Напоминание об оплате счета
К разделу жалоба можно также отнести письма– напоминания об оплате счетов. Ниже приведены примеры таких писем.
Пример 7. Настойчивое напоминание об оплате счета.
Dear Mrs. Armstrong
We have not yet received payment from you for our invoice number XXXX 12345 dated DD.MM.YY. Please refer to your purchase order number YYYY54321.
This invoice is now 14 days past due. Will you, please, take the time today to send us a check?
Thank you very much for cooperation.
Sincerely,
ПодписьA. FedinAccount Manager,AOLP Company
Пример 8. Вежливое напоминание об оплате счета.
Dear Mr. Bill
This is to inform you that we have not received the payment of $2’500 that appeared on our billing statement of 23.04.2004. If you have already made the payment, please disregard this notice.
If there is any question about your bill, please call my office immediately.
Thank you for giving your prompt attention to this matter.
Sincerely,
ПодписьM. StupinaAccount Manager
Ответ на жалобу клиента/партнера по бизнесу также относится к «трудным» письмам, поскольку в нем надо будет дать исчерпывающее объяснение причин, вызвавших недовольство клиента/партнера, стараясь сохранить при этом лицо своей компании.
План письма
1. Дайте ссылку на письмо– жалобу.
We thank you for your letter of May 22, 2004, in which you informed us that package number 5 of the above consignment contained the wrong goods.
Спасибо за Ваше письмо от 22 мая 2004 г., в котором Вы сообщаете нам, что в коробке 5 вышеупомянутого груза находятся не относящиеся к делу товары.
Thank you for your letter of May 22, 2004, in which you pointed out that three mistakes totally 1560 had been made on your statement.
Спасибо за Ваше письмо от 22 мая 2004 г., в котором Вы указываете, что в Вашем счете было сделано 3 ошибки на общую сумму 1560.
We would like to thank you for informing us of our accounting error in your letter on May 22, 2004.
Мы бы хотели поблагодарить Вас за сообщение о нашей бухгалтерской ошибке в в Вашем письме от 22 мая 2004 г.
We are always interested in receiving comments from our customers because this helps us to improve the service.
Мы всегда заинтересованы в получении отзывов от наших клиентов, поскольку это помогает нам улучшить наш сервис.
Your detailed description of the damage was very helpful to us.
Ваше детальное описание повреждений было очень полезным для нас.
2. Выразите сожаление по поводу предмета жалобы.
We are very sorry to know (to hear) that...
К сожалению, выяснилось, что...
We are very sorry to hear that 3 pianos of the wrong colour were sent.
Мы были очень огорчены услышать, что Вам были отгружены 3 пианино неправильного цвета.
We were very sorry to know that you were dissapointed with the consigment of designer denim jeans.
Мы, к сожалению, узнали, что Вы быди разочарованы качеством поставленных нами дизайнерских деним джинсов.
3. Объясните, что вызвало проблему.
We have investigated the matter and found that the mistake was due to...
Мы изучили этот вопрос и нашли, что ошибка была вызвана...
This was largely due to circumstances beyond our control.
Это, в основном, произошло по не зависящим от нас причинам.
I would, nevertheless, like to point out that...
Тем не менее, я бы подчеркнул (указал), что...
We have looked into this matter and found some confusion in the numbering of two different orders which were collected by our forwarding agent in Moscow.
Мы разобрались с этим вопросом, и оказалось, что произошла путаница в нумерации двух различных заказов, которые были собраны нашим экспедитором в Москве.
I can only assume that the forwarding agent made a mistake, and the contents of this case were intended for other customers.
Я могу только предположить, что экспедитор сделал ошибку (ошибся), и содержимое этого ящика (этой упаковки) предназначалось для другого заказчика.
4. Перечислите ваши действия, которые были предприняты Вами, чтобы разрешить возникшую проблему немедленно.
The goods you complained about has been withdrawn.
Товары, на которые Вы жаловались, были изъяты.
I am pleased to inform you that your order now is ready for despatch.
Я рад сообщать Вам, что Ваш заказ уже подготовлен к отгрузке.
We have already shipped replacements for the...
Мы уже отгрузили замену (товарам)...
5. Сообщите, что предпринято, чтобы не повторить подобную ошибку в будущем.
We have reviewed our ….. and can assure you that similar mistakes will not happen again.
Мы проверили нашу (службу доставки, экспедицию и т.п.) ….. и можем заверить Вас, что подобные ошибки не повторятся в будущем.
You may be sure that such a mistake will not be made again.
Будьте уверены, что подобная ошибка не повторятся.
The new ……. procedures will ensure that this problem will not happen again.
Новый порядок (расчетов, доставки, контроля качества и пр.) гарантирует, что эта проблема не повторится.
