Глава 7. Установите для себя приоритеты
После того как вы распланировали свое время, следующим ключом к упрощению жизни станет тщательная расстановка приоритетов. Одно из правил расстановки приоритетов называется «законом принудительной эффективности». Этот закон гласит, что если вы завалены работой, то поневоле должны работать эффективно. Вы вынуждены выполнять наиболее важные дела. Есть правило: если вы не можете сделать все, то должны сделать наиболее важное. Поэтому, записав все предстоящие дела, вы расставляете приоритеты. Вы сами увидите, что в вашем списке действительно важно, что может сильнее всего повлиять на вашу дальнейшую жизнь.
Для расстановки приоритетов мы используем метод «АБВГД». «А» это наивысший приоритет; это такие дела, которые должны быть выполнены обязательно, которые будут иметь очень серьезные последствия, если останутся невыполненными.
«Б» — это дела с несколько более низким приориетом, последствия от невыполнения которых будут легче, чем в предыдущем случае. Например, вы обещали перезвонить сослуживцу или хотели с кем-то вместе пообедать и т. д.
«В» — это то, что было бы неплохо сделать, но последствий от невыполнения не будет никаких, например, заварить себе еще чашку кофе, позвонить домой, чтобы узнать, что на ужин. Все это неплохо было бы сделать, но никакого влияния на вашу дальнейшую жизнь оно не оказывает.
«Г» — это группа дел, которые должны быть делегированы другим сотрудникам, чаще всего вашим подчиненным.
«Д» — это то, от чего нужно немедленно избавляться. Вы должны избавиться от как можно большего числа ненужных дел, чтобы освободить время для того небольшого количества дел, невыполнение которых будет иметь серьезные последствия.
Ваша задача — в основном выполнять задачи с приоритетом «А». Помните, что если бы вы выполняли всего одно или два очень важных дела каждый день, вместо того чтобы делать 50 мелких дел, не имеющих никакого значения, то занимали бы главенствующие позиции в своей работе и жизни.
Вот одно из правил упрощения собственной жизни: никогда не поддавайтесь соблазну сначала разделаться с мелочами. Мелкие дела подобны кроликам на летней лужайке — они размножаются с неимоверной скоростью. Начав работать над мелкими задачами, вы весь день проведете, разгребая их, а большие дела, которые оказывают реальное влияние на вашу жизнь, так и останутся несделанными.
Как только вы расставили приоритеты, нужно особо выделить среди них отрицательные. Отрицательные приоритеты стали главным прорывом в тайм-менеджменте наших дней. Вот правило в этой области: вы можете упростить свою жизнь лишь в той степени, в какой перестанете делать что-либо ненужное.
Невозможно упростить свою жизнь и повысить личную эффективность, выполняя большее количество дел или проводя за работой большее количество времени.
То, что на самом деле нужно, — это прекратить что-то делать. Ваш органайзер в данный момент полностью заполнен. Вы напоминаете собой некий ресторан, в котором нет свободных столиков. Все ваши танцы на сегодня полностью расписаны. И для того, чтобы что-то добавить, нужно что-то исключить. Для того чтобы начать и освоить что-то новое, нужно отказаться от чего-то старого.
Вы должны выработать навык расстановки отрицательных приоритетов и постоянно задаваться вопросом: «От выполнения каких дел можно отказаться целиком, раз и навсегда? Что нужно полностью перестать делать, чтобы освободить время для выполнения небольшого количества дел, имеющих важное значение для моей жизни?».
Что же касается значения различных вещей для вашей жизни, помните, что если вам нужно распределить приоритеты, то всегда главными из них выступают здоровье, благосостояние и взаимоотношения с другими людьми, затем следуют карьера, деньги и все остальное.
Что же вы должны сделать? Вы должны сказать себе, что ваше здоровье важнее, чем что-либо еще. У меня есть хороший приятель, который всю жизнь работал менеджером в крупной корпорации, собрал хороший инвестиционный портфель и рано вышел на пенсию, будучи мультимиллионером. Потом он вложил все свои средства в бизнес, в котором ничего не понимал, потерял все и в возрасте 59 лет оказался у разбитого корыта. Когда один журналист спросил его: «И что вы теперь намерены делать?», он ответил: «Слава Богу, у меня прекрасное здоровье, я могу вернуть большую часть потерянного. Я потерял деньги, но у меня замечательное здоровье, и я смогу заработать еще». Таково было его отношение к жизни, и, кстати, очень верное. Зачастую можно вернуть все, если не потеряно здоровье.
