Лина Риннэ - Пять правил выдающейся эффективности: Как достигать главных целей без перегрузок и выгорания

Пример:

Кому: Пейдж

Копия: Матео, Альдо, Терри

Пейдж, прошу тебя проработать вложенный документ в режиме правки и подготовить его к корректуре к этой пятнице.

Терри, Матео и Альдо: вы включены, чтобы быть в курсе.

9. Если сообщение короткое, поместите его в тему письма и завершите словами «конец сообщения». Это покажет получателям, что письмо открывать не нужно. Так вы сэкономите чужое время. Например: «Начало встречи через 15 минут (конец сообщения)».

10. Пользуйтесь пометкой «ответа не требует». Конечно, ее надо использовать к месту. Получатели будут благодарны вам.

11. При необходимости пользуйтесь префиксами. Обозначение К1 укажет получателю на срочность письма, и он будет точно знать, как быстро надо ответить. Однако не поднимайте ложную тревогу. Используйте обозначение К1 только для того, что действительно срочно и важно. А если так, то будет ли письмо наилучшим способом передачи информации? Это подводит нас к следующему пункту.

12. Не полагайтесь на электронные письма, когда вопрос относится к квадрату 1. Да, электронные письма доходят до адресата за несколько секунд, но это не означает, что их прочитают через несколько секунд. Не забывайте, что есть еще телефон, по которому можно переговорить напрямую. А может быть, стоит просто встать со стула, пройти по коридору и поговорить с кем надо.

13. Не злоупотребляйте аббревиатурами. Аббревиатуры позволяют экономить время, особенно в теме письма. Но их так много, что получатель может не понять, о чем идет речь. Впрочем, вы можете договориться об использовании определенных сокращений. Например, ТПМ (требует принятия мер), ДВО (для вашего одобрения) или Воп. (вопрос).

14. Отвечайте на письмо в течение 24 часов. Конечно, в зависимости от характера письма. Если это задача из квадрата 2, которую нужно решить в течение недели, то как минимум сообщите отправителю, когда он может ожидать ответа.

15. Не рассчитывайте на немедленный ответ. Поскольку мы рекомендуем проверять электронную почту только в определенное время дня, то не стоит ожидать ответа сразу.

16. Используйте оповещения об отсутствии на рабочем месте. Если вы планируете отсутствовать на рабочем месте в течение длительного времени, проинформируйте об этом коллег и партнеров. Вы можете настроить рассылку оповещений для тех, кто работает в одной организации с вами, или тех, кто работает в других местах, или для тех и других. Некоторые программы позволяют ограничить круг получателей таких писем списком контактов. Это хорошо, поскольку не дает почтовым программам возможности отвечать на спам и, следовательно, увеличивать количество нежелательных электронных писем.

17. Сократите число копий. Люди нередко злоупотребляют рассылкой копий писем. Убедитесь, что вы отправляете копии только тем, кому необходимо. Обратите внимание, что копии не требуют каких-либо ответных действий, а рассылаются только для информации. Если вы хотите, чтобы кто-то указанный в копии предпринял те или иные действия, не забудьте об этом написать.

18. Очень осмотрительно используйте скрытые копии. Эта функция лучше всего подходит, когда получатели незнакомы друг с другом. Она позволяет скрывать контактную информацию. Некоторые смартфоны не обязательно показывают, что вам направили скрытую копию, позволяя отвечать и при этом оставаться невидимым для других получателей. Это не очень хорошо.

19. Не используйте функцию «Ответить всем». Всем известно, как низка ценность ответов, рассылаемых с помощью функции «Ответить всем»… Держитесь от них подальше. Мы будем признательны вам за это, да и другие тоже!

20. Присваивайте правильные названия вложенным файлам. Не заставляйте получателей гадать о содержимом файлов с названиями document 1.docx или CB0056.pdf. Выбирайте более понятные названия, например «Протокол совещания по переоснащению от 05.06».

21. Составляйте резюме основных моментов обсуждения. Если вы хотите проинформировать о своей переписке с кем-либо третье лицо, то полезно составить резюме, а не заставлять просматривать все письма. Как вариант можно выделить важные фрагменты писем.

22. Всегда добавляйте новые контакты в свою адресную книгу. Это дает гарантию, что в будущем письма от этих отправителей не попадут в папку «Спам».

23. Удостоверьтесь, что в шаблоне писем после подписи идет ваша контактная информация. Это полезно, если кому-то нужно связаться с вами немедленно или обсудить детали, используя другие средства связи.

