Технологическая схема уничтожения конфиденциальных документов и носителей информации включает в себя следующие процедуры:
1) подготовка документов, дел и носителей информации к уничтожению;
2) оформление акта на уничтожение;
3) уничтожение документов по акту;
4) уничтожение документов и носителей информации без составления акта.
По истечении срока хранения уничтожаются (с оформлением акта): дела, включенные в номенклатуру дел, подлинники видео-, аудиодокументов, проекты технических документов, черновики и проекты особо ценных документов, картотеки (журналы) учета конфиденциальных документов и другие подобные материалы.
Акт подписывают члены экспертной комиссии и утверждает первый руководитель фирмы. Уничтожаются (с оформлением акта) любые электронные документы, описи и учетные формы, находящиеся как в рабочем или архивном массивах компьютера, так и на магнитных носителях, хранимых вне ЭВМ.
Без составления акта уничтожаются испорченные бумажные и технические носители, черновики и проекты документов, внутренние описи документов, находящихся у исполнителя, и другие материалы, образовавшиеся при исполнении конфиденциальных документов.
Глава 4
Перечень типовых управленческих документов, использующихся в деятельности организации с указанием сроков их хранения и методические рекомендации по его применению
Перечень типовых управленческих документов, использующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения (далее перечень) приведен в приложении и является нормативным документом, регламентирующим работу центральных и ведомственных архивов, и утвержден Руководителем Федеральной архивной службы 6 октября 2000 г.
Перечень составлен в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и с учетом положений иных правовых актов Российской Федерации и субъектов РФ, современных нормативных документов и методических пособий по экспертизе ценности документов и комплектованию архивов.
Перечень включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями, независимо от функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности, форм собственности.
Документы, отражающие специфические функции организаций (присущие определенному виду деятельности), предусматриваются в соответствующих ведомственных перечнях, примерных номенклатурах дел.
Состав документов и сроки их хранения в Перечне определены в результате непосредственного изучения документов с учетом рекомендаций специалистов соответствующих организаций, а также положений «Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения», ведомственных перечней документов со сроками хранения, примерных номенклатур дел, а также решений ЦЭПК Росархива об установлении или об изменении сроков хранения отдельных видов документов и приведен в приложении 78.
Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, т. е. общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственых).
Перечень служит целям сохранения, организации и качественного пополнения состава Архивного фонда Российской Федерации. Перечень используется при формировании дел, при подготовке номенклатур дел, при разработке схем классификации документов, при разработке ведомственных перечней документов, примерных номенклатур дел, а также в практике работы экспертно– проверочных комиссий (ЭПК) архивных органов и экспертных комиссий (ЭК) организаций.
4.1. Структура перечня и порядок его применения
Перечень построен по функциональному принципу и включает разделы, отражающие основные направления деятельности организаций, свойственные им, как правило, независимо от уровня в системе управления, вида деятельности, форм собственности. Разделы имеют подразделы по более узким вопросам
Перечень состоит из 12 разделов:
Раздел 1 включает документацию, отражающую распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию документационного обеспечения управления и хранения документов организациями (в том числе и профсоюзных организаций), а также вопросы приватизации, акционирования, лицензирования их деятельности.
Разделы 2–4 включают документы, последовательно раскрывающие планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность, налогообложение организаций.
Раздел 5 содержит документы об организации и осуществлении экономических, научно– технических и культурных связей организаций.
Раздел 6 включает документы об информационном обслуживании деятельности организаций.
Раздел 7 включает документацию по трудоустройству, организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда.
Раздел 8 содержит документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении.
Раздел 9 содержит документацию о материально– техническом обеспечении деятельности и организации хранения имущественно– материальных ценностей.
Раздел 10 включает документацию по административному и хозяйственному обслуживанию организаций: соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, охране организаций.
Раздел 11 содержит документацию, отражающую социально– бытовые вопросы, в том числе социальное страхование, жилищно– бытовые вопросы, организацию досуга.
Раздел 12 содержит документы, раскрывающие специфические аспекты организации и вопросы деятельности первичных профсоюзных организаций (объединений).
Документы по планированию, финансированию, отчетности организаций (в том числе и общественных) даны в обобщенной формулировке наименований статей во 2-м, 3-м и 4-м разделах Перечня. В других разделах указаны лишь отдельные планово– отчетные документы, отличающиеся спецификой содержания или сроками хранения.
Документы, образующиеся при реализации функций, осуществляемых профорганизациями совместно с администрацией организаций, включены в 7-й и 11-й разделы Перечня. Разделы 5, 6, 8, 9, 10 содержат документы, образующиеся во всех организациях, в том числе и профсоюзных.
Документы в разделах и подразделах Перечня расположены по степени значимости вопросов и видов в логической последовательности.
Статьям в Перечне присвоена единая, сквозная нумерация (графа № 1). Перечень не содержит в статьях конкретные наименования документов, а дает обобщенное наименование каждого вида документа (графа № 2). При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин «документы», а в скобках раскрываются наименования основных видов документов, включенных в статью.
Сроки хранения документов, данные в Перечне (графа № 3), распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.
Организации применяют указанные в Перечне сроки хранения документов (графа № 3) по-разному. Временные сроки хранения применяются всеми организациями. Постоянный срок хранения применяется теми государственными, муниципальными организациями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном порядке, и негосударственными организациями, с которыми заключены соответствующие соглашения (договоры), т. е. источниками комплектования архивов. Организации, документы которых не поступают на хранение в государственные, муниципальные архивы, т. е. не являются источниками комплектования архивов, могут применять постоянный срок хранения. При этом следует иметь в виду, что действующим законодательством регламентировано хранение в негосударственных организациях определенных документов (см. п. 6.2.4.2).
Организации – источники комплектования архива делятся на две группы: источники комплектования полного приема и источники комплектования выборочного приема.
Источники комплектования полного приема – это организации, находящиеся в зоне комплектования государственного, муниципального архива, от каждой из которых поступление ценных документов в этот архив осуществляется непосредственно в полном комплексе.
