Пэт Никерсон - Ловушка времени. Классическое пособие по тайм-менеджменту

В бизнесе правило сортировки и определения очередности соблюдается похожим образом. Срочность используется как фактор, помогающий выбрать между двумя одинаково серьезными бизнес-задачами. Если вы распределяете задания согласно их объективной важности, то вас не завалят вопросами все те, кто считают себя самыми главными. Вы хорошо усвоите следующее правило: срочность не может быть прежде важности. Спокойно поразмышляйте над этим, пересматривая ваш текущий и ожидаемый объем работ.

Вот что говорит о многозадачности и сортировке в военной обстановке Ричард Ширли, менеджер информационных систем из Сан-Диего, работающий в оборонной промышленности:

Определение приоритетности проектов – мой любимый способ экономии времени. Я сортирую задания, основываясь на степени их важности и срочности. Я не даю множеству дел одновременно стать одинаково важными и срочными. Это помогает мне не скатиться к отсталому способу управления. При успешном управлении временем я обращаюсь с большинством дел как с важными, чтобы они не стали срочными.

Я стараюсь сохранять сосредоточенность на задаче, поскольку меня постоянно прерывают.

Особый запрос информации или помощи может остановить все остальное. И здесь снова пригодится сортировка. Если вопрос не терпит отлагательств и ему требуется уделить внимание немедленно, я прерываю работу и обращаюсь к этой проблеме.

Зачастую мгновенное внимание получает тот, у кого большее влияние. Если я в этот момент пишу электронное письмо, то сохраняю его черновик, чтобы вернуться к нему позднее, или устанавливаю напоминание в программе Outlook. Также я не позволяю, чтобы с момента, как я отвлекся, и до момента возвращения к делу прошло слишком много времени. (Я обнаружил, что при попадании в эту ловушку моя сосредоточенность быстро снижается.) Раньше я сильно не любил перерывы в работе, а теперь подхожу к ним с пониманием – они помогают мне тренировать навыки тайм-менеджмента и развивать терпимость по отношению к людям.

Ваша задача в обретении лучшей способности управлять временем состоит в том, чтобы в конце любого трудного дня задавать себе вопросы, перечисленные ниже.

• Сколько минут или часов я смог не отвлекаться? (Радуйтесь, если вам удалось обойти обычного менеджера с его восемью минутами покоя и концентрации!)

• Как часто я настаивал на том, что важность превыше срочности? (Радуйтесь, если гордитесь своим ответом!)

• Что в моей работе принесло пользу тем, для кого я работаю? (Радуйтесь, если ответ вам приятен!)

• Удалось ли мне договориться о том, чтобы ожидания были реалистичными (количество, качество и время), и тем самым определить важность каких-либо дел? (Радуйтесь, если да!)

• Сколькие из сегодняшних решений соответствовали моим нравственным принципам? (Радуйтесь!)

• Усердно ли я работал, достиг ли множества целей и хорошо ли при этом провел время? (Радуйтесь!)

Пусть перед вами стоит ясная цель, а мы желаем вам успешно разобраться во множестве идей и инструментов, представленных в следующей главе. Надеемся, вам удастся использовать их, чтобы реже отвлекаться, упорядочить ожидания (собственные и чужие) и найти удовлетворение и радость в работе, важность которой вы можете определить.

Будет нелегко. Мы склонны попадать в те ловушки, которые наши традиции научили нас принимать. Вот к чему мы теперь обратимся.

Возможно, за эти годы вы слышали немало хороших идей по тайм-менеджменту и даже уделили им внимание. Но после одного-двух дней применения какого-нибудь нового многообещающего подхода вы, как ни странно, возвращались к прежнему режиму работы.

Когда слишком много требований соревнуются за слишком небольшое количество времени, сотрудники естественным образом чувствуют, что надежнее будет вернуться к знакомым, хотя едва ли правильным методам. Новые привычки так и не укоренились. (При обучении мы настоятельно рекомендуем слушателям семинаров применять выбранные ими решения в течение семи дней, иначе они рискуют полностью утратить их.)

У вас тоже есть большой выбор. Полки книжных магазинов забиты простыми и вычурными ежедневниками и карманными органайзерами. Разработчики программного обеспечения предлагают вам замечательные приложения для того, чтобы по вашему распоряжению записи о собраниях и встречах, а также списки текущих дел и проектов были автоматически объединены с потоком электронной почты. Но при наличии всех этих поразительных инструментов люди по-прежнему говорят: «Времени всегда не хватает».

Причина в том, что объем информации, устремляющейся из разных источников, с каждым днем растет в геометрической прогрессии. Когда вы больше не можете справляться с таким наплывом новостей, производители программного обеспечения и поставщики предлагают свои услуги: увеличивают объемы памяти ваших компьютеров или хранят ваше информационное бремя на своих серверах до тех пор, пока вы не используете или не удалите его. Но для того чтобы начать контролировать свою нагрузку на работе или в бизнесе, вы должны определить собственные критерии обнаружения и извлечения информации. Поставщики программного обеспечения и услуг помогут вам «обойтись малой кровью», но вам все же необходимо выработать наилучшую для вас логику сбора и поиска данных.

Необходимо иметь свой набор критериев – хорошо спланированную систему, позволяющую справиться с беспорядком и готовую в любой миг дать вам необходимую информацию. Вам понадобятся строгие правила отбора, разработанные специально для ваших нужд.

Вы можете воскликнуть: «У кого же есть время на обдумывание лучших критериев? Каждый час ко мне подходит клиент!»

Вы правы. Для приведения личной информационной системы в порядок нужно заняться планированием и принятием решений. На это требуется время, потому что никто не сделает это за вас. Но вы не одиноки, если находите такую перспективу пугающей, а другие дела – более срочными. Имеют ли к вам отношение следующие сценарии?

• Вы расстраиваетесь, если важная работа не закончена в срок, но при этом слишком утомлены, чтобы начинать поиск недостающих данных.

• Посмотрев на часы, вы с ужасом думаете, что уже пять вечера; занимаясь делами других, вы так и не приступили к своей работе!