эту работу вполне достаточно недели.
В первый день вы будете заниматься анализом задач, стоящих перед вашим подразделением. Распишите их на бумаге, обозначьте приоритет каждой, чтобы четко понимать, сколько времени и в какой день уделить той или иной задаче. Потом проанализируйте работу подчиненных. Ознакомившись с их должностными инструкциями, побеседуйте с каждым из них отдельно. На беседу заложите от получаса до часа.
Безусловно, на общение с подчиненными придется потратить силы. Однако в дальнейшем это сэкономит не только время, но и деньги, а также представит вас не только как грамотного специалиста, но и как серьезного управленца.
Перед началом беседы составьте список вопросов, которые вы будете задавать каждому сотруднику. Возможно, по ходу дела появятся дополнительные темы для обсуждения, но базовый список следует подготовить заранее.
Первым задайте самый простой вопрос: чем ваш собеседник, член вашей команды, должен заниматься? Следующие вопросы: чем он занимается на самом деле? Как часто представляет отчеты? В какой форме? Что в них отражается? Где он черпает информацию?
Уточните, есть ли у него необходимые технические средства: имеется ли возможность совершать звонки, писать письма клиентам, выполнять те или иные функции, предусмотренные должностными обязанностями. Ответы записывайте.
При личной беседе с сотрудником важна обратная связь. Попросите рассказать о проблемах, с которыми тот сталкивается каждый день, не перебивайте его, побольше слушайте. Задали вопрос — дайте человеку высказаться: поверьте, вы узнаете много нового.
Это важно
Даже если на первый взгляд вам кажется, что человек несет откровенную чушь, слушайте и записывайте: любая, даже самая острая, память хуже тупого карандаша.
Каждый сотрудник должен быть отмечен в вашем блокноте. Как вы будете его вести, решать только вам: в бумажном, электронном виде, аудиозаписью — непринципиально. Но вы должны четко фиксировать каждый ответ.
После обсуждения запланированных вопросов попросите ответить еще на несколько. В чем заключается система мотивации? За что он получает деньги? Знает ли он, что выполнение либо невыполнение планов влияет на его личный заработок? Если знает, пусть расскажет, как это происходит на практике. Спросите, какие он видит пробелы или недочеты в работе вашего подразделения и компании в целом. Есть ли у него предложения по усовершенствованию работы вашего подразделения либо компании в целом?
После сбора и анализа всей информации о вашем подразделении и ваших подчиненных вы будете четко понимать, как выполняются (не выполняются) поставленные задачи, выявите причину проблем, сможете найти (или наметить) пути решения проблем.
Затем необходимо сформулировать потребности вашего подразделения и озвучить их непосредственному руководителю. Пугаться этого не стоит.
Боязнь подняться на уровень выше
Еще одна серьезная ошибка, свойственная начинающим руководителям, — боязнь перейти на уровень выше и задекларировать свои потребности.
Молодой управленец рассуждает так: «Меня назначили, значит, во мне заинтересованы, мне доверяют, я молодец. Следовательно, я могу быстро все сделать одной левой». Но, не проанализировав вопросы, о которых я говорил выше, он, как правило, начинает спотыкаться: сначала раз, потом два, затем идет череда ошибок. И когда руководитель вызовет его к себе и спросит: «Почему же вы, уважаемый, не справились с поставленными задачами?» — будет поздно рассказывать о том, что у него было недостаточно информации, что он не смог найти общий язык с бухгалтерией, отделом закупок и так далее. Все это делается в первую неделю. Тогда же необходимо ознакомиться со всеми документами, разобраться с целями и задачами подразделения и подготовить предварительный список вопросов вашему непосредственному руководителю.
Когда вы сформируете целостную картину, записывайтесь к нему на прием или договаривайтесь о встрече. Проинформируйте руководителя о проведенной работе, объясните, для чего она была нужна (если вдруг он забыл о ваших планах), и еще раз повторите, что благодаря предварительной подготовке вы сможете избежать потерь и заработать больше денег для компании.
Обратите внимание
Если вы попытаетесь что-то объяснить руководителю, основываясь лишь на своем чутье («Мне так кажется…», «Я бы хотел…»), это не произведет должного эффекта, вы только испортите впечатление о себе. Следует обоснованно, структурированно описать каждую ситуацию. Скорее всего, он не знает в деталях о том, что происходит в каждом подразделении его компании, не до конца понимает, как работает ваше подразделение и почему не выполняются те или иные задачи. Это будет первое, что вы ему объясните и покажете. Дадите, так сказать, развернутый «эпикриз», благодаря которому дальше пойдет лечение.
Да, именно так, ведь вы сейчас пришли в новое для себя подразделение. Даже работая в нем на рядовой должности ранее, вы могли не знать каких-то тонкостей. А благодаря вашему взвешенному подходу не только ваш руководитель отметит ваш профессионализм, но и подчиненные увидят, что вы не пытаетесь делать что-то с кондачка, а действительно хотите разобраться, каким образом добиться лучших результатов.
Первая неделя должна быть посвящена тому, чтобы вы в целом оценили, какие ресурсы у вас имеются: с чем вы вступаете в бой, в определенную игру, а с чем будете двигаться вперед и побеждать.
Если вам понадобится чуть больше времени, зарезервируйте его. Но, поверьте моему опыту, недели достаточно. Пять рабочих дней — хороший срок. Если вы будете заниматься непосредственно только этими задачами, то все успеете сделать.
Беседа с руководством
На встрече со своим руководителем вы должны изложить ему всю картину целиком, разъяснить все вопросы, возникающие внутри подразделения, запросить дополнительные ресурсы (если таковые понадобятся) и обосновать свои соображения конкретными фактами, аргументируя каждую позицию конкретными цифрами. На следующем этапе вы сможете попросить внести изменения в те или иные процессы, обеспечить дополнительные ресурсы, снять непрофильные задачи и так далее. Это будет зависеть от того, какие проблемы вы сумеете выявить за первую неделю работы в новой должности.
После предварительного анализа документов, планов, состояния ресурсов и так далее попросите у руководителя помощи или поддержки — но не в части ваших прямых обязанностей. Помощь должна быть связана с определенным административным ресурсом. Допустим, подразделению не хватает бензина для автомобилей. Соответственно, вы должны представить расчет: столько-то километров проезжают ваши менеджеры, столько-то бензина предусмотрено, а фактический расход вот такой. Бензина не хватает, и сотрудникам приходится заправляться за свой счет. Кроме того, можете предложить изменить систему мотивации внутри подразделения, но это уже следующий этап.
Это важно
Вы должны проинформировать начальство обо всех недочетах и недоработках, выявленных в подразделении, но не с позиции проверяющего — вы не ревизор. Решать данные проблемы предстоит именно вам как руководителю. Следовательно, вы должны подсветить узкие места с позиции человека, который в ближайшее время будет отвечать
