задач по цвету поможет вам понять, что действительно важно в вашей жизни.
С помощью цветовой маркировки вы сразу увидите, к чему относятся задачи, которые собираетесь выполнить сегодня. В течение дня необходимо заниматься посевом и жатвой. Конечно, надо уделить внимание и прополке, и заготовке, но стоит помнить, что это всего лишь прополка и заготовка, и не тратить на них больше времени, чем нужно.
Когда вы привыкнете к этому, то сможете рассматривать свою повседневную жизнь с учетом всех четырех аспектов без необходимости составлять список задач. Например, вы сможете описать прошедшую встречу таким образом: «Первые десять минут – пересказ предыдущего собрания, и это прополка, которую можно просто проверить по электронной почте. Слушать тут нечего. Через сорок минут мы наконец-то начали говорить о посеве. Надо слушать». Такое деление поможет вам повысить производительность, и вы сможете увидеть и убрать три «Н»: ненужные, напрасные и непостоянные траты времени. Поскольку каждое решение отмечено цветом, вам больше не придется принимать их наугад. При составлении расписания вы сможете избавиться от ненужных дел и выполнять нужные в мгновение ока.
Если вы сможете внедрить эту систему в ваш внутренний распорядок, то избавитесь от беспокойства, связанного с зацикленностью на планах, и у вас появится время подумать о том, чего вы действительно хотите. Потратите ли вы свое время впустую или с пользой, зависит от того, сможете ли вы сконцентрироваться и обдумать все за утренний час.
Обратите внимание, что третий принцип «выбирайте маленькие “семена” для посева, чтобы сразу засеять их» будет подробно рассмотрен во второй части книги.
Удачное распределение задач придаст вам сил на весь рабочий день
Определение материала для посева и распределение задач – самая трудоемкая, но очень важная часть жизни. Если разобраться с ней до начала рабочего дня, вы сможете работать с новыми силами.
Все тянется долго, пока вы не возьметесь за дело. Первая подготовка важнее, чем последний рывок. Вам точно будет легче, если еще утром вы определите, какими задачами будете заниматься весь день. Немедленно приступив к делу, вы сможете сразу же вернуться к нему, даже если с вами заговорят во время работы или прервут по срочному вопросу.
Часть вторая. Первые полчаса – постановка задач на день
Как составить список сильных сторон для роста производительности
Первые полчаса ставим задачи
Процесс постановки задач на день и определения приоритетов помогает взять ответственность за ежедневные решения и определить, что для вас важно, а от чего следует отказаться.
Жизнь – это череда решений. Если откладывать свой выбор из-за того, что вы заняты или думаете, что всё еще впереди, придется сильно сожалеть об этом впоследствии.
Утренняя постановка задач – ваш личный посев, который никому нельзя уступать. Это проверка того, что вы цените и какой образ жизни хотите вести. Если вы ставите задачи, которые не удается выполнить за день, то увидите, чего вам не хватает. А увидев это, сможете понять, как компенсировать нехватку. И даже если вы не можете самостоятельно выполнить дело и хотите обратиться к кому-то за помощью, все это тоже начинается с постановки задач.
Семь преимуществ постановки задач
Перечислим, почему важно включить постановку задач в ваш утренний распорядок.
1. Вы становитесь решительнее и действуете быстрее.
2. Избегаете действий «на всякий случай».
3. Вы можете оценить собственную работу.
4. Вам больше не придется нагружать себя делами.
5. Вы сможете создать подборку распространенных вопросов о вашей работе.
6. Вы увидите разницу между сверхурочной работой, которую надо делать и которую делать не надо.
7. Вы обеспечите себе повышенную концентрацию в течение дня.
Разберем каждый из этих пунктов.
Вы становитесь решительнее и действуете быстрее
Я правда должен сделать это сейчас?
Я правда должен сделать именно это?
В повседневной суете мы иногда задаемся такими вопросами, но не всегда можем высказать их напрямую – из-за своего положения или чтобы никому не надоедать. Порой нам просто не хватает времени задуматься об этом, поэтому мы продолжаем двигаться по инерции. Случается с вами такое?
