Предпосылка составления реальных месячных и недельных планов состоит в том, что вы определяете еще и так называемое свободно планируемое время. Предусматривайте в своем временном плане также резервы времени («буферы») для решения дополнительных и непредвиденных задач так, чтобы можно было соблюсти плановые сроки без стресса и цейтнота.
Декадный план
Декадный план предполагает еще более детальный, более точный прогноз предстоящего периода. Исходя из своего месячного плана составьте на неделю распорядок всех своих дел и задач в соответствии с их объемом и необходимым для их исполнения временем.
Вспомогательные вопросы для планирования работы в течение недели
- На чем я должен сконцентрироваться в первую очередь на этой неделе (центральная задача)?
- Какая задача на этой неделе самая существенная и требующая наибольших затрат времени?
- Какие другие дела на этой неделе необходимо завершить, подготовить к завершению или начать (обязательные задачи)?
- Какую рутинную работу (писанина, телефонные разговоры, совещания и т.п.) я должен выполнить?
- К каким нерешенным вопросам следовало бы приступить (возможные задачи)?
- Что было бы еще целесообразно, желательно или уместно сделать?
- Какие события могут быть предусмотрены?
Дневной план
Дневной план строится на базе декадного плана. В нем устанавливается, какие задачи и дела должны быть выполнены в течение соответствующего рабочего дня, причем к предусмотренным ранее, запланированным прибавляются непредусмотренные.
Дневной план представляет собой последнюю и одновременно самую важную ступень в системе планирования времени, конкретное воплощение (реализацию) поставленных целей! Планирование предполагает постепенное продвижение вперед, разложение общей задачи на частные, с тем чтобы различные действия можно было распределить во времени.
В дальнейшем на примере дневного плана рассматриваются пять стадий системного планирования времени. Чтобы организовать использование времени в настоящем, надо подготовить его распределение, когда оно еще в будущем.
2.4. Составление планов дня с помощью метода «Альпы»
Планирование, как уже отмечалось, означает подготовку к реализации целей. В этой связи говорят также о целевых планах. Вы сможете совсем по-иному воспринимать окружающий вас мир, если знаете, чего вы хотите и когда (почему), т.е. если вы имеете конкретный план расхода времени.
- Принципиально важно составлять план дня в письменном виде.
- Планы дня, которые держат в голове, легко отвергаются.
- Письменные планы дня обеспечивают разгрузку памяти.
- Письменно фиксируемый план имеет психологический эффект самомотивации к работе. Ваша деловая активность становится более целенаправленной и ориентированной на строгое следование программе дня.
- В результате вы меньше отвлекаетесь и больше побуждаетесь заниматься только намеченными задачами.
- Благодаря контролю результатов дня у вас «не теряются» несделанные дела (перенос на следующий день).
- За счет письменной регистрации вы повышаете эффект от планирования, поскольку лучше оцениваете потребность во времени и «помехи», а также можете более реалистично планировать резервное время.
- Последовательное планирование дня обусловливает совершенствование вашей личной методики работы
- Если существует ясность относительно того, что надо сделать в течение дня, то вы автоматически стараетесь рационализировать свой труд и, кроме того, сознательно противодействовать «помехам» внутреннего или внешнего порядка. В этом случае вас не отвлекают лишние телефонные разговоры, вы ограничиваетесь только самым существенным. Если вы в конце дня задаете себе вопрос, а что, собственно, сделано, то причина этого заключается главным образом в отсутствии четкой целеустановки на день.
- Реалистичный план дня должен в принципе содержать лишь то, что вы хотите или должны, а также можете сделать в этот день. Потому что, чем более достижимыми вы считаете поставленные цели, тем больше сил вы концентрируете и мобилизуете на их реализацию.
Пять стадий метода «Альпы»
Предлагаемый вашему вниманию метод относительно прост, и после некоторых упражнений потребуется в среднем не более 10 минут для составления ежедневного плана.
