Составьте аналогичный формуляр и пошлите оригинал адресату (копию в дело). После получения ответа копию можно уничтожить.
Преимущества этого принципа:
- небольшая площадь, отведенная для сообщения и ответа, принуждает к краткости;
- отправитель и получатель имеют одновременно перед глазами и предложение, и ответ;
- оба партнера по корреспонденции используют лишь один-единственный лист с текстом;
- отправителю ответа не требуется повторять атрибутику делового письма.
4. Рационализация корреспонденции путем облегчения ответа (согласования с партнером).
Поскольку вы ожидаете краткого, но быстрого ответа на свое письмо, вы можете освободить своего партнера от ненужной работы: посылайте ему письма в двух экземплярах с таким, например, упоминанием в тексте: «Пожалуйста, используйте прилагаемую копию для написания от руки краткого ответа!».
5. Рационализация корреспонденции с использованием стандартных бланков для кратких писем.
Используйте различные формуляры, бланки и стандартные сопроводительные записки для кратких сообщений, выдачи заказов, записи телефонных разговоров, циркуляров, заявок и т.п., если вам надо сделать краткое стандартное сообщение или отослать в качестве приложения материалы, которые нуждаются только в небольшом пояснении.
Преимущества стандартных бланков: вам не надо много писать или диктовать, достаточно проставить ключевые слова и обозначения. Такого рода послания производят зачастую лучшее впечатление, чем красивые, но не рациональные письма!
6. Рационализация корреспонденции за счет работы над текстом.
Настоящий бум вызвали в последнее время микрокомпьютеры (называемые также персональными), которые за 5000—10000 марок позволяют различным учреждениям, отдельным подразделениям, мелким фирмам, адвокатам, врачам и так называемым нормальным потребителям наряду с использованием прочих программ работать над собственным текстом.
Со снижением цен и прогрессом микроэлектроники это средство рационализации становится все более привлекательным. Преимущество: программирование писем экономит много времени и позволяет сохранить форму лично вами составленного послания.
7. Рациональное составление индивидуальных писем.
В конце концов в немалом числе случаев по причинам представительства или из-за нестандартности содержания вам бывает необходимо написать индивидуальное письмо.
- Собирайте отдельные письма для «серийного производства», например используя папку «Корреспонденция».
- Подготавливайте процесс написания или диктовки, подбирая необходимые материалы, записывая ключевые слова и т.п.
- Используйте краткие наброски с наглядной фиксацией основных пунктов, чтобы затем полностью сконцентрироваться на формулировании.
- Диктуйте простые письма на магнитофон (диктофон) или лучше делегируйте составление письма, задавая секретарю только ключевые слова, носящие основную смысловую нагрузку (см. «Обработка входящей почты»),
- Проверяйте каждый вопрос на предмет того, нельзя ли решить его по телефону.
8. Рационализация корреспонденции с помощью профессиональной диктовки.
Мы исходим из того, что вы знакомы с техническими приемами рациональной диктовки и потому ограничимся лишь некоторыми методическими указаниями.
- Диктуйте на пленку вместо того, чтобы диктовать стенографистке. В последнем случае вы блокируете время двух лиц одновременно; в то время как вы будете наговаривать второе письмо, первое может быть напечатано с магнитофонной пленки.
- Для диктовки кратких текстов используйте незаполненные промежутки времени или время вынужденных пауз (в автомобиле, вагоне поезда, самолете и т.д.).
- Краткие тексты, особенно если они не очень важные, диктуйте блоками.
9. Рационализация корреспонденции путем самоограничения.
Избегайте ненужного бумагооборота, избавляйтесь от привычки записывать или диктовать по любому мало-мальски значительному поводу.
10. Рационализация корреспонденции за счет целеориентированности в работе.
Перед составлением каждого письма спрашивайте себя, какой цели вы хотите достичь. Всегда предварительно обдумывайте, что вы хотите сообщить другому лицу.
6.7. Использование листков-памяток и формуляров
Выигрывайте время, используя для повторяющихся задач и работ листки-памятки. Имеется в виду разграфленный лист, на котором в определенном порядке перечисляется и задается то, что должно быть сделано, поручено, перепроверено или изменено. Листки-памятки превратились в универсальный инструмент облегчения труда для повторяющихся и стандартных процессов.
Они обладают следующими преимуществами:
Листки-памятки как средство самоменеджмента
1. Разложение работы на отдельные фазы способствует концентрации на наиболее существенном.
2. Ускоренное выполнение дела высвобождает дополнительную энергию.
3. Нет необходимости снова и снова обдумывать рутинные процессы («изобретать велосипед»).
4. Пропадает опасение того, что какое-либо дело может быть забыто; листки-памятки дают максимум уверенности при минимуме контроля.
5. Листки-памятки способствуют накоплению опыта и совершенствованию стиля работы.
6. Многие дела благодаря составлению списка становятся обозримыми.
7. Листки-памятки служат инструментом личной подготовки к работе.
8. Листки-памятки образуют основную структуру, которая может постоянно совершенствоваться.
9. С помощью листков-памяток легче справляться с рутинной работой.
10. Листки-памятки являются постоянным накопителем опыта, они разгружают нашу память.
Применение:
- листки-памятки служат для управления информационными мыслительными процессами, а также процессами формирования мнений и принятия решений;
- листки-памятки особенно рекомендуются для осуществления анализа, наблюдений, контроля, проведения переговоров и бесед, подготовки докладов, командировок и т.п.
Практически нет такого вида деятельности, который нельзя было бы разложить на отдельные рабочие фазы! Определите наиболее часто повторяющиеся в вашей профессиональной и личной сферах виды работ и создайте свои собственные листки-памятки, например для:
- подготовки командировок;
- подготовки конференций (см. «План обсуждений» в 6.3);
- профессиональной диктовки;
- проблемного анализа;
- контроля за реализацией проектов;
- на случай автомобильной аварии и т.д.
Запишите здесь отдельные ключевые понятия, которые вы позже примените для своих первых набросков листков-памяток - основную структуру листка-памятки вы можете разработать следующим образом:
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
5 ступеней составления листка-памятки
1. Выбрать те виды деятельности или занятий:
- которые повторяются;
- одинаково или аналогично исполняются.
2. Весь процесс разложить на рабочие этапы и фазы:
- что должно быть сделано?
- на что следует обратить особое внимание?
- что подлежит выяснению?
- кого надо проинформировать? И т.д.
3. Составить логическую очередность:
- какие имеются взаимозависимости?
- какие временные ограничения должны быть соблюдены?
- что из чего вытекает в соответствии с логикой данной деятельности?
- где потребуются промежуточные результаты?
4. Произвести группировку:
- какая деятельность повторяется?
- где имеются логические промежуточные связи?
- где употребляются одинаковые вспомогательные средства?
5. Подвергнуть переработке предварительно составленный листок:
- анализ ошибок;
- критические фазы;
- возможности делегирования;
- апробирование;
- окончательная корректировка;
- готовый листок-памятка.
Попробуйте составить список повторяющихся видов работ и разработать листки-памятки по пятиступенчатой схеме! Попытайтесь затем определить экономию труда и времени. Дополнительное время вы сможете сэкономить, если заведете картотеку формуляров листков-памяток для различных проектов и рабочих процессов.
Используйте формуляры, приведенные в настоящей книге (например, на этой странице) и разрабатывайте свои собственные! Перепроверяйте применяемые вами формуляры с точки зрения их построения, смысла и завершенности!
Системная подготовка к беседам
- Моя целеустановка.
