В области личной эффективности существует определенное накопление опыта, и это очень важно: чем чаще вы выполняете определенную работу, тем эффективнее это делаете. Так, если вы делаете все необходимые телефонные звонки последовательно, и не отвлекаясь на другие дела, то с удивлением обнаруживаете, что среднее время, которое тратите на каждый из звонков в отдельности (равно как время, проводимое в каждом конкретном магазине), сокращается на целых 80 %.
Таким образом, вы можете существенно упростить себе жизнь, сегментируя свою работу и выполняя отдельные сегменты за один присест. Если вы затеяли уборку в доме, уберитесь во всем доме, пройдя по всем комнатам. 80–90 % уборки можно сделать за один проход. Возможно, за один проход вы не везде протрете пыль или уберете не все разбросанные вещи, но это будет намного эффективнее, чем выделение выходных для наведения порядка. Вам необходимо реорганизовать свою деятельность, все время задаваясь вопросом: «Как я могу систематизировать то, чем занимаюсь? Как мне реорганизовать все, что я делаю, таким образом, чтобы значительно упростить себе жизнь?».
Вот один пример из области эффективного управления временем. Если вам нужно выполнить какую-то работу, соберите в одном месте все, что вам понадобится для ее выполнения, до того, как начать. Так, хороший повар раскладывает все ингредиенты на столе прежде, чем начать готовить. Почему? Потому, что таким образом экономится от 50 до 75 % времени по сравнению с тем, как если бы вы уходили для того, чтобы принести нужные инструменты, потом возвращались, потом снова уходили за другими.
Вы можете реорганизовать всю свою деятельность. Вы можете тщательно распланировать все заранее и подготовить все необходимое. Метод, который в данном случае позволяет упростить жизнь, — это написать список всего того, что вам предстоит сделать. Есть одно правило, относящееся к области эффективного управления временем, но вполне применимое и в нашем случае: каждая минута, потраченная на этапе планирования, сэкономит 10 минут на этапе выполнения работы. Другими словами, вы на 90 % упростите себе жизнь, записывая все, что предстоит сделать на неделе, за день, в выходные, во время отпуска, прежде чем приступать к выполнению запланированного. Ручка и листок бумаги — наиболее мощные средства упрощения жизни.
Вторая «Р», которую вы можете использовать, — реструктуризация работы. В определенном смысле это также относится к реструктуризации всей жизни. Размышляя о том, как вам лучше всего перестроить структуру своей работы, помните, что к ней относится правило «20/80». Это значит, что 20 % ваших действий и затрат принесут 80 % всех полученных результатов. Иногда пропорция смещается еще более и становится ближе к 10/90: 10 % всего, что вы делаете, создает 90 % результатов ваших достижений. Это значит, что 80–90 % всего, что вы делаете, расходуется в значительной степени на пустую работу, которая никому не нужна. Если вы ее не сделаете, никому от этого хуже не станет. Вам необходимо задаться вопросом: «Как мне следует реструктурировать свою работу и свою жизнь так, чтобы выполнять больше задач из ведущих 10–20 % и меньше — из ненужных 80 %?».
Как известно, система научного менеджмента разбивает все виды деятельности, которой можно заниматься в рабочее время, по четырем квадратам:
1) «срочно и важно»;
2) «срочно, но не важно»;
3) «не срочно, но важно»;
4) «не срочно и не важно».
Ваша задача — больше времени уделять заданиям срочным и важным, тем, которые должны быть выполнены немедленно. Кроме того, помните: большинство вещей, которые важны, но не срочны, содержат в себе наибольший потенциал влияния на вашу жизнь в долгосрочной перспективе.
Реструктурируйте свою жизнь так, чтобы большую часть времени уделять делам, имеющим максимальную важность, и меньше времени — всему остальному. В реальности очень часто бывает, что если вы в течение некоторого времени игнорируете какую-то работу, она сама собой тихо умирает, рассасывается, и уже не требует выполнения.
Одно из самых важных правил упрощения гласит, что самая бесполезная трата времени — это очень качественное выполнение того, чего вообще не надо было выполнять. Иногда мы называем это бесполезным, или ненужным, совершенством, когда доводим до совершенства что-то, что не имеет никакого значения вообще.