Его относительно легко запомнить, поскольку он основывается на мемотехнике: начальные буквы символизируют предметные понятия. Даже если вам кажется, что вы задыхаетесь под «грудой дел», не миритесь с судьбой, а действуйте по методу «Альпы».
Метод включает пять стадий:
1) составление заданий;
2) оценку длительности акций;
3) резервирование времени (в соотношении 60:40);
4) принятие решений по приоритетам и перепоручению;
5) контроль (учет несделанного).
Первая стадия: составление заданий
Запишите под соответствующими рубриками формуляра «План дня» все то, что вы хотите или должны сделать на следующий день:
- задачи из списка дел или из недельного (месячного) плана;
- невыполненное накануне;
- добавившиеся дела;
- сроки, которые надо соблюсти; периодически возникающие задачи.
Употребляйте при этом сокращения, соответствующие виду деятельности или рубрикам в формуляре "План дня":
В — визиты, совещания;
Д — делегирование дел;
К — контроль;
П — в процессе, в деле;
ПК — поездки, командировки;
ПР — письменная работа, деловые письма, диктовка;
С — секретарша;
Т — телефонные разговоры;
Ч — процесс чтения (отчетов, циркуляров, газет и т.п.).
Составленный таким способом список заданий на день может выглядеть, например, так:
ПК — продавец «БМВ» (подержанные автомобили);
В — г-н Мюллер (программа ЭВМ);
В — г-н Шульте (экспертная оценка);
П — проект изучения рынка;
Т — г-н Шмидт (статистика сбыта);
ПР — г-н Гюнтер (письмо);
Ч — специальный журнал для менеджеров;
Т — г-н Майер (нехватка персонала);
Т — Хельмут (вечерняя пробежка).
Немного тренировки, и вы сможете так составлять список заданий, чтобы:
- в первом приближении распределять их по приоритетности;
- подразделять их на затяжные и «краткие», непродолжительные;
- перепроверять задания, связанные с личным контактом на предмет возможности выполнения их более рациональным путем (с помощью телефона и т.п.).
Пример:
П — проект изучения рынка
В — Шульте (экспертная оценка)
ПК — продавец «БМВ» (подержанные автомобили)
Ч — специальный журнал для менеджеров
Т — Шмидт (статистика сбыта)
Непродолжительные работы
ПР — Гюнтер (письмо)
Т — Мюллер (программа ЭВМ)
Т — Майер (нехватка персонала)
«Телефонный» блок
Т — Хельмут (вечерняя пробежка)
Однако это только начало составления вашего плана дня. Реалистичный план дня должен быть всегда ограничен тем, что вы фактически в состоянии сделать.
Вторая стадия: оценка длительности акций
Проставьте против каждого задания приблизительное время для его выполнения, просуммируйте и определите ориентировочно общее время.
Часы П — проект изучения рынка 3,0 В — Шульте (экспертная оценка) 2,0 ПК — продавец «БМВ» (подержанные автомобили) 1,5 Ч — специальный журнал для менеджеров 1,0 Т — Шмидт (статистика сбыта) 0,5 ПР — Гюнтер (письмо) 1,5 Т — Мюллер (программа ЭВМ) 0,5 Т — Майер (нехватка персонала) 0,5 Т — Хельмут (вечерняя пробежка) 0,5 _______ 10,0
Вы можете возразить в том смысле, что продолжительность отдельных дел невозможно оценить достаточно точно. Это верно. Однако после накопления известного опыта вы сможете положить его в основу планирования своего времени. Ведь в своей деятельности вы тоже сталкиваетесь с трудностями при оценке рынка, оборота и расходов.
Имейте также в виду, что работа зачастую требует столько времени, сколько его есть в вашем распоряжении. Так что устанавливая для отдельных дел конкретный промежуток времени, вы вынуждаете себя укладываться именно в это время.
