К авансовому отчету должны быть приложены следующие документы:
а) командировочное удостоверение, оформленное в установленном порядке, или ксерокопия загранпаспорта, в том числе его страниц, подтверждающих даты пересечения границы;
б) документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения;
в) документы, подтверждающие фактические расходы по проезду;
г) другие документы, подтверждающие произведенные работником расходы.
Документы, предъявляемые к возмещению работником и составленные на иностранном языке, должны иметь построчный перевод на русский язык.
Работник бухгалтерии производит проверку авансовых отчетов с точки зрения первичных расчетно-платежных документов и качества их оформления. Затем руководитель структурного подразделения проводит проверку целесообразности расходования денежных средств и результатов командировки. После этого авансовый отчет передается руководителю организации на утверждение. После утверждения авансового отчета с работником заканчиваются взаиморасчеты по командировке. Законодателем установлены сроки окончательных расчетов по подотчетным суммам, выданным на командировочные расходы. Это три рабочих дня со дня возвращения из командировки по территории Российской федерации и 10 календарных дней с даты окончания служебной командировки за пределы Российской федерации.
Если оказывается, что фактически израсходованная работником в командировке сумма меньше, чем выданный на командировочные расходы аванс, то работник обязан вернуть остаток неиспользованного аванса в кассу предприятия. Возврат суммы оформляется приходным кассовым ордером.
В случае если указанная в авансовом отчете сумма расходов, оказывается больше выданного ранее аванса на командировочные расходы, образуется перерасход по авансовому отчету. Перерасход подлежит выдаче подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.
На практике распространена ситуация, когда с сотрудником заключен не трудовой, а гражданско-правовой договор. Очень часто возникает вопрос можно ли такого сотрудника отправить в командировку и возместить ему командировочные расходы?
На физическое лицо, работающее в организации по гражданско-правовому договору (например, договору подряда, поручения или возмездного оказания услуг), правила ТК РФ не распространяются. Следовательно, на такое лицо не распространяются и все гарантии и компенсации, предусмотренные ТК РФ, в том числе связанные с командировкой.
Поэтому, сотрудника, с которым заключен гражданско-правовой договор, направить в командировку нельзя, поскольку в соответствии со ст. 166 ТК РФ командировкой признается поездка именно работника, с которым заключен трудовой договора.
Тем не менее, следует отметить, что поездка «гражданского» сотрудника в другую местность может быть необходима для выполнения его обязанностей по договору. В соответствии с ГК РФ, как по договору подряда так и по договору возмездного оказания услуг, оплата может включать в себя компенсацию издержек исполнителя и причитающееся ему вознаграждение. При этом под издержками понимаются материальные и финансовые затраты исполнителя, непосредственно связанные с предметом договора.
Таким образом, если у заказчика возникает необходимость направить такого сотрудника в другую местность для выполнения работы, то в договоре в обязательном порядке следует указать на возможность таких поездок и возмещение заказчиком фактически произведенных затрат, связанных с такой поездкой.
Законодателем не определен четкий перечень расходов, которые заказчик может возместить исполнителю. Однако так как в ст. 709 ГК РФ речь идет компенсации издержек исполнителя, то можно сделать вывод о том, что возмещению подлежат любые расходы, реально понесенные сотрудником при поездке в другую местность.
Следовательно, к возмещаемым затратам могут быть отнесены:
а) расходы по найму жилья, проезду;
б) сборы за услуги аэропортов;
в) обязательные страховые, комиссионные сборы;
г) расходы на проезд в аэропорт, на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок;
д) расходы на провоз багажа;
е) расходы на бензин, стоянку автомашины и др.
Выплата суточных по гражданско-правовому договору не производится. Этот вид компенсации предусмотрен только для штатных работников.
Следует отметить, что в соответствии со ст. 166 ТК служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются. В соответствии с ранее действующей редакцией ТК РФ суточные таким работникам были не положены. Однако, в соответствии с изменениями, внесенными в ТК РФ ФЗ от 30 июня 2006 г . № 90-ФЗ работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает связанные со служебными поездками: расходы по проезду; расходы по найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие); иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
Таким образом, законодатель вводит дополнительные гарантии для работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работников, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера. Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками вышеназванных работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.
10. Компенсационные выплаты: основания и порядок предоставления. Возмещение расходов, связанных со служебными поездками работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также с работой в полевых условиях, работами экспедиционного характера
Согласно изменений, внесенных ФЗ от 30 июня2006 г. № 90-ФЗ в ст. 164 ТК РФкомпенсации — это денежные выплаты, установленные в целях возмещения работнику затрат, связанных с исполнением им трудовых и иных обязанностей, предусмотренных Трудовым кодексом РФ и другими федеральными законами.
Для педагогических работников образовательных учреждений компенсационные выплаты предусмотрены Законом РФ от 10 июля 1992 г . № 3266-1 «Об образовании». В соответствии с п. 8 ст. 55 указанного законодательного акта педагогическим работникам федеральных государственных образовательных учреждений (в том числе руководящим работникам, деятельность которых связана с образовательным процессом) в целях содействия их обеспечению книгоиздательской продукцией и периодическими изданиями выплачивается ежемесячная денежная компенсация в размере 1,5 МРОТ в федеральных государственных образовательных учреждениях высшего профессионального образования и соответствующего дополнительного профессионального образования, в размере 1 МРОТ, в других федеральных государственных образовательных учреждениях. Сумма выплаченной компенсации налогообложению не подлежит.
Педагогическим работникам государственных образовательных учреждений, находящихся в ведении субъектов Российской Федерации, указанная денежная компенсация выплачивается по решению органа государственной власти субъекта Российской Федерации в размере, устанавливаемом указанным органом, муниципальных образовательных учреждений – органом местного самоуправления.
Для работников отдельных отраслей законодательными актами предусмотрена выплата надбавок к заработной плате за особый характер работы. Эти надбавки носят компенсационный характер. Выплачиваются они, как правило, взамен суточных и по общему правилу не должны превышать нормы суточных при командировках на территории Российской Федерации.
Ранее действующим законодательством были определены работы, за которые производились компенсационные выплаты. Однако, с внесением в ТК РФ ст.168.1 все эти работы отнесены к служебным поездкам работников, постоянная работа которых осуществляется в пути и имеет разъездной характер, а также к работам в полевых условиях и работам экспедиционного характера. Законодатель устанавливает, что работодатель возмещает условия связанные с такими служебными поездками:
а) расходы по проезду;
б) расходы по найму жилого помещения;
в) дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
г) иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Тем не менее, законодатель устанавливает правило, согласно которого размер и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливается коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размер и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.
