В крупных фирмах создают специальные подразделения, ответственные за разработку, внедрение и мониторинг эффективности бизнес-процессов.
Если такого подразделения или сотрудника нет, то бизнес-аудит проводят не реже одного раза в год при помощи консалтинговой компании или приглашенного специалиста.
Корректировку организационной структуры следует осуществлять в рабочем порядке после каждого изменения названий должностей, подразделений или введения новых должностей.
Как проверить актуальность бизнес-процессов?
Нужно пройти по всей цепочке операций, провести интервью с каждым из участников и определить:
1. В точности ли соответствуют осуществляемые операции тем, которые изложены в описании бизнес-процесса?
2. Какие проблемы возникают при осуществлении операций?
3. Удовлетворяют ли документы, которые оформляются в процессе?
4. Не утратили ли актуальность некоторые операции или документы?
5. Не появились ли новые операции или бизнес-процессы, ранее не регламентированные?
6. Соответствует ли бизнес-процесс законодательству и правилам ведения бухгалтерского учета?
В результате такого обследования могут появиться корректировки внутренних нормативных документов и техническое задание на доработку автоматизированной системы (напомним, что автоматизированная система должна соответствовать бизнес-процессам, а не наоборот). При проведении бизнес-аудита осуществляют мониторинг загруженности сотрудников. Делают это при помощи Регламента работы сотрудника: проверяют участие сотрудника в операциях и время, затрачиваемое им на каждую операцию. По итогам получают обновленный РРС и резюме о степени загруженности сотрудника.
На основании анализа бизнес-процессов и РРС оформляют предложения о внесении изменений в структуру: необходимости приема дополнительных сотрудников или сокращения должностей, или совмещения функций и т. п.
После утверждения изменений в бизнес-процессах и функциях сотрудников оформляют новые описания рабочего места (ОРМ) и должностные инструкции.
Аудит, проведенный консалтинговой фирмой, выявит все риски, которые не замечают владельцы бизнеса и руководители фирмы.
Фирма, состоящая из нескольких юридических лиц. Собственник бизнеса не хочет быть учредителем ни в одной из них, поэтому зарегистрированными собственниками являются простые сотрудники фирмы – это нечто вроде почетной обязанности. Называется «числиться учредителем». Если сотрудник увольняется, то фирму переоформляют на другого работника, которого удается уговорить.
Наш вопрос о безопасности такой системы даже не понимают:
– А если этот человек продаст вашу фирму каким-нибудь бандитам?
– ?!! Да что вы, такого не может быть…
– Почему? Обидится на что-нибудь и продаст за несколько миллионов, он же собственник по документам.
– Да зачем? Кому это надо?
– Элементарно: вы неправильно оформляете отгрузки между своими фирмами (нет подписей, печатей, доверенностей, некоторые документы вообще не оформлены на бумаге), при этом платежи происходят регулярно. Новый собственник фирмы запросит обороты по расчетному счету в банке, наймет хорошего юриста и совершенно законно выставит вашей другой фирме иск за последние три года за непоставленную продукцию. Это десятки или сотни миллионов рублей.– …………………
– Ну, хорошо. Пусть не продаст. Но с человеком может все что угодно случиться, он может внезапно умереть, например, в результате автоаварии. Тогда вам придется иметь дело с его наследниками, которым после его смерти перейдет ваша фирма и которые не связаны с вами никакими добрыми отношениями. Вы на ровном месте получите массу проблем. Самое интересное, что при дальнейшем разговоре выясняется, что у собственника бизнеса нет никаких конкретных причин для объяснения своего нежелания быть собственником официально.
Бизнес-аудит, проведенный консалтинговой фирмой, может выявить системные ошибки, заложенные самими руководителями фирмы в бизнес-процессы.
Изучаем процесс отгрузки в крупной производственной фирме.
– У нас все очень строго: при отсрочке платежа, пока покупатель не оплатит поставку, мы ему накладную не отдаем.
– Простите?.. А товар когда отдаете?
– Товар отдаем сразу, но накладную они получат только после оплаты.
– То есть у вас не остается никаких доказательств передачи товара покупателю? Как следствие, не возникает дебиторская задолженность в учете… А как вы контролируете долги?
– Ну, у нас в оперативном учете числится отгрузка…
Это реальное предприятие, не плод нашей фантазии. Продают элитную мебель стоимостью до миллиона рублей и фактически каждый раз рискуют просто подарить очередной, отгруженный без документов, комплект.
Можно только догадываться о размере ущерба в этой фирме – ведь неоплаченные отгрузки даже в судебном порядке нельзя доказать по причине отсутствия оформленных документов. Не говоря о возможностях махинаций для сотрудников: удалили отгрузку из оперучета, и никаких следов не осталось.
Невероятно, но такая система была сознательно, из лучших побуждений, внедрена финансовым директором этой фирмы.Думаете, редкий случай? Вовсе нет. Мы еще с таким сталкивались:
– Мы оформляем накладную только на сумму оплаты заказа.
– А заказ тоже отдаете по частям?
– Нет, весь комплект отдаем сразу, но накладную оформляем только в размере предоплаты.
– Как же вы определяете, какие позиции внести в накладную? Ведь их стоимость может в точности не совпасть с суммой предоплаты?
– Мы подбиваем, включаем позиции, подходящие по сумме…
– Значит, ваш клиент физически получает заказ полностью, но часть позиций в накладной не указана… А если он следующий платеж по этому заказу сделает не на остаток, а тоже частично?
– Ну, на эту сумму и оформим следующую накладную.
– Скажите, зачем вы это делаете?
– Чтобы не запутаться.
– !..
Хочется поставить много «ржущих» смайликов. Каждый раз в таких ситуациях мы не могли поверить, что эти «перлы» на самом деле, всерьез происходят. Пытались искать скрытый смысл: может, они думают, что таким образом НДС оптимизируют? Но нет – фирмы на «упрощенке», никаких причин, кроме безграмотности постановщиков бизнес-процессов, не просматривается.