Второй по важности приоритет — ваши взаимоотношения с людьми. Поэтому основное правило, основная задача на пути упрощения собственной жизни — выделять больше времени на поддержание здоровья. Больше времени на отдых, больше времени для того, чтобы раньше ложиться спать. Больше времени, чтобы проводить его с самыми важными для вас людьми. Больше времени на прогулки, ужин с друзьями и близкими, свидания, отпуск. Ключ к упрощению своей жизни — выделять больше времени на вещи, приносящие вам наибольшее удовлетворение.
Есть еще один способ упростить себе жизнь. Мы уже говорили о сосредоточении усилий на наиболее важных делах. Имеется в виду выполнение любой важной работы за один присест, от начала до конца. Порой у меня создается впечатление (и его разделяют все, с кем я общался), что в мозгу человека сидит маленький дьявол, который все время пытается свернуть нас с намеченного пути. Этот маленький противный гоблин все время подстраивает нам пакости: в кабинет постоянно кто-то заходит, телефон звонит, с улицы доносятся посторонние звуки. И самый мощный из всех навыков, который вы можете в себе выработать, это способность сосредоточенно выполнять свою работу, делать одно дело до самого его завершения. Умение сконцентрировать свое внимание и усилия на все 100 % самое важное качество в любой профессии.
Даже если приходится сидеть над работой до трех часов ночи, не уклоняйтесь от нее и работайте в полную силу. Вы сэкономите до 80 % времени при выполнении любой задачи, если сосредоточитесь на ее выполнении, и не будете отвлекаться. Это называется «кривая обучения», или «кривая эффективности». Она была многократно проверена и математически доказана проводившимися в различных университетах исследованиями эмоционального состояния, которые показали, что работа над какой-то задачей короткими «наскоками», когда вы начинаете что-то делать, потом останавливаетесь, потом продолжаете и снова останавливаетесь, растягивает время выполнения работы во много раз, как растягиваются меха аккордеона. В среднем увеличение продолжительности работы достигает 500 %. Самое умное, что вы можете сделать, — остаться с утра дома и засесть за выполнение своей самой главной задачи. Или работать по вечерам над выполнением своей самой главной задачи. Отключите телефон, выключите телевизор, изолируйтесь ото всего и сосредоточьтесь на своей главной задаче, пока она не будет выполнена.
Все выдающиеся достижения человечества являются результатом углубленной сосредоточенной работы в течение продолжительного времени. Способность к сосредоточению не дана нам свыше, ее нужно в себе воспитывать.
Глава 8. Как отбирать полезную информацию
Важным инструментом упрощения жизни служит способность правильно отбирать и обрабатывать информацию, которая наполняет нас со всех сторон. Начните с уменьшения объема бумажной работы. Если вы заняты, то утонете в бумагах. И если вы недостаточно аккуратно отнесетесь к этому вопросу, то начнете складывать документы, газеты, журналы и книги в стопки. Многие считают, что добились большого прогресса, когда начинают новую стопку. Напротив, задача состоит в том, чтобы избавиться от всех этих стопок бумаги.
Работа с бумагами должна состоять из четырех этапов. Первый это отбор. Вы должны повесить почтовый ящик над мусорным ведром. Правило здесь следующее: если нет необходимости оставлять эту корреспонденцию, то необходимо от нее избавиться. Не читайте, не смотрите на нее; откройте и быстро выбросьте в мусорную корзину.
Второй этап — переадресация. Применяется, если полученная корреспонденция адресована не вам. Сделайте сверху пометку для человека, которому корреспонденция предназначена, и перешлите ему, даже не глядя.
Третий этап — действие. Держите под рукой папку ярко-красного цвета, и если к вам попала корреспонденция, требующая ваших личных действий, отложите ее в красную папку.
Последний, четвертый, этап относится к документам, предназначенным для длительного хранения. Если вам в руки попало что-то, что может понадобиться в будущем, подшейте в папку, но уже не в красную, а в другую.
При этом надо помнить две вещи. Первое: 80 % подшитых документов никогда в дальнейшем не понадобятся. Вы к ним никогда больше не вернетесь. А если эту информацию можно получить из других источников, выбрасывайте не задумываясь. Вернитесь к первому пункту и не подшивайте такой документ. Второе: если вы подшиваете какой-то документ, это значит, что вы даете дополнительную работу кому-то еще и усложняете ему жизнь. Таким образом, получается, что бумаги, которые никогда больше не потребуются, создают проблемы для других людей. Поэтому здесь я применяю железное правило: если есть сомнения — выбрасываем.