We will pay our special attention to proper packing in accordance with your special requirements.
Мы будем обращать наше особое внимание на соответствующую упаковку товаров в полном соответствии с Вашими требованиями.
6. Принесите еще раз свои извинения за принесенные неудобства. Если это уместно, предложите компенсацию за причиненный моральный и материальный ущерб.
We apologize for any confusion caused by the curcumstances beyong our control.
Мы приносим свои извинения за путаницу, вызванную не зависящими от нас обстоятельствами.
Please accept our apologies for the inconvenience.
Пожалуйста, примите наши извинения за причиненные неудобства.
We were very sorry about the inconvenience you have experienced.
Мы очень сожалеем по поводу причиненных Вам неудобств.
I apologize for the errors which were due to a fault in our computer, which has now been fixed.
Я приношу свои извинения за ошибку, вызванную дефектом нашего компьютера, который мы уже отремонтировали.
However, we sympathize with the inconvenience you have been caused and would like to offer you some sort of compensation.
Однако мы с сочувствием относимся к причиненным Вам неудобствам и хотели бы предложить Вам некоторую компенсацию.
Finally, we would like to apologize for the inconvenience you were caused and to thank you for your patience in this matter.
Наконец, мы хотели бы извиниться за причиненные неудобства и поблагодарить Вас за Ваше терпение в этом случае.
We would, therefore, like to offer you a 5% discount on your next purchase.
Мы, таким образом, хотели бы предложить Вам 5% скидку при Вашем следующем заказе.
7. Закончите письмо в оптимистическом тоне.
We look forward to hearing of the safe arrival of the replacements and to doing further business with you.
Мы надеемся, товары взамен (дефектных, поврежденных, недопоставленных и пр.) прибудут благополучно, и мы будем работать с Вами в будущем.
Once again, I regret for any inconvenience you may have suffered and look forward to doing further business with you.
Еще раз я выражаю мое сожаление за причиненные неудобства и надеюсь на совместную работу в будущем.
8. Ваши имя, подпись, должность.
Пример 1. Ответ на жалобу по поводу неправильной доставки.
Dear Mr Corelli,
Your order No 123-ZXC
We thank you for your letter of May 20, 2004, in which you informed us that case number 5 of the above consignment contained the wrong goods.
We have looked into this matter and found some confusion in the numbering of two different orders which were collected by our forwarding agent for shipment to the USA.
We have reviewed our coding system and can assure you that similar mistakes will not happen again.
We have already shipped replacement for the contents of case number 5 and instructed our representative in the USA to collect the wrong-delivered goods as soon as possible.
Finally, we would like to apologize for the inconvenience you were caused and to thank you for your patience in this matter.
We look forward to hearing of the safe arrival of the replacement and to doing further business with you.
Sincerely yours,
ПодписьVasilisa PremudrayaSales Department
В ряде случаев не всякая жалоба может считаться обоснованной. Встречаются не только недобросовестные компании, не выполняющие свои договорные обязательства, но также и недобросовестные покупатели, потребители, заказчики. Ниже следует упражнение, в котором приведен ответ на необоснованную жалобу.
Упражнение
Текст письма разбит произвольным образом. Пользуясь приведенным выше планом составления таких писем, составьте буквенную формулу реального письма.
Ответ на необоснованную жалобу.
Dear Mr Klinton
a. After having compared your sample pieces with the reference samples I find the quality absolutely identical.
g. I am surprised to learn that you have had cause to complain about the quality of designer denim jeans which we delivered.
e. I very much regret being compelled to write to you in this way.
f. Due to your earlier complaints I have made it my business to inspect each item personally before it is packed and shipped. The items matched your samples exactly, both in size, color and craftsmanship.
h. Your complaint of July 31, 2000
b. I must state, however, that there have been quite a few complaints on your part recently, and I cannot help feeling that your sole aim is to obtain an allowance.
d. As to your latest complain I have to inform you that we are not willing to accept it.
c. Please note that from now on we are not willing to accept any deductions from the price invoiced to you.
Sincerely yours,
Правильный ответ: h,g,f,a,b,d,c.
Ниже приведен восстановленный текст письма.
Пример 2. Ответ на необоснованную жалобу.
Dear Mr Klinton
Your complaint of July 31, 2004
I am surprised to learn that you have had cause to complain about the quality of designer denim jeans which we delivered.
Due to your earlier complaints I have made it my business to inspect each item personally before it is packed and shipped. The items matched your samples exactly, both in size, color and craftsmanship.
After having compared your sample pieces with the reference samples I find the quality absolutely identical.
I must state, however, that there have been quite a few complaints on your part recently, and I cannot help feeling that your sole aim is to obtain an allowance.
