2) сообщение ответственным лицам краткосрочных целей;
3) составление бюджетов предприятия;
4) утверждение бюджетов;
5) исполнение утвержденных руководством бюджетов;
6) сбор, обработка и анализ фактических данных по исполнению бюджетов;
7) корректировка краткосрочных целей и / или бюджетов предприятия (при необходимости такой корректировки).
Выбор краткосрочных целей предприятия на планируемый период. Основой для выбора краткосрочных целей, которых предприятие должно придерживаться в течение планируемого периода, является бизнес-план. Показатели деятельности на планируемый период (например, объемы реализации продукции в натуральном выражении, стоимость реализованной продукции, маржинальный доход, поступление и перечисление денежных средств, прибыль предприятия, товарно-материальные запасы и т. д.) должны соответствовать аналогичным показателям в бизнес-плане.
Такое соответствие может быть обеспечено, если бюджеты, представленные в бизнес-плане предприятия, составлены с такой же разбивкой по периодам, с какой выполняется бюджетное планирование в краткосрочной перспективе. Например, бизнес-план предприятия составляется на двухлетний срок, при этом план на первый год составляется с помесячной детализацией (разбивкой), а на второй год – с квартальной. В этом случае показатели на предстоящий месяц (при бюджетном планировании в течение первого года) должны определяться в зависимости от значений аналогичных показателей бизнес-плана для соответствующего месяца.
В то же время итоги месячных бюджетов, составленных за один квартал (в течение второго года планирования), должны соответствовать аналогичным показателям бизнес-плана для соответствующего квартала второго года планирования. Такая согласованность показателей обеспечивает взаимосвязь процессов краткосрочного и долгосрочного планирования. Но если такое соответствие не обеспечивается, причем наблюдаются существенные расхождения показателей краткосрочных планов и бизнес-плана, то может возникнуть необходимость в корректировке бизнес-плана и стратегических целей предприятия.
Сообщение ответственным лицам краткосрочных целей. Краткосрочные цели на планируемый период, выбранные на предыдущем этапе, должны быть доведены до руководителей служб и подразделений, которые будут непосредственно участвовать в подготовке бюджетов. Данная процедура необходима для достижения единства целей, причем информирование ответственных лиц, как правило, осуществляется в письменном виде (приказом или служебной запиской).
Составление бюджетов предприятия. Процесс подготовки бюджетов состоит из следующих этапов: первоначально бюджеты формируются отдельно для каждого функционального подразделения, затем проводится анализ на соответствие краткосрочным целям и проверка согласованности бюджетов по подразделениям. Данную процедуру выполняет либо бюджетный комитет, либо финансово-экономическая служба предприятия. Ошибка в бюджетах, пропущенная на данном этапе, скорее всего проявится в будущем – при анализе отклонений фактических значений показателей от планируемых. Далее формируются бюджеты по центрам ответственности. На практике некоторые расходы и доходы планируются теми функциональными подразделениями предприятия, в чью профессиональную сферу деятельности они входят. Однако в дальнейшем эти общие расходы подлежат распределению по соответствующим центрам ответственности. Типичным примером является планирование арендной платы. Общая сумма платежей за арендуемые помещения, как правило, определяется в отделе по управлению имуществом, но затем распределяется между всеми центрами ответственности в соответствии с занимаемой ими площадью.
Утверждение бюджетов предприятия. Этап планирования завершается утверждением бюджетов руководителем предприятия. К этому моменту бюджеты всех подразделений (центров ответственности) должны быть согласованы между собой. После утверждения окончательный вариант бюджетов рассылается ответственным исполнителям и в дальнейшем служит для них руководством к действию.
Исполнение утвержденных руководством бюджетов. Руководители подразделений несут ответственность за исполнение бюджетов, составленных на планируемый период. Однако в процессе работы предприятия может возникнуть необходимость пересмотра подготовленных ранее бюджетов (до окончания планируемого периода), если текущие результаты деятельности предприятия существенно отличаются от планируемых. Например, может возникнуть ситуация, когда еще задолго до окончания месяца станет очевидным, что фактические продажи окажутся ниже прогноза сбыта продукции, который был первоначально подготовлен отделом маркетинга. Но даже после составления нового плана продаж на текущий месяц (и соответственно всех остальных бюджетов) ответственность отдела маркетинга за подготовленный ранее прогноз не должна снижаться.
Процедура сбора, обработки и анализа фактических данных по исполнению бюджетов. Такая процедура необходима для обеспечения контроля над финансово-хозяйственной деятельностью отдельных подразделений и всего предприятия в целом. В результате выполнения данной процедуры формируются отчеты по исполнению бюджетов для каждого подразделения (либо центра ответственности).
На практике могут применяться два возможных варианта такой процедуры.
1. Фактические данные подготавливаются финансово-экономической службой на основании данных бухгалтерского либо управленческого учета. После составления отчета, который содержит только финансовые данные, финансово-экономическая служба направляет его соответствующему функциональному подразделению, которое в письменном виде отчитывается по каждому отклонению, превышающему заданное значение.
2. Фактические данные собираются и сводятся в отчет непосредственно функциональными подразделениями предприятия; по каждому значительному отклонению даются подробные разъяснения в письменном виде. В этом случае контролирующая финансово-экономическая служба должна иметь возможность проверить предоставленные подразделениями отчеты.
Все отчеты об исполнении бюджетов должен рассматривать бюджетный комитет. Как только получено одобрение бюджетного комитета, отчеты подписываются руководителем предприятия.
Корректировка краткосрочных целей и / или бюджетов предприятия. В процессе функционирования предприятия может быть выявлено, что фактические данные по исполнению бюджетов существенно отличаются от плановых значений. Причинами, которые обусловливают такое существенное отклонение, могут быть:
