Пересильте себя. Мне пришлось это сделать. Проверка электронной почты – отнюдь не редкий талант, которым обладаете только вы.
В сущности, проверка электронной почты – не что иное, как процесс. Ваша оценка и дальнейшие действия (удалить, переместить в архив, переслать, ответить) – всего лишь ряд вопросов, которые вы задаете себе бессознательно или осознанно. Я составил «Рабочие правила Тима Ферриса»; мои помощники пополняют их, когда я присылаю им по почте письма с темой «Добавить в правила». Проработав с виртуальным помощником неделю или две, вы наверняка сформулируете набор правил, свидетельствующих о том, как ваш мозг обрабатывает электронную почту. Возможно, эти правила дадут вам понять, насколько беспорядочен ваш подход к обработке. Чтобы сэкономить вам время, я привожу здесь собственные «правила».
Вот несколько советов.
1. Назначение даты и времени встреч и совещаний отнимает массу времени. Поручите помощнику вносить такие события в ваш Google Calendar. Свои пункты я вношу с помощью Palm Z22 или iCal, затем пользуюсь Spanning Sync и Missing Sync для Palm OS, чтобы полностью синхронизировать работу. На сверхлегком ноутбуке Sony VAIO, которым я по-прежнему пользуюсь в поездках, я обращаюсь к Google Calendar с помощью CompanionLink. Совещания или телефонные звонки я группирую в один-два назначенных дня, с интервалом около 15 минут. Если растягивать их на всю неделю, ни на что другое уже не хватит внимания. (Обновление за 2009 год: Palm Z22 отправился на выброс, теперь я пользуюсь 13-дюймовым MacBook и BusySync, синхронизируя iCal с Google Calendar.)
2. Заходя в почтовый ящик, отданный помощнику, и отвечая на какие-либо письма, делайте копии, чтобы помощник знал, что эти письма уже обработаны.
3. Заранее настройтесь на появление мелких проблем. Жизнь полна компромиссов, необходимо допускать незначительные неприятности, если вы хотите справляться с важными делами. Это неизбежно. Либо предотвращайте все проблемы и смиритесь с тем, что больше у вас ни на что не хватит времени, либо допускайте мелкие и приемлемые проблемы и сосредоточьтесь на значительных делах.
Вы готовы рискнуть и попробовать доверить помощнику Святой грааль? Вот как следует действовать:
1. Точно определите, какими аккаунтами вы будете пользоваться и как надо отвечать на входящие письма (или как сортировать и удалять их).
2. Найдите удаленного помощника.
3. Сначала проверяйте надежность, потом навыки. Поручите трем наиболее подходящим кандидатам выполнить какое-либо задание в сжатые сроки (за 24 часа), а потом нанимайте выбранного и давайте ему доступ к своему ящику.
4. Установите испытательный срок 2–4 недели, чтобы прощупать почву и выяснить, какие проблемы могут возникнуть. Повторю еще раз: проблемы будут. Чтобы дела пошли по-настоящему гладко, требуется не меньше 3–8 недель.
5. Разработайте идеальный дизайн жизни, найдите, чем заняться, кроме как чахнуть над письмами. Заполните пустоту.
Рабочие правила Тима Ферриса
[101]
[Обратите внимание на форму вопросов и ответов: некоторые из вопросов – стандартные, предназначенные для удаленных помощников, некоторые добавлены моим помощником, который компилировал этот текст.]
Пароли
Требования к команде
[Я часто поручаю старшим помощникам руководить 4–5 другими «младшими удаленными помощниками», которые выполняют определенные повторяющиеся задачи, зачастую за плату вдвое меньше часовой ставки старшего помощника. Старший помощник при этом выполняет функции офис-менеджера, а в некоторых случаях – исполнительного директора.]
• Загрузите www.alexa.com – Toolbar.
• Изучайте статистику, рейтинг торговых перспектив и возможности совместных предприятий.
• Сроки превыше всего. Помните о них и будьте пунктуальными!
• Если Тим говорит «перезвоните мне», ЗВОНИТЕ ЕМУ, а не посылайте письмо. Это важный момент, поскольку Тим много путешествует и не всегда имеет доступ к электронной почте.
• Даже если уже поздно, но он еще не спит и не хочет отвечать на звонки, он не станет отвечать на них. И все-таки, ПОЖАЛУЙСТА, перезвоните ему, когда он просит об этом. Он предпочитает телефонные разговоры письмам.
• Купите и прочитайте книгу «Основы стиля» (The Elements of Style), разделы, касающиеся грамматики и пунктуации. От имени Тима мы общаемся с высокопоставленными клиентами, строго выдержанные в едином стиле сообщения многое говорят о его команде.
• Как можно подробнее познакомьтесь с его книгой и сайтом, чтобы отвечать на соответствующие вопросы.
Контактная информацияТим Феррис
[почтовый адрес]
Мобильник Тима (только для вашего пользования): [частный мобильный]
Номер, который можно раздавать: [номер, полученный через GrandCentral]
Skype: ХХХХХ
Адрес выставления счета (частный):
[адрес выставления счета]
ПокупкиСПРОСИТЕ У СТАРШЕГО ВИРТУАЛЬНОГО ПОМОЩНИКА НОМЕР КАРТЫ AMEX.
ОН ДАСТ СОВЕТ, БУДУТ ЛИ ОДОБРЕНЫ ТЕ ИЛИ ИНЫЕ ПОКУПКИ.
Вопросы и ответы (предпочтения)
1. Как вы относитесь к совместным предприятиям?
Ничего не имею против них, но собственная марка и респектабельность для меня – на первом месте. Я не желаю иметь ничего общего с обманщиками и дилетантами. Призыв «Заработай миллионы во сне с помощью нашей сумасшедшей программы, не дающей никаких прав!» на сайте – гарантия дисквалификации. Я не хочу связываться с тем, кого можно уличить во лжи или кто занимается продажей средства от всех болезней сразу. Просто задайте себе вопрос: если бы это увидел руководитель известной компании, согласился бы он побеседовать со мной? Если нет, значит, дело не выгорит. Чего добился тот, кто удовлетворяет первому критерию? Новички меня интересуют в том случае, если у них превосходный послужной список и репутация в других сферах.
2. Вы занимаетесь исключительно задачами, приносящими прибыль?
Нет. Меня также интересует престиж (Гарвард, правительство и проч.), известность и знакомства с людьми, достижения которых в какой-либо области признаны во всем мире.
3. Как вы справляетесь со спамом?
С помощью SpamArrest и Gmail. В настоящий момент у меня нет проблем со спамом.
4. Какой показатель реакции вы считаете оптимальным (например, ответы на все письма не позднее 48–72 часов после получения)?
Ответ в тот же день. Рекомендую вам отвечать быстро.
5. Вы реагируете на какие-либо письма?
Да, но хочу, чтобы вы сначала рассортировали их, ответили на все, какие сможете, а потом пометили те, которые должен просмотреть я, ярлыком «ТИМ» в Gmail. [Обратите внимание на то, как выше в этой же статье я прошу виртуальных помощников оставлять списки дел в голосовой почте.]
