1) Z-отчета по кассовому аппарату;
2) заполнения книги кассира-операциониста;
3) ежедневного заполнения кассовой книги;
4) ежедневного оформления приходно-кассовых ордеров.
Учет товара производится в виде товарного отчета для розничных продаж, в котором указывается остаток на конец предыдущего месяца – в рублях, а также отмечается поступление по накладным – в рублях, возврат товаров по накладным – в рублях, а затем остаток на конец текущего месяца – в рублях. Заполняется данная форма администратором на унифицированном бланке.
Контроль над расходными средствами производится по результатам инвентаризации, которая проводится примерно раз в 1–3 месяца. Инвентаризации проводят комиссии на основании приказа директора предприятия. Приказ может быть издан в начале года. В нем должны быть указаны члены комиссии по инвентаризации, а также порядок ее проведения. Объектами периодических инвентаризаций чаще всего являются:
• витрины для продажи товаров домашнего применения;
• основной склад предприятия;
• склады специалистов или специализированных кабинетов.
Основные средства учитываются при:
• выдаче в пользование оборудования, мебели, инструментов;
• заключении с сотрудником договора о материальной ответственности за переданные ценности;
• сдаче кабинета специалистом администратору в конце рабочей смены.
Что нужно контролировать в салоне:
• денежные средства по кассе как приход, так и расход;
• оказанные услуги все без исключения, в том числе сотрудникам, владельцам и пр.;
• движение расходных материалов по салону – приход, выдача, расход и списание;
• эффективность рекламы.
Компьютерные программы по учету в салоне красоты
Многие руководители не доверяют компьютерам, считая их «опасными» и ненадежными. Думаю, если вы хотите быть конкурентоспособными, не стоит верить этим аргументам. Прогресс в области высоких технологий помогает решать все более сложные задачи.
Иных руководителей пугает возможность того, что «реальное положение» вещей увидят «контролеры». Однако на этот случай имеются различные схемы защиты электронной информации, в том числе административный доступ, специальные программы. Абсолютной защиты действительно нет, но ведь вы и не «ЛУКОЙЛ» или «ЮКОС». Важно обеспечить такой уровень защиты, чтобы получить доступ к вашей секретной информации было не слишком легко.
В этом вопросе главную опасность может представлять «обиженный ключевой сотрудник», который может «слить» заинтересованным лицам все ваши тайны.
После принятия решения о внедрении на предприятии компьютерного учета, перед руководителем стоит следующий выбор: купить готовую программу или создать свою. Многие директора, познакомившись с прайс-листами поставщиков программных продуктов, приходят к выводу, что дешевле написать программу самим. Возможно, если вы сами классный программист, а также сильный бухгалтер и менеджер и у вас огромное количество свободного времени. Но такое сочетание практически не встречается. Ведь для успешного создания программного продукта должно быть составлено безупречное техническое задание. Это вызывает самую большую сложность у многих руководителей. Поэтому «домашние» разработки обходятся в несколько раз дороже.
Программные продукты по управлению фитнес-центрами стоят в три и более раз дороже других. При этом они часто не имеют возможности совместной работы с другими программами. Поэтому салону красоты в фитнес-центре приходится вести отдельный учет.
Преимущества электронного учета перед бумажным:
• быстрота операций;
• возможность получения разнообразных аналитических данных за любой период времени;
• оперативное ведение склада и возможность проведения «внезапных» инвентаризаций;
• автоматическое информирование о необходимости заказа расходных материалов;
• ведение полной базы данных клиентов, помощь в разработке продуманной маркетинговой и ценовой политики предприятия;
• напоминание о днях рождения клиентов;
• быстрый и практически безошибочный расчет клиентов после обслуживания и покупок;
• эффективное ведение записи на обслуживание;
• учет всех пожеланий клиентов и мн. др.
При выборе программного обеспечения для учета необходимо уделить внимание вопросам удобства работы с программой для пользователя, возможности внесения в нее изменений, адаптации под ваши особенности ведения бизнеса, обучения специалистов, а также последующего технического сопровождения.
Будьте внимательны и старайтесь организовать рабочие процессы таким образом, чтобы успешно выполнить все необходимые этапы: установить программу, настроить ее, заполнить необходимые базы данных, обучить персонал.
Воровство в салоне! Бороться или контролировать?
Воровство – давний спутник русской жизни. На вопрос в письме из-за границы одного из соотечественников: «Как дела в России?» – был ответ: «Как всегда – воруют!» К сожалению, в салонах довольно часто встречаются факты воровства. Многим руководителям они не дают покоя. Давайте разберемся в этом вопросе. Кто, что и почему ворует? А потом поищем способы решения этой проблемы.
Итак, кто ворует в салоне?
• Клиенты.
• Специалисты.
• Администраторы.
• Управляющие.
Впечатляющий список, правда. Что же они воруют?
Клиенты «забирают с собой»: косметические препараты с витрин и из кабинетов, личные вещи других посетителей, а иногда и сотрудников, а также предметы интерьера и оснащения кабинетов.
Специалисты «не брезгуют» в основном:
• профессиональными косметическими средствами;
• «уводом» клиентов на домашнее обслуживание либо в другой салон;
• оказанием неучтенных услуг или расчетами с клиентами на месте мимо кассы;
• воровством личных вещей других сотрудников.
Чем же «балуются» администраторы? Тут список будет самым скромным. Чаще всего это выручка из кассы либо личные вещи сотрудников.
Ну а может ли воровать директор? Это случается, хотя и очень редко. Директор, конечно, не станет воровать в салоне, если он по совместительству еще и владелец данного предприятия. Иное дело наемный управляющий. Не хотелось бы бросать тень подозрения на многих честных и уважаемых руководителей салонов, но наша с вами задача рассмотреть ситуацию со всех сторон и показать по возможности все «подводные камни». Объектом «незаконной приватизации» со стороны управляющего могут быть самые банальные деньги.
Вот несколько способов получения «прибавки» к зарплате:
• дополнительный социальный пакет (оплата за счет предприятия собственных затрат: мобильного телефона, личного транспорта, завышенные представительские расходы);
• изменения финансовой отчетности в сторону снижения прибыльности;
• «откаты» от фирм-партнеров за закупки по завышенной цене;
• принятие на работу своих родственников на неоправданно благоприятных условиях.
Пример 13
Описанная выше ситуация наблюдалась в одном престижном салоне Москвы. Заработная плата сотрудников составляла до 45 % от выручки. При высокой арендной плате (около 40 %) и необходимых закупках материалов (около 15 %) владельцам-инвесторам практически ничего не оставалось, но управляющая при этом регулярно получала зарплату в размере 1000 у. е., а ее муж в том же салоне работал массажистом с оплатой 50 % от выручки за услуги. Правда, здорово?
Авторы не призывают урезать зарплату сотрудникам, имеется в виду, что эта зарплата должна быть увязана с результативностью работы. Тогда появится возможность достичь действительно высоких результатов.
Еще одним вариантом поведения недовольного или необразованного управляющего может стать неэффективное управление, приводящее к финансовым потерям всего предприятия. Например, проведение акции с заведомо низким результатом либо приобретение дорогостоящего оборудования, ненужных косметических средств и пр.