Третья «Р» — реинжиниринг собственных проектов. Вы уменьшаете количество стадий любого процесса. Приведу простой пример. Если вы хотите проехать от точки «А» до точки «Б», то, в соответствии с рекомендациями экспертов, наиболее удобным маршрутом будет тот, на котором меньше всего остановок или светофоров. Один маршрут может быть окольным, но на нем вообще не будет светофоров, а другой маршрут прямой, но на каждом перекрестке висит по светофору. Вы всегда доедете до пункта назначения быстрее, зачастую в два раза быстрее, если выберете маршрут с наименьшим количеством светофоров. Причина в том, что все эти потенциальные остановки или короткие задержки выливаются в пустую трату огромного количества времени: приходится тормозить, останавливаться, ждать вместе с другими, набирать скорость заново и т. д. Человек, продвигающийся без остановок, в целом движется намного быстрее, даже если выбранный им путь намного длиннее.
Пересматривая время от времени собственные проекты, вам следует подумать о том, как снизить число стадий или шагов, участвующих в процессе. Как можно выполнить те же задачи меньшим количеством шагов? Каждый добавляемый шаг приводит к увеличению сложности задачи, необходимого на ее выполнение времени, количества допускаемых при ее выполнении ошибок и т. д. Один из способов добиться желаемого — задаться вопросом, какие стадии можно объединить и выполнить как одну. Возможно, вы сможете объединить несколько ступеней в одну и выполнить их все за один раз, как в случае с планированием поездки в магазин.
Следующий вопрос: «Какие стадии я могу поручить кому-то другому?». Одной из самых мудрых стратегий в жизни является постоянный поиск того, кто мог бы выполнить ваши задачи более низкой степени важности. Правило здесь такое — поручить выполнение задач, имеющих для вас низкий приоритет, кому-то, кто специализируется на их выполнении. Возьмем пример с приготовлением пищи. Китайские рестораны работают сутки напролет, семь дней в неделю. Вы можете мгновенно получить еду, вместо того чтобы целый вечер что-то резать, варить, жарить, мыть посуду и т. д.
Гораздо проще поручить приготовление пищи кому-то другому. Поэтому на Западе сегодня до 50 % пищи готовится вне дома — часто эта еда лучше, дешевле и, кроме всего прочего, экономит огромное количество времени.
Другой способ — делегировать все задачи, которые может выполнить кто-то другой, тому, чья почасовая ставка оплаты ниже вашей. Делегируйте уборку в доме, стирку, мытье машины, делегируйте работы по набору документов, ксерокопирование, делегируйте все, что только возможно, и упростите себе жизнь. Превратите в игру поиски кусочков времени своей жизни, в течение которых вам не нужно ничего делать. Большинство людей, оказывающихся в ситуации, когда им нечего делать, чувствуют себя виноватыми, поэтому как только им становится нечего делать, они поднимают руку и хватают что-нибудь еще, лишь бы снова начать работать. Ваша задача — кардинально изменить свое мышление, полностью морально перестроить себя, достичь состояния, когда вы можете сказать, что работаете эффективно, перераспределив работу между другими людьми.
И, наконец, подумайте о том, что вы можете исключить. Многое из того, что вы делаете регулярно, было важно, когда вы только начинали делать это. Постепенно эти операции теряли свое значение, и вот теперь они окончательно утратили важность. Это то, что вы просто исключаете из своей жизни и больше не делаете. Упростите себе жизнь — перестаньте выполнять работу, имеющую низкое значение или вовсе не несущую никакого значения, чтобы у вас оставалось больше времени на выполнение того, что реально приносит свои плоды.
Четвертая, моя любимая, «Р» — это регенерация, или восстановление. Во-первых, это то, что мы называем «методом перехода улицы». Представьте, что ваш бизнес полностью сгорел. Вы вынуждены «перейти улицу» и начать свой бизнес и свою карьеру с нуля. Но у вас появляется выбор, кого вы хотите взять с собой. Кого из клиентов вы хотите взять с собой? Какой деятельностью хотите продолжать заниматься?
Мои друзья, четыре брата, владели очень хорошим и успешным мебельным магазином. Они унаследовали бизнес от родителей; фирма располагалась в самом центре города, владела очень большими помещениями, привлекала огромное количество посетителей. Однажды случился пожар, и все сгорело дотла.
