• контроль за объемом и качеством создаваемых документов;
• упрощение деятельности по созданию, накоплению и использованию документов;
• надежное хранение документации и своевременная ликвидация ненужных документов;
• правовое обоснование всех аспектов управления документацией.
Цели управления документацией:
• сохранение и анализ информации, что обеспечивает конкурентоспособность компании;
• сокращение времени и повышение точности обработки информации, улучшающие управляемость компании;
• учет прошлых ошибок, предотвращающий их повторное появление;
• устранение избыточной деятельности и, как следствие, снижение расходов.
В системе качества установлен следующий порядок разработки документов:
1) планирование разработки документа;
2) разработка проекта документа и рассылка его на отзыв заинтересованным службам;
3) сбор и обработка отзывов и подготовка окончательной редакции документа;
4) согласование документа с заинтересованными службами компании и предоставление его руководству соответствующего уровня на утверждение.
Все эти операции проходят с применением информационных технологий, позволяющих до минимума сократить сроки внедрения нормативных документов компании.
Управление документацией складывается из трех основных составляющих, которые в совокупности позволяют достигнуть эффективности «документальной» деятельности и способствовать развитию компании за счет систематического использования документированной информации. Элементы управления документацией охватывают полный жизненный цикл документов.
1. Создание документов. Этот элемент предусматривает установление необходимого перечня используемых документов, их наименований и функционального назначения, проектирование форм документов, наблюдение за использованием, применение современных информационных технологий для составления документов.
2. Хранение и использование документированной информации. Этот элемент охватывает формирование папок, создание файлов и систем поиска документов и информации, развитие систем передачи информации, телекоммуникаций, копирования и тиражирования документов; создание центров хранения документов.
3. Передача документов на хранение. Этот элемент включает составление перечней документов со сроками хранения, оценку документов, идентификацию и описание каждого документа и комплексов документов. Ценность и необходимость сохранения признается за документами, которые могут служить для доказательства существовавших сделок.
...
Справка. МС ИСО серии 9000 версии 2000
МС ИСО 9000:2000 – СМК. Концепция и словарь
МС ИСО 9000:2000 – СМК. Требования
МС ИСО 9000:2000 – СМК. Руководство
МС ИСО 9000:2000 – Аудит СМК
Часть III. Решения для регламентации процессно-ориентированной деятельности и СМК
7. Политики компании в области регламентации бизнес-процессов
8. Политики компании в области разработки положений о подразделениях и должностных инструкций
9. Применение информационных технологий при разработке моделей и регламентов организации деятельности
10. Практикум. Создание комплексной системы моделирования и регламентации деятельности компании в целях развития ее корпоративной архитектуры и СМК
7. Политики компании в области регламентации бизнес-процессов
Ключевые понятия
• Бизнес-процесс – устойчивая, целенаправленная совокупность взаимосвязанных видов деятельности, которая по определенной технологии преобразует входы в выходы, представляющие ценность для потребителя.
• Владелец бизнес-процесса – должностное лицо, которое имеет в своем распоряжении персонал, инфраструктуру, информацию о БП, управляет его ходом и несет ответственность за результаты и эффективность БП.
• Модель бизнес-процесса функциональная – модель БП, отражающая его функциональный состав, закрепление функций процесса за исполнителями.
• Регламентация бизнес-процессов – применяемые компанией способы описания (формализация последовательности, ответственности, системы взаимодействия исполнителей и др.), а также порядок улучшения БП, отражаемые в нормативно-методических документах.
•
Функции – обособленные повторяющиеся виды деятельности компании, выполняемые на постоянной основе.
Рис. 7.0.1. Схематичное представление бизнес-процесса деятельности компании 7.1. Корпоративная архитектура – структурированноеописание организации деятельности компании
Рис. 7.1.1. Пирамида регламентов компании в области представления бизнес-процессов
Специалисты обращают внимание на то, что сегодня на смену наборам слабо увязанных между собой отдельных регламентирующих документов приходит система взаимосвязанных и взаимосогласованных (в рамках корпоративной архитектуры) регламентов.
Корпоративная архитектура определяет основные применяемые компанией способы организации деятельности и отражает их взаимосвязи. Многие утверждают, что регламентация компании (а не только ее БП) начинается с корпоративной архитектуры.
Пирамида регламентов в области представления БП представлена на рис. 7.1.1. Уровень «Политика компании в области представления корпоративной архитектуры» определяет политику регламентации в различных областях деятельности компании, в том числе и в области регламентации БП. Уровень «Политики компании в области регламентации бизнес-процессов» содержит общие правила регламентации БП и служит руководством для разработки «Политики регламентации бизнес-процессов по направлениям деятельности компании». «Порядки исполнения бизнес-процессов» – следующий по подчиненности комплект документов, регламентирующий исполнение БП и детализируемый «Порядками исполнения процедур». На практике типология применяемых компанией документов может быть сокращена за счет возможности объединения нескольких документов.
Еще одна новинка последних лет: сегодня компании часто стремятся дополнить состав нормативно-методических документов регламентации БП, задаваемых стандартами ISO, за счет применения моделей БП, т. е. модель становится одной из форм представления регламентов и организации деятельности и используется наряду с традиционными документами.
Модель бизнес-процесса – прикладное представление (в заданной нотации) исполняемых компанией работ.
