Ознакомительная версия.
Для перехода к версиям документа выбираем пункт «Файл – Просмотреть историю изменений». На экране вместо знакомого текста возникнет список правок с именем автора, временно́й отсечкой и кратким фрагментом изменений. Версии можно сравнить между собой – для этого необходимо отметить флажками любые две из них и нажать кнопку «Сравнить отмеченные». Текст, добавленный в более поздней версии, будет выделен зеленым фоном. Текст, который в новой версии удалили, будет перечеркнут. Если же вы решите, что одна из предыдущих версий стоит того, чтобы сделать ее основной (помните историю про кошку, ходившую по клавиатуре? Новая версия за ее авторством нам не нужна!), то к ней всегда можно вернуться. Щелкните на гиперссылку с ее номером и нажмите на кнопку «Восстановить» (рис. 2.20).
Рисунок 2.20. К любой версии при желании можно вернуться
К хронологии документов непросто привыкнуть, но, начав использовать эту опцию, спустя некоторое время вы не сможете от нее отказаться: возможность отката на любую из предыдущих версий или выбора наиболее удачных фрагментов какой угодно из них избавляет от мучительной необходимости хранить множество копий одного и того же документа и дает принципиально новую степень свободы при работе с текстом.
Если в создании текста участвуют несколько человек, то привычная модель работы может превратить творческий процесс в каторгу. Артем пишет первую главу, после чего отправляет копию файла электронной почтой редактору. Тот вносит свои правки, делает копию файла и отправляет документ обратно. Артем просит помочь с трудным фрагментом своего друга Олега, и тот уносит свою копию документа на флеш-диске, а затем отправляет ее, дополненную своими мыслями, обратно Артему… Сколько копий файла у нас получилось? Уже четыре? А сколько их образуется во время серьезной работы, скажем, над прототипом технического задания? Или сценарием голливудского боевика? 100, 200? А ведь гораздо лучше иметь ОДИН оригинал и работать над ним вместе. Какого количества проблем можно таким образом избежать! Именно такой подход предлагает совместный доступ к Документам. Принцип коллективной деятельности таков: создатель документа приглашает соавторов к работе над текстом, после чего может вести с ними переписку-обсуждение, приглашать читателей, публиковать все еще находящийся в процессе создания документ в блоге и даже создавать события с участием всех заинтересованных лиц.
Интригующе? Давайте разберем все эти функции подробно.
Итак, сначала мы создаем документ и наполняем его осмысленным текстом. Выбор команды «Добавить в общие "Открыть доступ другим пользователям"» выведет на экран окно для установки параметров (рис. 2.21).
Рисунок 2.21. Открытие доступа к документу
Вы сами выбираете, кем станут получатели приглашения, – соавторами с возможностью редактирования документа или просто читателями. Приглашение принять участие в работе над документом отправляется по электронной почте. Адреса получателей вводятся через запятую, а для облегчения процесса ввода сложных контактов вида [email protected] можно воспользоваться адресной книгой Gmail. Для этого достаточно щелкнуть по гиперссылке «Выбрать в контактах», расположенной под полем ввода адресов, и найти в появившемся окне нужное имя или заковыристый e-mail. Флажок «Соавторы могут приглашать других пользователей» определяет полномочия тех людей, кого мы пригласили для редактирования, – могут ли они в свою очередь раздавать приглашения «третьим лицам». Флажок «Приглашения может использовать кто угодно» отправляет по указанному электронному адресу ссылку, пройдя по которой читать или редактировать документ сможет любой желающий, а не только адресат. Этот параметр удобно устанавливать, если вы пока сами не знаете, кто именно будет вашим соавтором, – например, при отправке приглашения в почтовую рассылку или на форум. Несмотря на то что откликнуться на такое приглашение сможет каждый, для входа ему все равно необходимо будет воспользоваться аккаунтом Google.
Список уже приглашенных соавторов и читателей находится в правой части экрана – именно там можно удалить одного или всех пользователей, написать коллегам сообщение или создать событие (например, «Deadline работы над заданием») в Календаре Google.
