Ознакомительная версия.
Под номером 2 собраны не срочные, но важные дела. Дела данной категории могут стать самыми важными для вас, предпринимателей-лидеров, с точки зрения потраченного на них времени. Речь идет о вещах, которые влияют на качество жизни и бизнеса, возможно, больше, чем какие-либо другие. Это физические упражнения, стратегическое планирование, постановка целей, чтение деловых книг по лидерству/бизнесу, обучение на одном или нескольких курсах, построение взаимоотношений, молитва, вечер с супругой, выходной день, посвященный поиску новых идей и решению проблем, управление личными накоплениями и даже замена масла в автомобиле. Мы все согласны с тем, что эти дела не срочные, но важные. Оглядываясь в прошлое, мы понимаем, что эти вещи, вероятно, были самым важным, чем мы когда-то занимались. Мы с вами живем в таком обществе, где желание постоянно быть в движении соответствует духу времени. Но когда вам предстоит выполнить какое-либо дело, относящееся к категории важных, вам хочется сперва взять небольшую передышку, успокоиться и только потом взяться за него. Это «кирпичики», из которых выстраиваются идеальная жизнь и бизнес, и так как подобные дела не являются срочными, то мы склонны избегать их.
Любопытно, что если мы не занимаемся делами, относящимися к категории 2, то в итоге они переходят в группу 1 и становятся срочными. Если вы не занимаетесь физическими упражнениями и неправильно питаетесь (просто потому что у вас нет на это времени), то отдыхать от работы вам придется уже в больнице. Если же вы не будете уделять внимание жене, то придется потратить время на психолога по вопросам брака или на адвоката по разводам. Если не провести замену масла в двигателе, то придется покупать новый автомобиль. Эти не особо срочные дела: если вы их проигнорируете, они могут повлечь за собой крупные расходы, поэтому следует распределять свое время, концентрируясь на делах категорий 1 и 2, по возможности избегая дел, находящихся в группе 4, и поручать кому-либо дела под номером 3.
Контроль над временем при помощи списка дел, обязательных для выполнения
На семинарах по управлению временем я часто слышал такое утверждение: «Если вы каждое утро будете тратить 15 минут на то, чтобы распланировать свой день, то ваша эффективность повысится на 20 %». Если вы читаете эту книгу, то я сильно сомневаюсь, что вы впустую тратите пятую часть своего дня, но я практически уверен в том, что некоторые члены вашей команды все-таки проводят какую-то часть своего рабочего времени зря. Следовательно, когда вы начнете должным образом управлять временем и обучать свою команду этим принципам, то существенно повысится не только производительность сотрудников, но и их удовлетворение от работы. Помните, что чем большее удовлетворение работник испытывает, тем активнее он продвигается к цели.
Очень простой метод управления своим рабочим временем заключается в том, чтобы перед началом работы составить список дел, обязательных для выполнения, с учетом их приоритетности. Каждое утро необходимо составлять список дел, которые должны быть выполнены в течение дня. После составления списка следует взглянуть на него и определить, что именно должно быть сделано сегодня и только сегодня. Напротив каждого такого дела нужно написать букву «А». После этого следует посмотреть на остальные дела и задаться вопросом: что желательно сделать сегодня? Напротив таких дел поставьте букву «B». Оставшиеся в списке дела должны быть обозначены буквой «C», и если эти дела не будут перемещены в группу дел под буквами «B» или «А» в течение нескольких недель, то они должны быть поручены кому-либо. А теперь следует посмотреть на дела под буквой А и определить, какой отдельный пункт списка является наиболее важным и должен быть выполнен сегодня, и если это все, что мы успеем сделать за день, будет ли это нормально? Поставьте цифру «1» напротив такого дела, чтобы оно было обозначено как А1. Затем задайте себе вопрос, какое дело по важности следует за А1, отметив его как А2, а далее пометьте таким же образом все дела под буквами «B» и «C». Безусловно, после этого необходимо переписать весь список, начиная с А1 и до последнего дела под буквой «А», затем продолжить с B1 и до последнего пункта под этой буквой и, разумеется, с С1 до последнего дела, обозначенного буквой «С».
Теперь первым пунктом списка идет самое важное дело, которое непременно нужно выполнить сегодня – А1. Я называю его соусом к стейку, в честь соуса А-1[5]. Приправьте ваш стейк соусом. Иными словами, тратьте ценные моменты своей жизни на выполнение важной работы, а не на чтение бессмысленных писем, приходящих по электронной почте. Когда вы будете начинать свой день в соответствии со списком дел, то в течение первого часа вам предстоит пройти определенное испытание. Вы оторветесь от дел и увидите, что кто-то из сотрудников стоит в дверях вашего кабинета с чашкой кофе в руках и «проблемой», о которой он хочет поведать, или срочным вопросом. Вы должны научиться смотреть на таких людей и спрашивать себя: их проблема – это соус к стейку? Является ли они более важными, чем ваше дело А1? Как правило, нет.
Когда наша компания была еще молодой и работало в ней человек 10, одна девушка из отдела продаж каждый раз приходила ко мне в кабинет, когда копировальный аппарат по какой-либо причине заклинивало. Мне понадобилось немало времени для того, чтобы научиться не вскакивать и не бежать ремонтировать копировальный аппарат, а вместо этого заставить ее найти кого-либо другого, кто мог бы решить эту проблему. С другой стороны, несколько лет назад, когда утром я сидел за столом и только приступил к первому делу из моего небольшого списка, в дверях кабинета вдруг появился начальник отдела персонала и сообщил мне, что сотрудники вызвали скорую помощь, потому что один молодой человек потерял сознание. Очевидно, что это событие было более важным, чем любое дело А1, поэтому я подошел к этому парню и был рядом с ним, когда он пришел в сознание. Этот случай закончился хорошо – хотя парня и забрала скорая, с ним было все в порядке, просто возникли проблемы с сахаром крови. А затем, как говорит Брайан Трейси, «нужно возвращаться к своему списку».
Когда ваш день тщательно распланирован, то у вас появляется критерий, руководство к действию и механизм измерения, которые позволяют оценить продолжительность вынужденного перерыва в выполнении дел, а также определить точку, в которой ваша работа остановилась.
Когда я был молодым предпринимателем, но еще не предпринимателем-лидером, я часто пытался управлять результатами работы. Я старался повысить объем продаж, или поднять дух своей команды, или увеличить прибыль компании. Но впоследствии я понял, что именно процесс влияет на результат, а не наоборот. А значит, управлять надо процессом. Если отдел продаж моей компании станет совершать больше звонков, то закономерным результатом этих действий будет повышение прибыли компании. Если мы будем зорко следить за затратами компании, то сможем сформировать такую культуру внутри команды, которая позволит избежать лишних затрат и повысить доходы, что в результате приведет к увеличению прибыли. Если же я хочу улучшить психологическую атмосферу в своей команде, я должен внимательно следить за тем, как каждый из моих сотрудников справляется со своими задачами, в результате чего настрой всей команды улучшается. Будьте осторожны при управлении своим временем и временем своей команды, так как результат работы зависит от того, каковы особенности вашей деятельности. Не пытайтесь бороться с последствиями; устраните проблему, которая привела к ним.
Ознакомительная версия.
