Все должны понимать, чем занимаются коллеги
После того как все сотрудники составили описание своих должностных обязанностей, расположив основные обязанности в верхней части страницы, а второстепенные в нижней, они должны сделать их копии для всех остальных членов команды. После этого собрание проводится снова, и сотрудники раздают друг другу свои должностные инструкции.
На следующем этапе мы проводим групповой анализ. Каждый описывает свои задачи в порядке их приоритетности, рассказывая о том, что именно он должен сделать для получения требуемого результата, а также какие проблемы и трудности у него возникают. В конце рассказа всем сотрудникам становится понятно, что он должен делать и в каком порядке. После чего мы переходим к выступлению следующего сотрудника. После его рассказа о своей должности и подробного обсуждения и оценки его обязанностей всеми членами команды мы выслушиваем третьего сотрудника, и так далее. В конце собрания каждый получает исчерпывающее представление о том, что именно делают все остальные, в каком порядке и как можно оценить их работу.
Открытый анализ устраняет путаницу и недоразумения
Выполнив это упражнение впервые, вы удивитесь тому, какая путаница, противоречия и отсутствие ясности царят в представлениях сотрудников о том, чем занимаются их коллеги. У одних сложится впечатление, что в основной круг обязанностей другого сотрудника входит их основной круг обязанностей. Другие поймут, что то, что они считали своими основными обязанностями, на самом деле вообще не их работа. А кто-то обнаружит, что за обязанности, которые он считал второстепенными, на самом деле ему и платят зарплату.
В ходе открытого анализа все эти противоречия и недоразумения устраняются. В конце собрания все сотрудники гораздо яснее понимают, какую позицию они занимают, насколько важна их работа и прежде всего выполнением каких задач занимаются все остальные, а также какова приоритетность этих задач.
Когда обнаруживается, что в связи с постоянным изменением должностных инструкций и круга обязанностей сотрудников определенные задачи остаются вне зоны их внимания и либо не выполняются вообще, либо выполняются не лучшим образом, организуйте подобное собрание. Благодаря этому вы избежите огромных потерь времени и сил, не говоря уже о сокращении объема продаж, потере клиентов и упущенных возможностях в бизнесе.
Пять секретов максимального повышения эффективности труда
Открою вам пять секретов создания рабочей среды, в которой люди работают максимально эффективно. Эти пять факторов были выделены в ходе всесторонних исследований, благодаря большому опыту моей работы в больших и малых компаниях в течение долгих лет. Эти простые и легкие в применении методы должны стать частью вашего видения идеальной рабочей обстановки для ведения бизнеса и повышения мотивации.
Общие цели и задачи. Каждый сотрудник должен знать, для чего существует компания (или отдел), чего она пытается достичь, каковы ее самые важные цели и задачи, в чем смысл ее существования. Чем больше у сотрудников будет возможностей обсуждать эти темы, ставить их под сомнение, не соглашаться с ними, тем лучше они будут понимать, за что им платят зарплату, и тем сильнее станет их стремление хорошо работать вместе с командой над достижением поставленных целей и получением требуемых результатов.
Общие ценности. Все члены команды должны понимать, повинуясь каким принципам или ценностям, они обязаны взаимодействовать друг с другом. Эти ценности могут быть четко обозначенными или только подразумеваться, но они всегда есть.
Сформулировав ценности и принципы компании в письменном виде и обсудив с подчиненными, что они означают и особенно как их следует применять в повседневной работе, вы значительно повысите приверженность сотрудников этим ценностям, а также вероятность того, что все члены вашей команды станут их придерживаться.
Для внесения ясности в вопрос об общих ценностях выполните следующее упражнение:
Предложите сотрудникам составить и принести на собрание список пяти самых важных ценностей, которые, по их мнению, должны лежать в основе отношений между членами команды. Пусть они прочитают свое описание вслух, а кто-нибудь запишет их на лекционном плакате или доске. Сразу же станет ясно, что многие пункты повторяются — например, такие как честность, высокое качество, совершенствование, уважение к клиенту, ответственность и другие.
