• фиксация изменений содержания и статуса документа;
• обеспечение наличия соответствующих версий документов в местах их применения;
• обеспечение сохранения документов четкими и легко идентифицируемыми;
• предотвращение использования устаревших документов.
Цели в области качества должны быть установлены в соответствующих подразделениях в организации, должны быть измеримы и согласованы с политикой в области качества.
Политика в области качества
Стандарты серии ISO рекомендуют начинать внедрение СМК с разработки «Политики в области качества». Руководство компании использует этот документ как средство управления организацией с целью улучшения ее деятельности. Политика в области качества является равноправной и согласованной частью стратегии компании при выполнении ее миссии. При разработке указанной политики стандарты серии ISO рекомендуют учитывать:
• уровень и вид будущих улучшений, необходимых для успешной деятельности организации;
• ожидаемую степень удовлетворения потребителей;
• профессиональное развитие работников организации;
• потребности и ожидания других заинтересованных сторон;
• потенциальный вклад поставщиков в качество продукта....
Пример [12].
Содержание политики руководства компании в области качества проиллюстрировано на рис. 6.3.2 и 6.3.3, общая политика компании на среднесрочный период – на рис. 6.3.4.
Рис. 6.3.2. Объявления политики в области качества (пример [12])
Рис. 6.3.3. Объявления стратегических принципов управления в сфере повышения качества (пример [12])
Рис. 6.3.4. Объявления общей политики руководства компании на среднесрочный период (пример [12])
Руководство по качеству
Основополагающим документом СМК является «Руководство по качеству». Структура этого руководства представлена в табл. 6.3.1 и раскрывает, как в компании реализованы требования к системе менеджмента качества [12].
Таблица 6.3.1
Концепция (политика) развития компании
Концепция (политика) развития компании вытекает из Стратегии компании и определяет цели развития организации, основные мероприятия для их достижения, задает вектор совершенствования и развития. Структура документа представлена в табл. 6.3.2.
Пример структуры
Таблица 6.3.2Окончание табл. 6.3.2
Нормативная документация в составе СМК Нормативные документы СМК (помимо руководства по качеству) описывают процессы, происходящие под управлением СМК. С позиции процессного подхода для каждого такого процесса следует определить требования к его поставщикам, требования его потребителей, алгоритм (или описание) выполнения, параметры процесса, ресурсы и управляющие воздействия на процесс.
Реестр документов СМК
Реестр документов СМК – это перечень действующих документов СМК. Он включает название документа, его назначение, автора, сроки действия, актуальность и, если необходимо, другие реквизиты в графе «Примечания». В компании реестр документов СМК является составной частью общего реестра документов, примерный состав которого приведен в теме 4.
В ходе построения СМК определяются процессы, вовлеченные в систему, и для каждого из них необходимо принимать решение о целесообразности его документирования. В итоге реестр постоянно дополняется.
Документооборот находится под управлением системы (в том числе СМК), если он в этой системе зарегистрирован. Из этого следует, что там, где это уместно, на документ должна быть ссылка из документа более высокого уровня.
При использовании электронного документооборота вид реестра существенно не изменится.
Планы, графики Предназначены для планирования создания и развития СМК, содержат описание мероприятий, запланированных для достижения целей в области качества. Графики составляют для планирования проверок, инспекций, испытаний, а также текущей деятельности.
Текущая документация
К текущей документации относятся те документы, которые появились в результате выполнения работ. Для структурированного представления, учета, обновления и анализа документации в компании разрабатывается реестр документов (см. элемент 4.5). К текущей документации предъявляются следующие требования:
• четкость, понятность;
• легкая идентифицируемость;
• восстанавливаемость.
Для текущей документации определяются средства управления, обеспечивающие ее идентификацию, хранение, защиту, восстановление, определение сроков хранения и изъятия.
Текущая документация ведется и поддерживается в рабочем состоянии для предоставления свидетельств соответствия требованиям и результативности (в ряде случаев – эффективности) функционирования СМК.
Организационно-распорядительная документация Организационно-распорядительной документации посвящена тема 8 данного Навигатора.
Записи Состав записей, требуемых стандартом ГОСТ Р ИСО 9001:2001, приведен в табл. 6.3.3. Требования к структуре форм записей не регламентируются, за исключением того, что они должны оставаться четкими, легко идентифицируемыми и восстанавливаемыми.
Таблица 6.3.3
Продолжеие табл. 6.3.3
Продолжеие табл. 6.3.3
Окончание табл. 6.3.3
6.4. Управление документацией
Рис. 6.4.1. Управление документацией
Управление документацией – функция менеджмента, которая распространяется на жизненный цикл документов компании, включая их создание, «прохождение по службе», временное хранение, передачу на постоянное хранение или уничтожение. Управление документацией является составной частью управления информационными ресурсами компании, одной из основных функций менеджмента в ее организациях [7].
Управление документацией основывается на Государственной системе документированного обеспечения управления. В компании разработана и поддерживается в рабочем состоянии процедура управления документацией системы качества, определяющая порядок разработки, утверждения, регистрации, размножения, внедрения, хранения, проверки, учета, внесения изменений, пересмотра и отмены документов (рис. 6.4.1).
Управление документацией – это:
• организация полного и точного документирования деятельности компании, создание соответствующих форм документов;