24. Не используйте корпоративную почту для личной переписки. Рабочий почтовый ящик – собственность компании и не предназначен для личной переписки. Заниматься личными делами лучше в перерыве. Кроме того, зачем забивать диск, где хранится рабочая переписка, личными сообщениями, для которых лучше подходит другая учетная запись?

25. Используйте электронную переписку, только когда это действительно необходимо. Многие из нас получают более сотни сообщений в день. Если вы можете просто дойти до рабочего места своего коллеги, то сделайте это. Если ввод текста письма занимает более десяти минут, это слишком много для такого вида коммуникации. Электронная почта лучше всего подходит для получения и передачи информации. Она далеко не так эффективна (или даже контрпродуктивна), когда вы хотите разрешить конфликт, дать выход эмоциям, обозначить принципиальную позицию, посплетничать, сделать выговор или пожаловаться. Существуют средства коммуникации, которые больше подходят для этого… а в некоторых случаях об этом вообще не стоит говорить.

Я очень благодарна всем тем, кто сделал эту книгу реальностью – моему соавтору, Адаму Мерриллу, который является олицетворением человека, достигшего успеха благодаря своей открытости и умению сотрудничать, и другому моему соавтору, Лине Риннэ за вклад в наполнение книги и помощь в работе над ней. Нашим рецензентам: Ли Стивенс, Сьюзет Блэкмор, Джерел Макшейн, Джули Шмидт, Сьюзан Сабо, Харви Янгу, Тодду Мьюзигу, Элли Розенталь, Джошу Розенталю, Брек Инглэнд, Беки Хардинг и Эндрю Уонкиру. Мы старались сделать рецензирование книги задачей из квадрата 2, но нам так и не удалось полностью уйти из квадрата 1 из-за нашей загруженности и других приоритетных задач. Благодарим вас за то, что смогли найти для нас время! А также Энни и Зака, без которых мы не смогли бы обойтись!

Мне повезло – мои родители постоянно делились своими достижениями за день, когда мы собирались по вечерам за столом, и всегда спрашивали нас о том, чего мы добились за прошедший день. Ответ «ничего» не принимался. Они подмечали наши способности и учили работать результативно. Я признательна им за это прекрасное время, так же как и двум моим сестрам, Барби Сигел и Элли Розенталь, которые продолжили семейную традицию.

Наконец, я благодарю моего партнера Пэм, которая вот уже 21 год возвращает меня на землю. Она очень сильно помогает мне держать в фокусе важные для меня вещи. Она снова и снова вытаскивает меня из завалов гравия, когда я не могу поставить барьер на его пути.

Я выражаю огромную благодарность…

Кори Когон и Лине Риннэ. Я счастлив, что могу работать с этими выдающимися людьми. Я высоко ценю нашу совместную работу и наслаждаюсь ею.

Бену Лоунену, старшему редактору издательства Simon & Schuster, а также Брит Хвайд, младшему редактору, за изумительную способность видеть перспективу и готовность к сотрудничеству; Барбаре Хансон, взявшей на себя нелегкую задачу технического редактирования и облагораживания нашей рукописи; а также наших давних и, безусловно, блестящих агентов Джен Миллер и Шанон Марвен из Dupree/Miller and Associates.

Команде талантливых и креативных сотрудников FranklinCovey Innovations. Меня неустанно вдохновляют ваши талант, преданность и ответственность друг перед другом, а также способность преодолевать нескончаемые трудности на пути создания по-настоящему выдающихся продуктов, меняющих мир к лучшему.

Шону Кови – смелому лидеру, искреннему человеку, который не упускает из виду мелочей. Вы настоящий лидер, вдохновляющий других на великие дела.

Скотту Миллеру, который талантливо и мастерски руководит маркетинговой политикой FranklinCovey; Энни Освальд, Заку Кристенсену и Джилл Уайт – отважным членам нашей команды; Ли Стивенс и Брек Инглэнд, которые искренне и с полной самоотдачей стремятся доводить все до совершенства; Риду Лейтеру, главному редактору FranklinCovey; нашим многочисленным рецензентам и партнерам-исследователям, посвятившим свои силы изучению потенциала людей; Джоди Карру и творческой группе, принимавшей участие в разработке обложки этой книги; Сантьяго Карбонеллу, который работал над художественным оформлением и макетом этой книги; а также Иветте Ричмонд, которая помогала в подготовке списка источников и делала все, чтобы наша работа шла как по маслу.