Получение отчетов, необходимых ежедневно или ежемесячно, желательно автоматизировать.
В результате проведенной работы будет сформирован Реестр отчетов по форме:
Реестр следует утвердить приказом. К Реестру необходимо приложить все формы отчетов, указанные в нем. Последующие корректировки форм, введение новых отчетов или упразднение старых необходимо также утверждать приказами.
В идеале все отчеты должны формироваться автоматически. В автоматизированных отчетах в графе «Ответственный» будет проставлено «автоматическое формирование», а получатель такого отчета приказом о введении данного Реестра получает право его формирования (право доступа в АС).
Система контроля исполнения внутренних нормативных документов и поручений
Все помнят, как выглядит типовая форма приказа:
Об утверждении Единого корпоративного реестра программного обеспечения ООО «Красочный мир»
В связи с внедрением в ООО «Красочный мир» системы управления программными активами в соответствии с международным стандартом ISO/IEC 19770-1:2006
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить Единый корпоративный реестр программного обеспечения ООО «Красочный мир» (приложение 1).
2. Утвердить Положение о Едином корпоративном реестре программного обеспечения в ООО «Красочный мир» (приложение 2).
3. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителя Генерального директора по информационным технологиям Иванова И.И.
Генеральный директор Петров П.П.
Последний пункт приказа обычно такой: «Контроль оставляю за собой» или «контроль возложить на…» и подпись директора. На практике директор не в состоянии лично контролировать и следить за сроками и объемами выполнения поручений, указанных в приказе. Как правило, контроль исполнения осуществляют сотрудники отдела делопроизводства, которые регистрируют приказ и вносят данные из него в реестр поручений, который ведут в рабочем порядке в таблицах Excel.
Если есть система электронного документооборота (СЭД), то контроль исполнения осуществляется автоматически путем задания сроков и отправки поручений/документов исполнителю. Исполнитель получает электронную копию приказа, в назначенный срок направляет отчет о выполнении поручения либо обосновывает продление сроков. Сотрудники делопроизводства осуществляют мониторинг просроченных поручений.
Значительная часть поручений выдается во время совещаний. Поэтому необходимо внедрить эффективную систему ведения протоколов: сотрудник отдела делопроизводства (или любой другой ответственный сотрудник) ведет протокол во время совещания сразу в электронном виде по заданной форме. Руководитель совещания четко формулирует пункты протокола и поручения – диктует их.
В результате в течение одного-двух часов после совещания его участникам высылается утвержденный протокол с поручениями.
Мы неоднократно успешно внедряли подобную систему. Основная трудность – убедить руководителей сразу формулировать вслух пункты протокола для записи под диктовку. Почему-то многие считают, что секретарь или делопроизводитель должны сами догадаться, о чем идет речь, и самостоятельно сформулировать поручения. Приходилось указывать на нелогичность такого подхода: «Получается, у вас секретари не уступают по квалификации руководителям фирмы?»
Ведение протокола на бумаге или последующая расшифровка аудиозаписи значительно снижают скорость и качество создания протокола, что, в свою очередь, удлиняет сроки выполнения поручений и тормозит работу фирмы.
Контроль выполнения планов работ, как правило, осуществляется во время еженедельных/ежемесячных итоговых совещаний, поскольку многие планы являются взаимосвязанными и их выполнение зависит от нескольких подразделений. Во время совещания удобно обсуждать ход исполнения со всеми участниками.
Контроль бизнес-процессов
В организации контроль бизнес-процессов осуществляется в рабочем порядке – путем мониторинга приказов, связанных с изменениями организационной структуры, появлением новых штатных единиц и т. п. Ответственный сотрудник вносит необходимые коррективы в действующие бизнес-процессы.
Кроме этого, аудит бизнес-процессов желательно проводить в плановом порядке не реже одного раза в год: проверять актуальность, эффективность и нагрузку на сотрудников. По результатам аудита оформляют предложения о сокращении численности или необходимости расширения штата.
В крупных компаниях для этих целей создают административный департамент с функциями делопроизводства, контроля исполнения и бизнес-аудита.
В небольших фирмах работу с организационной структурой и бизнес-процессами поручают отделу персонала, юристам или отдают на аутсорсинг.
Аттестация персонала
Аттестация – это форма контроля качества персонала, соответствия его квалификации текущим требованиям.
Рекомендуется проводить аттестацию не реже одного раза в два-три года.
Процедура аттестации требует тщательной подготовки и скрупулезного соблюдения законодательства. Поэтому в комиссию по проведению аттестации обязательно должен входить юрист.
Аттестация помогает:
• выявить и, при необходимости, уволить некомпетентных работников;
• сформировать план по повышению квалификации сотрудников;
• выявить «избыточную квалификацию» работников и сформировать предложения по карьерному росту внутри компании для таких сотрудников.
Регулярное проведение аттестации мотивирует персонал повышать свои компетенции и актуализировать профессиональные знания. В сочетании с качественной системой обучения и повышения квалификации она дает хорошие результаты.
Всякий раз, когда в текущем процессе появляются отклонения, надо задать следующие вопросы:
«Это случилось потому, что у нас не было стандарта?
Это случилось потому, что мы не следовали стандарту?
Это случилось потому, что стандарт не был адекватным?»
Масааки Имаи, «Гемба кайдзен: путь к снижению затрат и повышению качества»
Идея, что время от времени необходимо переосмысливать бизнес-процессы, чтобы делать их более эффективными и исключать нерациональные элементы, актуальна сегодня как никогда прежде.
Чтобы построенная модель фирмы не теряла свою эффективность, необходимо периодически проводить бизнес-аудит: проверку соответствия бизнес-процессов потребностям бизнеса, внутренним нормативным документам, которые их регулируют, и действующему законодательству.
