Ресурсы требуют неослабного внимания
Ресурсы могут быть ограничены. Если в этом отношении вы похожи на большинство людей, которых я знаю, значит, вы не располагаете безграничным запасом времени или денег. Поэтому важно правильно распорядиться своими ценными ресурсами, направив время и средства на решение задач, приближающих вас к реализации видения. Тщательно продумайте, как вы будете осуществлять свой проект, и составьте четкий план до того, как совершите первое действие, – это сбережет вам значительную долю имеющихся ресурсов.
Разумеется, вы можете ошибиться, принять неправильное решение и что-то потерять. Ясный план и структурированное видение не застрахуют вас от ошибок, но если вы возьмете на вооружение метод, представленный в этой книге, то сможете вовремя заметить опасность. Напротив, без сколько-нибудь отчетливого представления о том, как получить желаемое, и без регулярной оценки степени своего продвижения и приближения к поставленной цели вы рискуете зайти очень далеко, прежде чем поймете, что ваши усилия уводят вас от цели, попутно съедая ваши деньги.
Сделайте шаг к осуществлению своей мечты!
Итак, за дело. Начнем с упражнения.
Упражнение 7 Убедитесь, что располагаете всем необходимым
1. Откройте план и перечитайте его.
2. Между столбцами «Задачи» и «Первый месяц» вставьте еще один столбец – «Ресурсы».
3. Напротив каждой задачи, требующей привлечения сторонних лиц или доступа к определенному ресурсу, впишите необходимый ресурс. Если решение задачи зависит только от вас, можете вписать собственное имя или оставить ячейку пустой.
4. Если вам необходимо обратиться к специалисту или обучиться каким-либо новым навыкам, включите это в план в качестве самостоятельной задачи.
5. Убедитесь, что включили в план задачи, обеспечивающие вас нужными ресурсами.
6. При необходимости ознакомьтесь с учебными примерами, содержащими решения, на моем сайте.
7. Если вы уже начали выявлять риски, записывайте свои соображения. Мы формализуем их на этапе 11, когда начнем работать с препятствиями на пути к выполнению нашего проекта.
Шаг 8
Составьте окончательный вариант плана
Удачные планы оформляют удачные решения. Поэтому тщательное планирование помогает осуществиться труднодостижимым мечтам.
Лестер Роберт Биттель
На этом этапе вы должны убедиться, что составили исчерпывающий план. Законченный вариант плана содержит ряд важных элементов.
• Ключевые виды деятельности, разбитые на задачи. План должен отражать ваше четкое представление о результатах выполнения каждой задачи – что вы увидите или получите, выполнив определенное действие (например, написанную книгу, отремонтированную кухню).
• Ход выполнения каждого действия и решения каждой задачи, особенно если вы уже приступили к реализации проекта.
• Подробный список необходимых ресурсов и предварительную оценку объема предстоящих работ, а также меры по уточнению оценки.
• Примерный перечень рисков и неопределенностей (на данном этапе просто имейте этот пункт в виду).
• Предварительную оценку продолжительности выполнения каждого действия и решения каждой задачи (а также, при необходимости, затрат, которые можно свести в отдельную смету).
• Так называемые «зависимости» – взаимосвязанные задачи и действия. При этом необходимо отметить, какие из них являются критически значимыми для соблюдения плановых сроков.
План поможет оценивать ход выполнения проекта
Имея на руках план действий с указанными сроками, вы сможете отслеживать ход выполнения работ и компенсировать любое отставание, едва таковое произойдет. Далее, в разделе под заголовком «Действуйте!», я призову вас регулярно сверяться со своим планом. Насколько быстро вы решаете поставленные задачи? Какие действия находятся в стадии выполнения, какие уже завершены? Чем вы предположительно должны сейчас заниматься? Действуют ли согласно графику люди, которых вы привлекли к работе? Не отстаете ли вы сами от графика? В чем причина нарушения плановых сроков – с вашей стороны или со стороны подрядчиков? Как вы предполагаете ее устранить? Не рискуете ли вы потерять деньги?
Вы должны учиться воплощать свой план в жизнь, регулярно корректировать и совершенствовать его. Только так можно быстро и эффективно решать возникающие вопросы. Кроме того, это дает вам постоянный стимул. Подумайте об этом! Представьте, как приятно поставить напротив очередного пункта в плане галочку – «завершено»! Как замечательно знать с полной определенностью, что должна сделать для вас сторонняя организация, и иметь возможность отслеживать прогресс? И как прекрасно видеть, что все идет по плану, а если что-то вдруг пойдет не так – быть уверенным, что сможете не только выяснить причину сбоя, но и быстро принять меры, чтобы исправить ситуацию!
Искусство предварительной оценки
Если вы пока не имеете опыта планирования и не уверены, достаточно ли времени отвели на ту или иную задачу или вид деятельности, подстрахуйтесь и расширьте временные рамки. Лучше заложить в проект больше времени, чем загнать его в нереальные сроки. Конечно, слишком размахиваться тоже неразумно, поскольку это очень расхолаживает, а если сильно переоценить денежные траты, то может показаться, что дело вам не по карману. Если вам трудно дать предварительную оценку временны`х и финансовых затрат, подумайте, как преодолеть это затруднение. Возможно, проблема в том, что данную задачу будут решать другие? Тогда свяжитесь с ними и попросите дать заключение. Может быть, вам нужно глубже изучить вопрос, чтобы понять, какие шаги от вас потребуются? Просто включите в план дополнительное действие по сбору информации, оцените его с точки зрения сроков и затрат и осуществите. Когда достигнете полной ясности, скорректируйте элементы плана и сроки. Если в настоящий момент вы не хотите заниматься изысканиями или не видите в этом смысла, определите примерный срок и увеличьте его на столько процентов, насколько вы сомневаетесь в точности своих расчетов. Если совершенно не уверены, увеличьте время, скажем, на 30 %, а если почти убеждены, что посчитали верно, добавьте процентов десять. Впоследствии вы сможете уточнить эту цифру.
Зависимости и критические пути к вашему видению
Теперь при анализе плана вам остается оценить еще две составляющие: зависимости и критические пути. Зависимостями называются взаимосвязанные задачи, когда выполнение одной обусловлено завершением другой. К примеру, вы хотите превратить в товар свое писательское мастерство. Невозможно предложить свои услуги, пока не сформулировано товарное предложение и не определена его стоимость. Разумеется, можно вывести на рынок нечто неопределенное, но едва ли такое предложение привлечет клиентов – ведь они не поймут, что вы подразумеваете под «писательскими услугами». Что это за услуги? Ведение блога? Редактура? Составление бизнес-отчетов? Таким образом, задача «Предложение писательских услуг» зависит от задачи «Определение содержания услуги». Если для того, чтобы сформулировать, что вы можете сделать для клиента как писатель, вам требуется неделя, придется отложить вывод товарного предложения на рынок на неделю. Эти две задачи невозможно решать одновременно.
Задача определения содержания услуги в предыдущем примере является также критической задачей, поскольку, как было сказано, невозможно обратиться к клиентам с предложением услуги, пока она не сформулирована. Следовательно, если вы промедлите с решением этой задачи месяц, то на это время зависнет весь проект. Это и есть критический путь: последовательность задач, настолько важных, что промедление с их выполнением тормозит ход всего проекта.