Дело в том, что вы не привыкли к решительности.
Например, люди, которые подолгу отвечают на письма, не решили, какой ответ они хотят услышать. А человек, который жалуется, что работа всегда занимает много времени, но продолжает ее выполнять, не пытается принять решение и улучшить рабочие процессы.
Ставя себе задачи, вы сможете выработать привычку к решительности. И под решительностью я подразумеваю способность выявлять цели, симпатии и антипатии, делать быстрые суждения и распределять задачи.
Смысл каждого дня может быть совершенно разным («сегодня я все сделаю!» или простое выполнение обыденных задач), как разным бывает и чувство удовлетворения и достижения. Начните с мелочей и заведите привычку немедленно принимать решения и обосновывать их.
Ежедневный выбор, даже если он окажется ошибочным, – верный путь к совершенствованию навыка принятия решений. По мере его развития вы сможете сокращать время, затрачиваемое на работу.
Избегаете действий «на всякий случай»
При постановке задач во время утреннего часа вы не сможете вместить в список информацию обо всем, что произойдет в течение дня, поэтому нужно тщательно отобрать каждый пункт.
Например, распространенной практикой является презентация незавершенной работы со словами «это текущая стадия, показываем на всякий случай», хотя другой стороне требуется только финальный вариант. Не стоит относиться к такой презентации как к срочной и важной задаче или тем более выполнять ее первым делом с утра. Что сможет сделать с незаконченными материалами тот, кому вы их представляете?
Разделение задач также эффективно помогает выявить те действия, которые мы выполняем не вполне осознанно.
Функция «копия» в электронных письмах также часто используется «на всякий случай». Разве вам не встречались письма со множеством адресатов в копии, которые как бы говорят: «Надо бы и этого человека оповестить на всякий пожарный»? Но если адресат из копии не посмотрит письмо, вины его в этом нет. И вместо упреков в невнимательности гораздо проще отправить письмо непосредственно этому человеку. Некоторые топ-менеджеры даже не смотрят на письма, которые отправлены им «в копии», это особенно актуально для занятых людей.
Не тратьте впустую свое и чужое время, избавьтесь от привычки действовать «на всякий случай». Твердо придерживайтесь задач, поставленных в ходе утреннего часа.
Вы можете оценить собственную работу
Реформа стиля производства, сокращение сверхурочных часов, повышение производительности и продвижение удаленной работы – важные темы, которые интересуют многих и вызывают бурные дискуссии. По моему мнению, ключом к решению этих вопросов является визуализация «нормальной» работы и разделение опыта между всеми.
Проблему переработок обычно списывают на проблемы личности (отсутствие привычки к делегированию задач, легкомысленная оценка труда, дискомфорт, если не каждое задание выполнено идеально). Но как ответить на конкретные вопросы «не слишком ли переоцениваю я свои силы?», «как узнать, что слишком легко, а что в самый раз?», если не сравнивать себя с другими?
Даже если речь идет об электронной переписке или подготовке документов, разные люди выполняют эти действия по-разному. Если мы сможем создать среду, где нормой будет быстрое и точное выполнение задач и где принято делиться и обмениваться опытом, производительность труда резко возрастет.
Если вы визуализируете работу, которую выполняете так или иначе, то сможете сравнить себя с теми, кто совершает те же действия, а при сравнении сможете понять, где поступаете не так, как нужно. Также можно спросить старшего коллегу или человека, который умеет выполнять эту работу: «Как вы поступаете в таких случаях?» – и получить нужный совет. В результате вы сможете точно оценить свои действия.
Вам больше не придется нагружать себя делами
На лекции для будущих менеджеров я услышала от одного из участников такую историю: «Когда я прихожу к начальнику со свежей идеей, он говорит: “Отлично! Приступай!” – и тут же поручает мне новый проект. Я ценю это, но не могу заниматься им сверх того, что у меня уже есть… Тем более что проект еще