Кстати, изменять права доступа тех или иных участников может только один человек – владелец документа. Изначально владельцем является его, документа, создатель. Но что делать, если вы, к примеру, желаете передать почетную обязанность по управлению правами другому человеку? Или вообще прекратить самостоятельную работу над документом? В этом случае вам просто необходимо сменить владельца файла. Для этого вернитесь к списку документов. В нем отметьте флажком один или несколько файлов, после чего выберите пункт «Дополнительные действия – Сменить владельца». Укажите электронный адрес нового обладателя и нажмите кнопку «Сменить владельца» – так почетная обязанность по организации совместного доступа перейдет к нему, а вы останетесь соавтором отданных документов – естественно, до той поры, пока новый «хозяин» не решит исключить вас из списка. Пользователи, с которыми вас связывает один или несколько документов, появляются в виде просмотра «Доступ совместно с пользователями» главного экрана – щелкнув на имени, вы увидите все документы, над которыми ведется общая работа.
Несмотря на все преимущества совместной работы с помощью веб-интерфейса, иногда документ все же требуется переслать по электронной почте – например, человеку, по тем или иным причинам не имеющему аккаунт Google. Команда «Добавить в общие – Отправить как приложение к сообщению электронной почты» решает именно эту задачу: в появившемся окне можно выбрать почтовый адрес получателя, а также формат вложения – документ можно сохранить в виде файла MS Word, pdf, rtf или odt (OpenDocument Format) или просто вставить его текст непосредственно в тело письма (рис. 2.22).
Рисунок 2.22. Документ можно отправить по электронной почте
Но вот работа над текстом завершена. Что дальше? Для его публикации в Сети у Документов есть два способа. Первый, самый простой: команда «Добавить в общие – Опубликовать как веб-страницу…» выведет на экран окно с перечнем типа публикации: смело выбирайте пункт «Опубликовать документ» (рис. 2.23).
Рисунок 2.23. При нажатии на кнопку «Опубликовать документ» у документа появится свой URL-адрес, по которому его сможет просмотреть любой желающий
При публикации документ получает постоянный адрес на серверах Google, и теперь кто угодно сможет без каких-либо препятствий ознакомиться с вашим текстом, будь то чудесный фантастический рассказ или отличный бизнес-план – для этого достаточно зайти по URL-адресу, появившемуся у документа при публикации. Установка флажка «Автоматически выполнять повторную публикацию после внесения изменений» позволяет менять вид опубликованной копии одновременно с редактированием оригинала – так читатели смогут быть в курсе самых последних правок текста. Если же вы предпочитаете публиковать обновления документа только после тщательной вычитки и проверки, то такой флажок устанавливать не нужно – в этом случае свежую версию читатели смогут увидеть лишь после нажатия кнопки «Опубликовать повторно».
Второй способ публикации документа сложнее и увлекательнее одновременно. Вы ведете блог? Да, тот самый дневник в «Живом журнале», Blogger или, скажем, LiveInternet. А может быть, у вас, как и у меня, отдельно стоящий ресурс на платформе, допустим, Wordpress? Документы Google умеют самостоятельно размещать ваши тексты в виде заметок в блоге. Однако для организации такой связки необходимо произвести несколько настроек. Для этого в пункте «Настройки» (напомню, что он находится в правом верхнем углу основного экрана) необходимо перейти по ссылке «Настройки блога – Изменить информацию». В окне настроек блога следует указать тип платформы, на которой функционирует журнал. Для выбора из списка доступны такие популярные на Западе сервисы, как BlogHarbor.com, BlogWare.com, SquareSpace.com, Wordpress.com, а также весьма успешный у нас Blogger.com и знаменитый LiveJournal. Для тех, чей сервис в список не вошел, а также тех, у кого блог функционирует на отдельном сервере, доступна опция «Мой собственный или указанный мною сервер». В этом случае необходимо будет указать тип API (Application Programming Interface, способ общения сторонних сервисов с блогом), а также адрес вашего ресурса с указанием страницы-шлюза (о ней лучше прочитать в документации к вашей блоговой платформе. Стандартный путь до шлюза на самом популярном блог-движке Wordpress такой: http://название_блога/xmlrpc.php). В качестве примера приведу свой блог: в моих настройках выбран Movable Type API, а в поле «URL» стоит http://www.lifehack.ru/xmlrpc.php (рис. 2.24).
Ознакомительная версия.
