилий достаточно большой группы специалистов, работающих в различных странах, с тем чтобы выпустить мультимедийный контент высокого качества, уложившись в жесткий рабочий график. И все это без единого срочного электронного письма или сообщения в мессенджере. Ни одному из квалифицированных белых воротничков, что работают в компании, не приходится заглядывать в свой почтовый ящик или читать сообщения в мессенджере. Почти 100% времени они посвящают тем занятиям, которым обучались. А когда работа выполнена, могут идти отдыхать, потому что им нечего проверять и нет срочных сообщений, на которые приходится отвечать.
Признаться честно, производство информационного продукта требует структурированных усилий. Многие белые воротнички занимаются чем-то более аморфным, и набор их задач постоянно меняется. Чтобы понять, как структурировать их работу с помощью определенных процессов, я попросил Джонсона дать мне возможность изучить, как складывается рабочий день одного из руководителей высшего звена в его компании. Этот сотрудник должен контролировать осуществление разных одноразовых проектов и на регулярной основе пересматривать общую стратегию компании. Джонсон объяснил, что работа этого руководителя ежедневно начинается с трех часов непрерывного усиленного труда, прежде чем он будет знакомиться с входящей информацией. В это время руководитель тщательно анализирует все проекты и принимает информированные решения, в каком направлении двигаться дальше, чему уделить основное внимание, что нужно улучшить, а что — проигнорировать.
Только после завершения утреннего блока работы этот сотрудник начинает заниматься текущими проектами. Чтобы управление проектами имело системный характер, компания Optimize использует инструмент для интерактивного сотрудничества под названием Flow. Этот инструмент позволяет контролировать выполнение задач, связанных с проектами. Каждая задача оформляется в виде карточки, которую можно направить определенному сотруднику и установить срок выполнения. К ней можно прикрепить нужные файлы и информацию, а сотрудники, совместно работающие над заданием, могут