Выберите от трех до пяти ценностей и поставьте отметки напротив повторяющихся. В конце упражнения выяснится, что три-пять ценностей встречаются гораздо чаще остальных. Предложите сотрудникам выбрать из тех, что получили наивысшие оценки, три ценности, которые они считают самыми важными и значимыми. Затем пусть кто-нибудь из присутствующих соберет списки трех наиболее важных ценностей у всех участников собрания и подведет итог, чтобы выяснить, какие из них победили в «соревновании». После этого можно записать имена «победителей» на доске, чтобы все их видели.
Обсудите, как ценности будут применяться в повседневной работе. Особо подчеркните важность честности, взаимного уважения, ответственности, высокого качества работы, пунктуальности и тому подобных ценностей.
Придите к консенсусу. Обеспечьте каждому сотруднику возможность высказаться по поводу того, какие ценности нужно считать самыми важными, а также право проголосовать за них. На основании голосования выберите ценности, получившие наибольшее одобрение большинства сотрудников. Благодаря такому подходу можно достичь консенсуса. Каждый член команды выражает свое мнение о том, что означают эти ценности, а вы таким образом обеспечиваете полную вовлеченность людей. С этого момента все сотрудники будут стремиться руководствоваться принятыми ценностями во всем, что они делают. Это чрезвычайно повысит их мотивацию к работе и позволит вам решать проблемы и принимать решения гораздо быстрее, чем если бы ценности компании не были определены и приняты единогласно в ходе голосования.
Общий план действий. Этот пункт возвращает нас к вопросу о том, за что сотрудникам платят зарплату. Для максимального повышения эффективности труда каждому члену команды следует знать, что входит в обязанности остальных сотрудников, что они должны делать, в каком порядке и в какие сроки. Чем лучше люди понимают, чем занимаются их коллеги, тем быстрее и эффективнее они выполняют порученные им задачи и тем более позитивно они настроены и мотивированы к работе.
Кроме того, сотрудники будут оказывать помощь другим гораздо эффективнее, если будут знать, чего должен достичь каждый член команды. Если у одного из членов команды накопится слишком много дел, остальные заметят это и помогут ему. Кроме того, они предложат свои идеи по поводу того, как быстрее и качественнее можно сделать эту работу. Чем лучше сотрудники знают обязанности друг друга, тем быстрее и производительнее они справляются с рабочими заданиями, а также совершают при этом меньше ошибок.
Умение руководить командой. Итак, задача руководителя — помогать подчиненным выполнять свои обязанности. Вместо того чтобы быть «дирижером оркестра» или «старшиной», вы должны стать для них «блокирующим игроком». Вам необходимо позаботиться о том, чтобы у сотрудников были под рукой все необходимые ресурсы, а также устранить все препятствия с их пути к максимально эффективному и качественному решению рабочих задач.
Руководитель обязан постоянно спрашивать себя, чем он может помочь своим подчиненным. Безусловно, у менеджера тоже есть работа, которую нужно выполнять, тем не менее основная его задача — сделать все возможное, чтобы члены его команды делали свое дело как можно лучше и как можно быстрее. Если вы возьмете на себя роль такого помощника, все остальные будут считать вас ценным партнером в работе. Именно так и приобретается приверженность, преданность, лояльность и стремление людей помочь вам и компании добиться успеха.
Непрерывная оценка. Лучшие команды состоят из людей, которые стремятся к успеху, стремятся выполнять работу наилучшим образом. Если по какой-то причине некоторые сотрудники не выполняют своих обязанностей или не несут свою часть рабочей нагрузки, лучшие команды решают этот вопрос открыто и честно.
Вы должны постоянно думать о том, как идут дела. Как обстоят дела у клиентов, пользующихся вашими услугами или результатами вашего труда? Как функционирует команда в целом? И самое главное — как вы можете улучшить свою работу? Что вам следует делать, чтобы получить лучшие результаты, а от чего желательно отказаться? Что вы должны начать или прекратить делать для повышения производительности и эффективности своей команды?
